異動してきた社員の歓迎会を開くとき、名前と前の部署を紹介し、乾杯をして終わっていませんか。会社のことを知っている人でも、新しい職場の仕事の進め方や人間関係は分からないものです。歓迎会は、その違いを少しずつ知る入口にできます。
GROWSの島田です。異動者を迎える場で大切なのは、新しいチームへ早くなじんでもらうことだけではありません。迎える側も相手を知り、互いに相談できる関係を作ることです。三重の事業所や営業所で行う歓迎会を想定し、紹介と会話の進め方を整理します。
異動者へ、どのような場がよいかを確認する
歓迎される側が、大勢の前で長く話すことを望んでいるとは限りません。少人数で落ち着いて話したい人もいれば、関係する部署をまとめて知りたい人もいます。会の形式や紹介する内容について、本人へ希望を聞くことから始めましょう。
異動の理由や家庭の事情など、本人が話したくないことまで紹介へ入れる必要はありません。前の職場で何を担当していたか、これからどの仕事で関わるかなど、チームの交流に必要な情報を本人と確認します。担当者が知っている情報を、そのまま全員へ伝えないことが大切です。
開催時期も相談します。着任直後に仕事や手続きが集中しているなら、短い顔合わせを先に行い、落ち着いてから交流する方法もあります。歓迎会を急いで開くことより、本人が無理なく参加できることを優先しましょう。
招く人は、役職より仕事の接点から考える
同じ部署の社員だけでなく、日常的にやり取りする相手を知れると、異動後の仕事が進めやすくなります。総務、現場、営業、技術など、担当業務に関係する人を整理します。ただし、人数を増やしすぎると一人ずつ話す時間がなくなるため、今回会っておきたい相手を絞ります。
四日市、津、鈴鹿、伊勢など、離れた拠点と関わる仕事なら、現地で会える人と別の機会に紹介する人を分ける方法があります。一度の会に全員を集めることだけを目標にしないようにします。オンラインで短く話す、後日職場を案内するなど、関係を作る機会を組み合わせられます。
上司だけが説明する会では、日々の細かな相談相手が見えにくい場合があります。業務を一緒に進める社員にも参加してもらい、担当していることを本人の言葉で紹介してもらいます。異動者が次に誰へ声をかければよいかを想像できる構成にしましょう。
異動者の紹介は、過去の評価を押しつけない
前の部署での実績を紹介することはできますが、「すごい人が来た」と持ち上げすぎると、本人も周囲も構えてしまうことがあります。担当してきた仕事や得意な分野を具体的に伝え、新しい職場では何を一緒に進めるのかへつなげます。
反対に、失敗談や苦手なことを笑いの材料として突然紹介するのも避けたいところです。親しみを感じてもらうつもりでも、本人には負担になる場合があります。紹介原稿を作るなら、本人へ確認し、話してよい内容と表現をそろえておきましょう。
本人の挨拶は、長い抱負を求めるより、これまでの仕事とこれから知りたいことを簡潔に話せる形にします。「まずどんなことを教えてほしいか」が分かると、周囲も声をかけやすくなります。歓迎する側が一方的に期待を語る時間にしないことが重要です。
迎える側も、自分の仕事を紹介する
異動者だけが自己紹介し、ほかの社員は名前を聞くだけでは、情報が一方向になります。迎える側も、担当業務と相談してほしいことを一つずつ紹介します。部署名や役職だけでは分からない、実際の接点を伝えることがポイントです。
例えば、資料を確認する人、日程を調整する人、現場の相談を受ける人など、仕事の中で頼れる場面を話してもらいます。社内の略称を使う場合は意味を添え、前の部署でも同じ言葉が使われていると決めつけないようにします。
紹介が長くなりそうなら、当日は要点を話し、後から見返せる担当一覧を用意する方法もあります。ただし、個人の連絡先を無制限に配るのではなく、社内の適切な連絡方法へそろえます。会で聞いたことを、翌日の仕事に使える状態を作りましょう。
会話のお題は、職場の暗黙の決まりを知る入口にする
新しい職場では、正式なマニュアルに書かれていない進め方に戸惑うことがあります。歓迎会では、「この仕事を始めるときに最初に確認すること」「困ったときに相談する順番」など、日常の工夫を話題にすると役立ちます。
ただし、その場で出た個人のやり方を、会社の正式なルールとして伝えないようにします。制度や手順について認識が違った場合は、担当部署へ確認します。歓迎会の会話で決めることと、業務として確認することを分けるのが大切です。
異動者には、前の部署の方法を話してもらう機会も作ります。どちらが正しいかを競うのではなく、なぜその進め方だったのかを聞くと、お互いの理解につながります。新しい人が職場へ合わせるだけでなく、迎える側が学ぶ時間にもできます。
席と時間は、特定の人だけが話し続けないようにする
