歓迎会を開いたのに、新入社員は同じ同期とだけ話して帰ってしまった。先輩社員も参加していたけれど、仕事の話をするきっかけがなかった。新入社員を迎えるイベントでは、人を集めることと、関係を作ることを分けて考える必要があります。
GROWSの島田です。新しい職場へ入る人にとって、気軽に質問できる先輩の顔が分かることは、大きな支えになります。愛知の本社や工場、営業所で行う歓迎イベントを想定し、配属先の社員と無理なく話せるプログラムをどう作るかを説明します。
歓迎イベントで、仕事の入口になる関係を作る
新入社員に会社を好きになってほしいという思いだけでは、企画の内容を決めにくくなります。配属先の人を知る、仕事で困ったときの相談先を見つける、同期と連絡を取りやすくするなど、今回作りたい関係を具体的にしましょう。
配属先が決まっている場合は、その部署の社員と話す時間を中心にできます。まだ決まっていない場合は、複数の仕事を知る機会として構成します。どちらの場合も、イベント中の発言が配属の評価に使われるのではないかと不安に感じさせないよう、参加の目的を明確に伝えます。
入社式、研修、歓迎イベントが同じ日にあるなら、それぞれの役割を分けます。式典で会社の方針を伝え、研修で必要な知識を学ぶのであれば、歓迎イベントでは実際の人と話す時間を作るなど、同じ説明を繰り返さない構成にすると一日の意味が分かりやすくなります。
先輩社員の選び方は、話の上手さだけで決めない
部署を代表する人として、管理職や成果の目立つ社員だけを呼ぶと、新入社員が質問しづらい場合もあります。年次の近い社員、日々の業務を支える社員、配属後に関わる社員など、知っておいてほしい相手を考えて選びましょう。
先輩社員には、会社を立派に見せる説明役だけを求めないことが大切です。どのように仕事を覚えたか、分からないときに誰へ聞いたか、一日の中で何を大切にしているかなど、新入社員の疑問に近い話を準備してもらいます。話す内容は本人の経験に基づいて確認します。
参加する先輩が多いほどよいわけでもありません。新入社員一人を大勢の先輩が囲むと、面接のように感じることがあります。少人数のグループへ分け、話す人と聞く人が固定しない人数にします。先輩同士の会話だけで進まないよう、役割を事前に共有しておきます。
自己紹介は、次の質問が見つかる内容にする
名前と所属、趣味だけの自己紹介では、仕事につながる会話が始まりにくいことがあります。先輩には「普段どんな相談を受けるか」、新入社員には「これから知りたいこと」など、相手が質問しやすい内容を一つ加える方法があります。
話したくない私生活や、無理な特技披露を求めないことも大切です。お題を複数用意して選べるようにする、短く答えてもよいと伝えるなど、参加の負担を調整します。歓迎される側が、その場を盛り上げるために頑張りすぎる構成にはしないようにしましょう。
自己紹介の時間は、グループの人数に合わせて決めます。一人が長く話して最後の人の時間がなくならないよう、最初に目安を示します。司会や進行役が短い例を見せると、どの程度話せばよいかを参加者が理解しやすくなります。
部署紹介は、業務一覧より一日の流れで伝える
部署の仕事を一覧にして説明しても、新入社員にはまだ言葉の意味が分からないことがあります。朝に何を確認し、どの部署とやり取りし、どのように一日を終えるかという流れで紹介すると、働く姿を想像しやすくなります。
愛知県内に本社と製造拠点がある会社なら、同じ製品や仕事にそれぞれがどう関わっているかを見せる方法もあります。部署ごとの説明を独立させず、情報や物がどのように引き継がれるかを紹介すると、配属先の外にも相談相手がいることを理解しやすくなります。
使う資料は、細かな組織図を読むだけにしないようにします。写真や簡単な図、公開できる道具の見本など、話題になるものがあると質問が生まれます。社内で共有してよい情報かを確認し、顧客名や機密情報が含まれていないかも見ておきましょう。
質問が出ないときは、聞きたいことを考える時間を作る
「何か質問はありますか」と言われても、入社したばかりでは何を聞けばよいか分からないことがあります。質問がないことを関心が低いと受け取らず、先に個人で考える時間を取る、同期同士で相談するなど、言葉にする準備を用意します。
質問の例を示す方法もあります。仕事を覚えるときに使う資料、相談するタイミング、部署間で連絡するときの工夫など、具体的な例があれば考えやすくなります。ただし、例のとおりに質問することを求めるのではなく、自分が知りたいことへつなげてもらいます。
匿名で質問を集める場合は、誰が整理し、どこまで答えるかを決めます。制度や待遇など、先輩社員だけでは回答できない質問は、人事などの担当へつなぎます。その場で推測して答えず、後日回答する項目を記録し、確認先と回答時期を案内しましょう。
一緒に取り組む企画は、評価する場にしない
