入社式を任された担当者にとって、前年度の式次第は心強い資料です。ただ、同じ順番をなぞるだけでは、今年入社する人に合っているかは分かりません。人数、会場、配属先、当日の研修予定が変われば、準備すべきことも変わります。最初に新入社員の一日を思い描いてみましょう。
GROWSの島田です。入社式は、会社の姿勢を新しい仲間へ伝える場です。緊張している人が迷わず参加でき、歓迎されていると感じられることが大切だと考えます。東海の企業で入社式を企画する際に、式次第と当日の運営をどう組み立てるかを説明します。
今年の入社式で伝えることを、一つの軸にする
経営者の挨拶、辞令の交付、代表者の言葉、先輩社員のメッセージなど、入社式にはさまざまな要素があります。それぞれを独立して依頼すると、同じ話が繰り返されたり、全体の時間が長くなったりします。式を通して伝えたいことを決め、登壇する人へ共有しましょう。
例えば、挑戦を歓迎する会社であることを伝えたいなら、経営者はその考え方を、先輩社員は仕事の中で相談や挑戦をした具体的な場面を話すなど、役割を分けられます。抽象的な励ましを重ねるより、新入社員が働く姿を想像できる内容にします。
新入社員へ決意を述べてもらう場合も、何を求めるかを早めに伝えます。立派な言葉を言うことだけが目的にならないよう、本人の考えを大切にし、準備を支援します。突然の指名や、事前に知らせていない発表で驚かせることは、歓迎の場では避けたいところです。
式次第は、聞く時間と動く時間を分けて作る
式次第に項目名だけを並べても、実際の所要時間は分かりません。挨拶そのものの時間に加え、登壇、礼、書類の受け渡し、写真撮影、退場の時間を見込みます。登壇する人数が増えるほど、話していない時間も積み重なります。
辞令や記念品を渡す場合は、全員へ個別に渡すのか、代表者へ渡すのかを決めます。個別の場合は、呼び出し、移動、受け取り、席へ戻る流れを試して時間を測ります。代表者方式なら、ほかの新入社員がどのように参加する場面なのかを説明しておきます。
式の後に集合写真や研修がある場合は、式典の終了時刻だけで予定を組まないようにします。写真のために並び直す時間、荷物を取る時間、休憩を含めて一日の流れを作ります。入社初日から次の場所へ急いで走るような進行にしないことが大切です。
会場は、壇上と客席の距離から確かめる
会場選びでは、入る人数に加え、登壇者の声や表情が届くかを確認します。広い会場でも、新入社員が後方へ固まる配置では歓迎の言葉を遠く感じることがあります。役員や先輩社員の席を含め、誰がどこから式へ参加するかを考えましょう。
スクリーンを使う場合は、座席から文字が読めるか、登壇者が画面を隠さないかを確認します。社名や式典名を表示する場面、映像を流す場面、辞令を渡す場面で、照明の条件が変わることもあります。会場担当者へ式の流れを共有して相談します。
名古屋へ東海の各拠点の新入社員を集める場合は、到着後に落ち着ける場所も必要です。岐阜、三重、静岡などから来る人の移動予定を確認し、受付開始と集合時刻に余裕を持たせます。式が始まる前の待機も、歓迎の一部として考えたいところです。
事前案内は、初めて会社へ来る人の疑問へ答える
新入社員向けの案内には、日時と住所だけでなく、使う入口、受付場所、集合後の流れ、服装、持ち物をまとめます。駅から近い会場でも、建物へ入ってから受付まで迷う場合があります。写真や目印を使い、初めて来る人が判断できる情報を用意しましょう。
荷物を持って来る人には、置く場所や預け方を案内します。宿泊先から移動する場合など、大きな荷物があるかもしれません。会場のクロークや控室を使うなら、利用できる時間と返却方法を確認し、式後の移動までつなげておきます。
遅れる場合の連絡先も明記します。人事担当者が式の進行で電話へ出られないなら、別の窓口が必要です。交通の事情で遅れた人をどのタイミングで案内するか、席をどこに用意するかを決め、本人が入口で待ち続ける状況を避けましょう。
名前と肩書は、読み方まで本人へ確認する
入社式で名前を呼び間違えると、本人にとって印象に残ってしまいます。文字の表記だけでなく読み方を確認し、司会原稿、表示画面、辞令、席札などへ同じ情報を使います。名簿の更新があった場合は、どの資料へ反映したかを一覧で確認します。
登壇者の肩書も、式当日の情報へそろえます。年度の切り替わりで部署名や役職が変わる場合があるため、前年度の台本からそのまま写さないようにします。読み慣れない名称は、司会が声に出して確認し、言いにくい部分を本番前に整理します。
辞令や記念品は、渡す順番に並べ、受け渡しを補助する人が確認します。似た名前や同じ姓の人がいる場合も、取り違えを防ぐ目印を工夫します。ただし、参加者へ見せる表示と運営用の印は分け、式の見た目と確認のしやすさを両立させます。
リハーサルは、動きが重なる場面から行う