歓迎される社員を上司の隣へ固定すると、ほかの社員と話す機会が少なくなる場合があります。役職上の配慮が必要な場面もありますが、交流の時間には複数の相手と会話できる配置を考えます。少人数の会なら、途中で話題を変えるだけでも接点を増やせます。
大人数の場合は、異動者が各テーブルを回る方法もあります。ただし、同じ自己紹介を何度も繰り返す負担を考え、全体紹介を先に済ませてから質問を受ける形にすると進めやすくなります。移動する順番と時間を決め、本人が食事を取る時間も残します。
進行役は、内輪の話題が長く続いたときに背景を補足します。「初めて聞く方へ説明すると」と一言添えるだけでも、会話へ入りやすくなります。異動者が分からない話を笑って聞き続けるだけの時間にならないよう、迎える側が意識しましょう。
仕事以外の話は、本人が選べる範囲で広げる
趣味や好きな食べ物は会話のきっかけになりますが、私生活を詳しく聞くことが親しさの条件ではありません。家族構成、住まい、異動に伴う事情などは、人によって話したい範囲が違います。答えを強く求めず、本人が話したい話題から広げます。
食事やお酒の好みについても、周囲のペースへ合わせるよう求めないことが大切です。車で来る社員や飲酒を選ばない社員も、同じように過ごせる飲み物を用意します。料理の個別対応が必要な場合は、会場へ相談する窓口を決めておきます。
会の終了時刻は、移動や翌日の勤務を考えて決めます。三重の離れた拠点から参加する人がいるなら、帰りの交通を確認し、重要な紹介を最後だけに置かないようにします。途中で帰る人がいても、気まずくならない案内を用意しましょう。
進行は、紹介から少人数の会話へつなげる
会の最初に主催者が開催の趣旨を伝え、本人の短い挨拶、迎える側の紹介へ進むと、誰と何を話す会なのかが分かります。その後は、全員が同じ話を聞く時間から、近くの人と話す時間へ切り替えます。長い挨拶を連続させず、会話の時間を先に確保しましょう。
自己紹介の後に、各自が一つ質問を考える時間を入れる方法もあります。すぐに発言できる人だけで会話が進むのを防ぎ、聞きたいことを整理できます。質問の内容を紙へ書いて進行役が拾う形なら、大勢の前で発言するのが得意でない人も関わりやすくなります。
会の途中で業務の細かな打ち合わせが始まった場合は、その場で結論を出す必要があるかを考えます。特定の社員だけが分かる議論が続くなら、別の時間へ移し、歓迎会では背景を簡潔に共有する程度にとどめます。交流の場が、予定外の会議にならないようにするためです。
最後は、異動者へもう一度長い挨拶を求めなくても構いません。進行役が、仕事の接点や今後の案内をまとめ、歓迎の言葉で締める方法があります。本人が感想を話したい場合は時間を用意し、話すことを当然の義務にしないようにします。
幹事が、事前に確認しておきたいこと
参加者の名簿と本人の紹介内容は、最新の所属や役職へそろえます。異動直後は社内の表示が更新途中の場合もあるため、前の資料をそのまま使わず、本人と担当部署へ確認します。名前の読み方も確認し、司会や名札で食い違わないようにします。
会費や食事の手配など、参加者へ負担がある場合は、事前に分かる形で案内します。当日になって初めて追加の費用や役割を求めることがないようにします。会社としての取り扱いが決まっている事項は、幹事の慣例だけで判断せず、担当部署へ確認しましょう。
記録写真を撮るなら、使う範囲を参加者へ伝えます。歓迎会の雰囲気を共有したい場合も、本人が望まない写真や発言を後から広く紹介しないことが大切です。社内での共有と外部への公開は分けて扱い、担当者へ同じ条件を伝えます。
準備の確認は本人へ何度も同じ質問をしないようまとめます。仕事を覚える時期の負担を増やしすぎない配慮も、歓迎の一部です。
歓迎会の後に、仕事で声をかける機会を作る
会で話しただけでは、実際の仕事で相談するまでに距離が残ることもあります。翌日以降に、担当業務の説明や職場の案内をする人を決めておくと、歓迎会で知った顔と仕事がつながります。歓迎の気持ちを、一日のイベントだけに預けないことが大切です。
当日に出た確認事項は、誰が答えるかを記録します。会話の中で「後で送ります」と言った資料が届かないままにならないよう、担当者が必要な連絡を整理します。本人が何度も催促しなくてもよい状態を作ると、相談しやすい関係につながります。
三重の異動者歓迎会では、新しい社員を紹介するだけでなく、新しいチームを本人へ紹介する視点を持ってみてください。GROWSは、仕事の接点と参加者の関係を伺い、無理なく話せる時間と進行を考えます。互いの役割が分かることから、歓迎を形にしていきましょう。
この記事を書いた人
島田 忍
株式会社GROWS代表取締役。周年イベント、社内表彰式、キックオフ、内定式など、インナーブランディングを軸に企業イベントをプロデュース。企画から現場の運営まで携わり、組織の想いを伝え、人と人をつなぐイベントづくりに取り組んでいます。
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