会社のオフィスや食堂を使って、社員と家族が楽しめるお祭りを開きたい。射的や輪投げ、屋台を並べれば形になりそうですが、普段働いている場所をイベント会場へ変えるには、道具以外の準備も必要です。どこで遊び、どこに並び、どこで休むかまで考えておきましょう。
GROWSの島田です。オフィス縁日のよさは、いつもの職場で少し違う時間を過ごせることです。大掛かりな催しにしなくても、社員同士や家族が一緒に遊ぶきっかけを作れます。東海の会社で企画する際に、出し物の選び方と会場の使い方をどうつなげるかを説明します。
最初に、誰がお祭りへ参加するのかを決める
社員だけの懇親会と、子どもを含む家族向けの会では、遊びの難しさや必要な休憩場所が変わります。勤務の合間に短時間立ち寄る形式なのか、休日に家族でゆっくり過ごす形式なのかも整理しましょう。滞在時間が分かると、出し物の数や参加方法を考えやすくなります。
複数の拠点がある会社では、一つの会場へ集めるのか、各職場で実施するのかも選択肢になります。名古屋の本社へ東海各地の社員を招く場合は移動が必要です。一方、各拠点で開けば参加しやすくても、拠点間の交流は別に考える必要があります。目的に合わせて開催の形を選びます。
お祭りで何を伝えたいかも決めておきます。社員へのねぎらい、家族への感謝、他部署との交流など、軸があると内容がぶれにくくなります。出し物を増やすこと自体を目標にせず、参加者がどのように過ごすと目的に近づくかを考えてみてください。
使える場所を確認してから、出し物を選ぶ
まず施設管理者と、利用できる区画、時間、音、電源、搬入経路を確認します。オフィスには仕事中の社員や、入ってはいけない場所が残る場合があります。イベントの範囲を明確にし、参加者の移動が通常業務と交差しないように計画します。
机や椅子を動かす場合は、移動先と戻し方まで決めます。イベントの道具を入れた後、通常の家具を置く場所がなくなることがあります。設営前の状態を記録し、撤去後に誰が確認するかを決めておくと、翌日の業務へ戻しやすくなります。
床や壁を傷めない設置方法、装飾を付けてよい場所、通路として残す場所も確認します。出し物の広さだけで配置を埋めず、参加者が立つ場所や待つ場所まで含めて考えましょう。会場の条件によっては、別の出し物へ変更する柔軟さも必要です。
出し物は、短時間で分かるものを組み合わせる
縁日らしい遊びには、輪投げ、的を狙うゲーム、くじなど、見ただけで参加方法を想像しやすいものがあります。ただし、道具の仕様や使える条件は企画ごとに異なります。対象となる参加者と会場へ合う内容かを、提供者と確認して選びましょう。
同じ種類の遊びだけを並べるより、狙う、選ぶ、作るなど、関わり方が異なる企画を組み合わせると、好みに合わせて回れます。小さな子どもでも取り組める方法と、大人が少し工夫できる方法を用意するなど、難しさを調整できる企画も考えられます。
景品がある場合は、成功した人だけが受け取るのか、参加した人へ渡すのかを決めます。ルールをスタッフごとに変えると、参加者が戸惑います。遊び方、挑戦できる回数、景品の受け取り方を、短い表示と同じ言葉で説明できるようにしておきます。
屋台を置くなら、食べる場所と片付けまで考える
飲食を取り入れる場合は、施設側の利用条件と提供事業者の対応範囲を確認します。調理や保管に必要な設備、電源、受け渡し方法、片付けの役割を、主催者だけで決めないことが大切です。オフィスにキッチンがあるからといって、すべての提供ができるとは限りません。
受け取った料理をどこで食べるかも、屋台の配置と同時に考えます。食べ歩きを前提にすると、遊びの道具や仕事の設備へ飲食物が近づくことがあります。座れる場所、立って食べる場所、飲み物を置く場所を用意し、遊ぶ場所と無理なく分けましょう。
ごみを回収する場所は、食べる場所から見つけやすく、通路をふさがない位置へ置きます。施設や事業者の分別方法を確認し、担当者が定期的に見回る役割を決めます。用意する量だけでなく、空になった容器や余った物をどう扱うかまで決めておく必要があります。
列は、隣の出し物へ伸びない向きに作る
縁日の配置では、道具を並べた図面だけでは当日の様子を想像しきれません。人気の遊びや飲食へ列ができたとき、入口、通路、ほかの企画をふさがないかを確認します。待つ列の向きを示し、最後尾がどこか分かるようにすると、参加者が迷いにくくなります。
一回の体験にかかる時間が長い企画は、待つ人数が増えやすくなります。同じ企画を複数用意する、参加する時刻を分ける、整理券を使うなどの方法を検討します。整理券を渡す場合は、戻る時刻と遅れた場合の扱いを案内し、券を渡した後の動きまで考えます。
会場全体を一方向へ回る形が向いている場合もあれば、自由に行き来できるほうが使いやすい場合もあります。決める基準は、見た目の整い方ではなく、実際にすれ違えるか、家族がまとまって動けるかです。施設側と通路の条件を確認して配置を調整しましょう。