簡単な共同作業を入れると、会話だけでは分からない相手の考え方を知るきっかけになります。例えば、初めて来る人へ職場を案内するなら何を紹介するかを考える、仕事で使う道具の役割を推測するなど、先輩の知識と新入社員の視点が両方生きる内容が考えられます。
競争を入れる場合も、勝敗が新入社員の能力評価のように見えないようにします。速く答えた人だけを褒めるより、質問したこと、相手の意見を聞いたこと、違う見方を出したことにも触れます。歓迎のための企画なのか、研修で能力を測る課題なのかを混ぜないことが大切です。
先輩が正解へ導きすぎると、新入社員が考える余地がなくなります。進行役は、まず新入社員の意見を聞く、考える時間を待つなどの関わり方を共有します。うまく完成することだけを優先せず、一緒に話した過程を大切にしましょう。
席替えは、話す相手を増やす目的があるときに入れる
多くの先輩と知り合ってほしいからと頻繁に席を変えると、自己紹介だけで終わることがあります。最初の相手と質問を交わせる時間を取り、次に別の仕事の人と話すなど、移動の意味を作ります。前半と後半で話題を変えると、同じ説明を繰り返さずに済みます。
席替えの行き先は、番号や部署名などで分かりやすく示します。新入社員が空いている席を自分で探す方式では、遠慮して動けない人が出ることがあります。案内する人を決め、移動先で迎える先輩も準備しておくと、会話を始めやすくなります。
食事を伴う場合は、料理の区切りと移動を合わせます。荷物や飲み物をどうするか、個別の料理対応がある場合はどうするかを会場と確認します。交流のために移動を増やし、食事を落ち着いて取れなくなることは避けたいところです。
離れた拠点の先輩へ、参加してもらう方法を考える
配属先の社員が会場へ来られない場合は、事前のメッセージやオンラインで話す時間を設ける方法があります。ただし、会場の全員が一つの画面へ向かい、遠方の先輩が短く挨拶するだけでは、個別の質問はしにくくなります。何人で、どんな話をするかを決めて接続の方法を考えます。
オンラインの会話を入れるなら、周囲の音が入りにくい場所を用意します。会場全体が歓談している中では、相手の声を聞き取りにくくなります。使う端末とマイク、通信を事前に試し、話す順番を進行役が案内できるようにしておきましょう。
接続できなかった場合の代わりも考えます。先輩の紹介資料を用意する、質問を集めて後日回答するなど、相手を知る機会が完全になくならない方法があります。予定が変わった理由と、いつ話せるのかを新入社員へ伝えると、待たせたままにならずに済みます。
先輩と運営担当で、短い打ち合わせをする
当日参加する先輩へは、目的、話す時間、お題、答えにくい質問への対応をまとめて伝えます。資料を送るだけでなく、疑問を確認する時間を持つと、役割の受け止め方をそろえられます。新入社員を盛り上げる役ではなく、会話を支える役だと理解してもらいましょう。
進行役は、発言が一人に偏った場合や、話題が内輪の出来事へ寄った場合に、ほかの人へ会話を戻します。強く遮るのではなく、「その仕事を初めて聞く方へ説明すると」と問い直すなど、参加者が置いていかれない言葉を用意しておくと役立ちます。
振り返りでは、楽しかったかに加えて、配属先の仕事を想像できたか、相談できそうな人を知れたかを尋ねます。参加者へ長い感想を求めすぎず、短く答えられる形にすると本音を拾いやすくなります。先輩側にも、質問へ答えるために足りなかった情報がないか確認します。
改善点は次回の企画だけでなく、その後の新入社員支援にもつなげます。イベントで出た疑問を、研修や面談へ引き継ぐ担当を人事と配属先の双方で確認して、決めておくことが大切です。
終了後に、相談できる相手が分かる状態を残す
イベントで話した先輩の名前を覚えていても、どのように連絡すればよいか分からなければ、その後の接点が途切れます。社内の連絡方法や相談窓口を案内し、先輩側にも質問を受けた場合の対応を共有します。個人の連絡先を無理に交換させる必要はありません。
当日に出た質問のうち、回答できなかったものは、担当者が確認して共有します。イベントの後に何も返ってこないと、聞いてもよいと言われたこととの間にずれが生まれます。回答内容だけでなく、次にどこへ聞けばよいかも示すと、配属後に役立ちます。
愛知の新入社員歓迎イベントは、にぎやかな一日で終わらせず、働き始める人の相談先を作る機会にできます。GROWSは、配属の状況や先輩社員との関係を伺い、話題、席、進行を組み合わせます。新しい仲間が翌日も声をかけやすくなる時間を、一緒に考えましょう。
この記事を書いた人
島田 忍
株式会社GROWS代表取締役。周年イベント、社内表彰式、キックオフ、内定式など、インナーブランディングを軸に企業イベントをプロデュース。企画から現場の運営まで携わり、組織の想いを伝え、人と人をつなぐイベントづくりに取り組んでいます。
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