内定式では、会社のことをもっと知ってもらいたい。同時に、内定者同士が話せる時間も作りたい。どちらも大切ですが、式典、会社説明、交流企画を詰め込むだけでは、参加者が何を持ち帰ればよいのか分からなくなることがあります。
GROWSの島田です。内定式は、会社から一方的に期待を伝えるだけでなく、入社前の疑問を受け止める機会でもあります。岐阜の企業で内定式と交流イベントを準備する担当者へ、会社への理解と同期の関係を無理なく深める構成を説明します。
内定者が、いま知りたいことを整理する
採用活動中に伝えた内容を、そのまま繰り返す必要はありません。会社を選ぶ段階と、入社後の生活を考える段階では、知りたいことが変わります。どんな人と働くのか、仕事をどう覚えるのか、入社までに何を確認するのかなど、参加者の視点から話題を整理しましょう。
事前に質問を集める場合は、答えやすい聞き方にします。「不安はありますか」だけでは言葉にしにくいことがあります。仕事、研修、配属、入社前の手続きなど、項目を示して自由に書ける欄を設けると、疑問を考えやすくなります。
集めた質問をすべて当日の舞台で読む必要はありません。全員へ共通して伝える内容、個別に確認する内容、担当部署の回答が必要な内容へ分けます。個人の事情が含まれる質問を、本人の了解なく大勢の前で紹介しないようにしましょう。
式典と交流は、役割の違いが伝わる構成にする
内定式の式典では、会社として迎える意思や大切にしている考え方を伝えます。交流の時間では、内定者が質問し、社員や同期の考えを知れるようにします。同じ会場を使う場合でも、司会の案内や席の配置で区切ると、参加者が気持ちを切り替えやすくなります。
式典の挨拶が複数ある場合は、それぞれが話す役割を決めます。経営者が会社の方向を話し、人事が入社までの流れを説明し、先輩社員が仕事の実際を紹介するなど、内容が重ならないようにします。持ち時間を共有し、交流の時間を後回しにしないことが大切です。
内定者へ代表の言葉を依頼する場合は、依頼する理由、長さ、準備の支援を早めに伝えます。立派な決意を求めすぎず、本人の言葉で話せる範囲を相談します。発表の機会が、参加者を試す場のように受け取られないよう配慮しましょう。
会社紹介は、入社後の場面が想像できる材料を使う
事業内容や沿革は大切ですが、資料を読み上げるだけでは、働く自分の姿を想像しにくいことがあります。一つの仕事がどの部署を通って進むのか、社員がどのように相談するのかなど、日常の場面を紹介すると理解が深まります。
岐阜県内に本社と複数の事業所がある会社なら、それぞれの役割と関わりを示す方法があります。所在地を並べるだけでなく、何を担当し、どのような社員が働いているかを伝えます。遠方の拠点も同じ会社の仕事としてつながっていることが見えると、視野を広げやすくなります。
写真や映像を使う場合は、写っている場面の説明を添えます。楽しそうな社内行事だけでなく、普段の仕事や学ぶ場面も紹介すると、入社後の理解に役立ちます。公開できる情報かを確認し、事実と異なる印象を与える見せ方にならないようにします。
先輩社員との座談会は、質問を待つだけにしない
内定者は、先輩に何を聞いてよいか迷うことがあります。最初に先輩から、入社前に気になっていたことや、入社後に知ったことを紹介してもらうと、質問の入口になります。実際の経験に基づく話を、本人が話せる範囲で準備してもらいましょう。
座談会は、先輩一人が長く話す形式より、内定者が質問を挟める人数と時間を考えます。質問が出ない場合に備え、進行役が補助の問いを用意しておくと、沈黙を急いで埋めずに済みます。話すことが得意な参加者だけへ質問が偏らないよう、順番や記入用紙を使う方法もあります。
制度や配属など、先輩の個人的な経験と会社としての説明が違う場合もあります。先輩が答えられる範囲を共有し、確認が必要な質問は人事へつなぎます。個人の経験を会社全体の約束として伝えないようにすることが、信頼につながります。
同期の交流は、共通の答えを作る企画から始める
初対面の内定者同士に、自由に話してくださいと伝えるだけでは、会話が始まらないことがあります。自己紹介の後、会社について知ったことをまとめる、入社前に確認したいことを整理するなど、共通の作業を一つ用意すると話しやすくなります。
課題は、専門知識や話の上手さだけで有利にならない内容を選びます。個人で考える時間を取ってから共有すると、すぐに発言できない人も参加しやすくなります。正解を早く出すことより、お互いの考えを聞くことを目的にすると、交流の意味が伝わります。
順位をつける場合は、採用上の評価と混同されないようにします。内定式の企画で何を見ているのか分からないと、参加者は自然に話しにくくなります。交流のための時間であることを明示し、できあがった成果だけで参加者を比べるような進行は避けましょう。
参加しやすさは、当日の案内から整える