装飾は、お祭りの雰囲気と案内の役割を両立させる
提灯やのれんなどの装飾は、いつもの職場と違う印象を作ります。ただし、装飾が案内表示や出入口を隠してしまうと、使いにくい会場になります。高い位置に付けるものや電気を使うものは、設置方法を施設や提供者と確認し、見た目だけで判断しないようにします。
出し物の名前は、参加者が内容を想像できる言葉にします。凝った名前だけでなく、何ができる場所なのかを添えると、子どもや初めて来た家族にも伝わります。受付、休憩、飲食、相談窓口の表示は、装飾に埋もれないようにそろえておきます。
社員が家族と記念写真を撮れる場所を作る場合は、列や通路から少し離した位置を検討します。写真を撮るために立ち止まる人が、会場の流れを止めないようにします。撮影の可否や会社が写真を使う範囲についても、参加者への案内を整えておきましょう。
運営する社員にも、お祭りを楽しむ時間を作る
社員が出し物を担当すると、参加者と直接話す機会になります。ただし、ずっと同じ持ち場を任せると、その社員は家族や同僚と過ごせません。交代の時間と引き継ぎ方法を決め、運営側にも休憩と参加の時間を用意します。
担当者へ渡す情報は、遊びのルールだけでは足りません。景品がなくなった場合、道具が使えなくなった場合、参加者から相談を受けた場合に、誰へ連絡するかを示します。スタッフが独自に対応を変えないよう、判断が必要なことは運営本部へ集めます。
外部へ依頼する場合は、道具の手配だけなのか、設営、運営、撤去まで含むのかを確認します。社内で担う作業がどれだけ残るかを整理すると、必要な人数が分かります。依頼したつもりの仕事が、当日に社内担当へ集中しないようにしましょう。
参加券を使う場合は、家族が分かる単位で配る
出し物ごとに参加券を使うと、回数や配布物を管理しやすくなります。一方で、どの券をどこで使うのかが複雑だと、遊ぶ前に説明が必要になります。色や名称をそろえ、子どもにも見分けやすい表示にしましょう。券をなくした場合の扱いも、受付で案内できるようにします。
家族へまとめて配るのか、一人ずつ配るのかは、企画の対象と合わせて決めます。子ども向けの券を大人の人数分まで渡してしまうと、想定より材料や景品が減ることがあります。逆に、大人も楽しむ企画なら、子どもだけへ配る必要はありません。配布の基準を申し込みの情報とつなげます。
スタンプを集める方式にする場合も、すべての出し物を回ることを必須にしすぎないようにします。苦手な遊びや参加しにくい内容があっても、別の方法で楽しめる余地を残します。会場を巡るきっかけを作る仕組みが、家族を急がせる課題にならないことが大切です。
開催前に、参加者の一周を実際にたどってみる
設営ができたら、受付から一つの出し物へ進み、飲食を取り、休憩し、退出する流れを歩いて確認します。道具の間隔は十分でも、人が立つと通れなくなる場所があります。担当者が参加者役となり、家族数人で動くことを想像して確かめましょう。
電源や備品の置き場所も、実際の使用状態で確認します。見た目を整えるために機材を隠した結果、担当者が操作しにくくなっていないか、補充のために参加者の列を横切らないかを見ます。運営しやすい配置は、参加者を待たせないことにもつながります。
終了後には、人気だった企画だけでなく、待ち時間やスタッフの負担を振り返ります。列が長かった理由が、企画の人気なのか、説明や受け渡しの時間なのかで、次回の改善は変わります。社員や家族の感想と運営記録を合わせて、残す企画と見直す企画を考えましょう。
道具の数だけで判断しないようにします。準備と運営の作業を含めて実施範囲を決めてください。
お祭りの終わり方を、開始前から決めておく
閉場時刻になっても長い列が残っていると、参加者を断る判断が難しくなります。体験の受付を止める時刻と、会場を閉じる時刻を分けて案内します。景品や食事がなくなった場合も、列へ並ぶ前に分かる表示を出し、期待したまま長く待たせないようにします。
撤去は、参加者が残っている場所と分けて進めます。重い道具や資材を運ぶ経路が、家族の退場と重ならないようにします。忘れ物、家具の復旧、施設への引き渡しを確認する担当を決め、イベントが終わった後の仕事も分担しておきましょう。
東海のオフィス縁日は、会社を離れずに社員や家族の関係をつくる方法の一つです。GROWSでは、職場の広さや使える時間、参加者の年齢に合わせて、出し物と動線を一緒に考えます。にぎやかな見た目だけでなく、迷わず遊べて、落ち着いて帰れるお祭りを目指しましょう。
この記事を書いた人
島田 忍
株式会社GROWS代表取締役。周年イベント、社内表彰式、キックオフ、内定式など、インナーブランディングを軸に企業イベントをプロデュース。企画から現場の運営まで携わり、組織の想いを伝え、人と人をつなぐイベントづくりに取り組んでいます。
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