限られた時間で確認するなら、登壇、受け渡し、映像から挨拶への切り替えなど、複数の人や機材が関わる場面を優先します。司会がどの言葉で案内し、誰が動き始め、音や照明をいつ変えるかをそろえます。台本を読むだけでは分からない間合いがあります。
登壇する新入社員には、歩く経路、立つ位置、書類を受け取る向き、戻る場所を実際に確認してもらいます。動きを完璧にそろえるために緊張を高めるのではなく、本番で迷わないための時間にします。配慮が必要な場合は、本人と相談して動きを調整します。
経営者や役員が通しの練習へ参加できない場合も、必要な確認を短くまとめます。マイクの位置、登壇の方向、持ち時間、原稿や資料の扱いを伝え、代役で進行を試しておきます。本番になって初めて舞台の使い方を説明することを減らしましょう。
歓迎の気持ちは、先輩社員の関わり方にも表れる
式に参加する先輩社員へも、どのような場にしたいかを共有します。拍手のタイミングだけを指示するのではなく、新しい仲間を迎える役割を伝えます。受付や会場内で困っている新入社員へ声をかけられる人がいると、式の前後も過ごしやすくなります。
先輩社員のメッセージは、成功談だけでなく、困ったときにどう相談したかなど、新入社員が参考にできる内容にします。ただし、本人の実体験を確認して使い、会社が望む話へ無理に作り変えないことが大切です。話す内容と長さを事前に相談します。
映像で歓迎メッセージを届ける場合は、登場する部署や拠点に偏りがないかを見ます。短い言葉でも、これから一緒に働く人の顔が分かることには意味があります。映像を盛り上げるためだけに、本人が望まない演技や発言を求めないようにしましょう。
準備日程は、確認に戻る時間を含めて作る
登壇者の原稿や新入社員の情報は、集めた時点で完成とは限りません。内容の確認、読み方の確認、資料への反映、最終確認という工程があります。提出期限を本番直前へ置かず、修正が必要になった場合の時間も確保しましょう。人事と制作の担当者が同じ予定表を見ることが大切です。
台本や投影資料の確認窓口は、できるだけまとめます。複数の役員や部署から別々に修正が届く場合は、主催者側で意見を整理してから反映すると、内容が食い違いにくくなります。修正した日と版を明記し、本番で使う資料を一つに決めておきます。
印刷物や記念品を作る場合は、数量だけでなく納品日と検品する日も必要です。当日に箱を開けて初めて内容を確認するのでは、表記や数量の違いへ対応できません。会場へ直接送る場合も、誰が受け取り、どこへ保管し、いつ確認するかを決めます。
会場費だけで予算を組まず、音響、映像、司会、記録、設営、控室など、必要な項目を社内外の担当者と共に整理します。前年と人数や構成が違うなら、同じ費用でできると決めつけないようにします。費用を調整するときは、式の目的への影響を見て、残す内容の優先順位を考えましょう。
予定が変わったとき、誰が進行を決めるかを共有する
登壇者の到着が遅れる、映像が再生できない、挨拶が予定より長くなるなど、本番では変更が必要になることがあります。進行を判断する責任者を決め、司会、音響、会場担当が同じ指示で動けるようにします。人事担当者がすべての機材へ直接指示を出す形では、連絡が重なりやすくなります。
映像を使えない場合は、司会の言葉でつなぐのか、その項目を省くのかを決めておきます。時間が押した場合に短くできる場面も確認します。ただし、新入社員への説明や必要な休憩を、その場の都合だけで削らないようにします。式の後の予定への影響も含めて判断します。
運営用の連絡方法は、本番の会場で使えるか試しておきます。舞台袖と受付が離れている場合など、声をかけるだけでは連絡できません。担当者が持ち場を離れて探し回らずに済むよう、連絡先と代わりの連絡方法を共有しましょう。
式の後に、次の一歩が分かる案内を残す
入社式の余韻があっても、その後どこへ行くか分からなければ、新入社員は不安になります。研修会場、昼食、持ち物、担当者の連絡先を整理し、式の終了時に案内します。複数の配属先へ分かれる場合は、集合する目印を分かりやすくします。
撮影した写真を共有する場合は、公開する範囲と時期を確認します。社内記録なのか、採用広報にも使うのかで、必要な案内は変わります。新入社員へ伝えた条件を守り、記録を扱う担当者へも共有しておきましょう。
東海の入社式は、新しい仲間が会社の一員になる節目を形にする場です。GROWSは、式で伝えたい考え方と、新入社員が一日を過ごす流れを合わせて、式次第、会場、進行を整えます。形式を守ることと、目の前の人を迎えることを、一緒に考えていきましょう。
この記事を書いた人
島田 忍
株式会社GROWS代表取締役。周年イベント、社内表彰式、キックオフ、内定式など、インナーブランディングを軸に企業イベントをプロデュース。企画から現場の運営まで携わり、組織の想いを伝え、人と人をつなぐイベントづくりに取り組んでいます。
GROWS代表メッセージ ↗