会場へのアクセス、受付場所、服装、持ち物、終了予定時刻をまとめて伝えます。内定者が社員向けの情報へアクセスできない場合もあるため、社内の略称や内線番号だけで案内しないようにします。連絡先は、当日に実際につながる担当へ設定します。
県外から岐阜へ来る参加者がいる場合は、交通や宿泊に関する会社の取り扱いを担当部署と確認し、必要な案内を行います。費用や手続きについて、イベント担当者の判断だけで約束しないことが大切です。参加者が自分で確認すべきことも分かるようにします。
授業や別の予定などで参加が難しい人への対応も、社内で整理しておきます。当日の欠席者へどの情報を共有するか、質問する機会をどう用意するかを決めます。会場に来られた人だけが重要な案内を知っている状態を作らないようにしましょう。
写真撮影や紹介は、使う範囲を先に伝える
内定式の写真を社内報や採用広報へ使いたい場合は、その目的と範囲を参加者へ案内します。記念に撮る写真と、外へ公開する写真では扱いが異なります。撮影や掲載について申し出があった場合、受付、撮影担当、広報が同じ情報を確認できるようにします。
内定者の自己紹介を画面や配布物に載せる場合も、本人が確認した内容を使います。出身地や趣味などを必ず載せる必要はありません。交流に役立つ範囲を本人と相談し、本人が話したいことを選べる形にすると、自然な会話へつながります。
集合写真は、並び方と撮影後の動きを決めておくと時間を使いすぎずに済みます。人数が多い場合は、撮影する人と誘導する人を分けます。式の終了後に誰も次の案内をせず、参加者がその場で待ち続けることがないようにしましょう。
内定通知の交付は、受け取る人が迷わない動きにする
式の中で書類を渡す場合は、誰が、どこで、どの順番に渡すかを決めます。書類の表記や内容は担当部署が確認し、進行側は呼び出す名前、立つ位置、受け取った後の戻り方を整理します。内容の判断と当日の動きを、別々の担当が確認できる形にしましょう。
全員へ渡す場合は、実際の移動を含めて所要時間を測ります。名前を読み上げる時間だけでは、必要な長さを見積もれません。人数が多い場合や会場の通路が狭い場合は、交付の形式を社内で相談し、無理なく進められる方法を選びます。
内定者へは、必要な動きを本番前に簡潔に案内します。式の作法を厳しく試すような雰囲気にするのではなく、迷わず受け取れるための確認にします。動線や立ち位置に配慮が必要な場合は、本人と相談して調整し、周囲へ理由を説明することを求めないようにします。
リハーサルでは、式典から交流への切り替えを見る
式典が終わった後に机を動かすのか、別室へ移るのかによって、必要な時間と担当が変わります。内定者が移動する経路、荷物を置く場所、先輩社員が入るタイミングを確認します。会場の転換作業を参加者が待つ時間へ押しつけすぎないようにしましょう。
司会の原稿には、式典の終わりだけでなく、次に何をするかを入れます。移動先の部屋名を初めて聞く人にも伝わるよう、案内するスタッフや目印を示します。先輩社員には、どのグループを迎えるのかを事前に共有し、席へ着いた後すぐに会話へ入れる状態を作ります。
終了後の振り返りでは、会社について理解が深まった点と、まだ確認したい点を分けて聞きます。満足度の数字だけでは、次に何を伝えるべきか分かりません。答えにくいことも書ける窓口を案内し、参加者がその場で無理に質問しなくてもよい方法を残します。
人事と運営側では、質問が集まった話題や、説明に時間がかかった箇所を共有します。次回の式典を直すだけでなく、入社前の案内や面談で補う内容を決めると、内定式がその後の支援につながります。回答を約束した内容は、回答担当者と期限を記録して、最後まで追いかけます。
入社までの連絡が、当日で途切れないようにする
内定式の最後には、次に会社から連絡する時期、質問窓口、必要な手続きの確認方法を案内します。情報を一度に覚えてもらうのではなく、後から見返せる資料を用意します。まだ決まっていないことは、分かったふりをせず、決まる時期の目安を伝えましょう。
同期同士の連絡を促す場合も、個人の連絡先の交換を強制しないことが大切です。会社が案内できる連絡手段や交流の機会を整理し、本人が選べる形にします。参加者同士の関係を作りたい気持ちが、私生活へ踏み込む案内にならないようにします。
岐阜の内定式イベントは、会社を知ることと、人を知ることをつなぐ機会です。GROWSは、人事担当者が伝えたい内容と、内定者が知りたいことを整理し、式典と交流の流れを考えます。入社までの時間を前向きに過ごせる一日にしていきましょう。
この記事を書いた人
島田 忍
株式会社GROWS代表取締役。周年イベント、社内表彰式、キックオフ、内定式など、インナーブランディングを軸に企業イベントをプロデュース。企画から現場の運営まで携わり、組織の想いを伝え、人と人をつなぐイベントづくりに取り組んでいます。
GROWS代表メッセージ ↗
