社員の家族を会社へ招待したい。でも、子ども向けの企画から考えるべきか、会場を先に決めるべきか分からない。初めてのファミリーデイでは、普段の社内イベントにはない準備も出てきます。社員だけが知っている場所へ、初めて来る家族を迎えるからです。
GROWSの島田です。ファミリーデイを企画するときは、にぎやかな遊びを並べる前に、家族へ何を伝えたいかを考えます。働く場所を知ってもらう、仕事の面白さを感じてもらう、日頃の支えへ感謝を伝える。その目的を、家族が過ごしやすい一日へ落とし込む準備を説明します。
会社を見せる目的と、招く人の範囲を決める
職場見学を中心にするのか、社員同士の家族が交流する機会にするのかで、企画の軸は変わります。家族へ仕事を紹介したいなら、製品やサービスの説明を聞くだけでなく、触れたり質問したりできる時間があると理解しやすくなります。専門知識がなくても伝わる内容を選びましょう。
招待の対象も、募集前に社内で整理します。社員の家族という言葉だけでは、誰まで参加できるのかが分かりにくい場合があります。会社としての方針を決め、問い合わせに同じ説明ができるようにします。参加しない社員へ不利益を感じさせない案内も大切です。
東海に複数の拠点がある会社では、一か所へ家族を集めるのか、各拠点で開くのかも検討します。社員一人の移動と、家族全員の移動では負担が違います。名古屋へ集約する便利さだけでなく、岐阜、三重、静岡の参加者がどのように来場するかを考えて決めましょう。
参加見込みは、人数と過ごし方の両方を調べる
大人と子どもの合計人数だけでは、必要な準備を判断できません。子どもの年齢層、同伴する大人の人数、移動手段、配慮が必要な事項など、運営に関係する情報を確認します。何のために聞くかを明確にし、必要以上に家庭の情報を集めないようにします。
幼い子どもが多い場合は、長い説明や待ち時間を減らし、休憩を取りやすい構成にします。小学生以上が中心なら、仕事の仕組みを考える体験や質問の時間も選択肢になります。年齢だけで一律に分けるのではなく、家族で選べる企画を用意する考え方もあります。
申込時点で分からないことを、すべて確定させる必要はありません。まず参加見込みを把握し、会場や企画が決まった段階で必要な事項を確認する方法もあります。ただし、追加で聞く予定があるなら、回答する社員の負担が増えすぎないよう、社内の連絡をまとめます。
自社施設を使うなら、公開する範囲を先に確認する
職場で開催する場合は、使える場所と入れない場所を明確にします。通常業務が続く区画、機械が動く場所、保管庫、情報を扱う部屋など、施設管理者と確認しましょう。見学ルートを決めてから危険な場所を避けるより、公開可能な範囲から企画を組むほうが進めやすくなります。
工場やオフィスには、社員にとって当たり前でも家族には分からない決まりがあります。通行できる場所、撮影の可否、触ってよい展示、必要な服装などを、専門用語を使わずに案内します。禁止事項を入口で大量に読み上げるのではなく、事前案内と現場の表示で分けて伝えましょう。
自社施設で十分な休憩場所や来場者用の設備を確保できない場合は、外部会場の利用も考えられます。職場をそのまま見せることだけが目的ではありません。展示や映像、体験を通して会社を紹介する方法もあるため、家族の過ごしやすさと伝えたい内容を両方見て判断します。
企画は、仕事を知る時間と自由に過ごす時間を組み合わせる
職場見学、体験、食事、交流をすべて一斉に行うと、家族ごとのペースを合わせにくくなります。決まった時刻に参加する企画と、好きな時間に立ち寄れる企画を分けると、休憩や子どもの様子に合わせやすくなります。必須のプログラムは多くしすぎないことが大切です。
仕事体験は、実際の業務をそのまま再現する必要はありません。製品が届くまでの順番を並べる、素材の違いを比べる、社員へ質問するなど、伝えたい仕組みを分かりやすく取り出す方法があります。体験の難しさより、終わった後に何を知ってほしいかを考えましょう。
会社の紹介を聞く時間は、子どもにも伝わる長さにします。説明する社員には、社内用語を言い換え、身近なものに例えるよう依頼します。家族が質問したいときに声をかけられるよう、説明担当が誰か分かる表示も用意しておきます。
休憩できる場所は、企画の余りで決めない
家族向けのイベントでは、長く滞在できることだけが満足につながるわけではありません。疲れたら座れる、静かな場所へ移れる、途中で帰れることも参加のしやすさになります。にぎやかな企画の横だけでなく、落ち着いて過ごせる場所を考えておきましょう。
トイレ、授乳やおむつ替えのために使える場所、ベビーカーを置く場所などは、施設の条件を確認し、実際に使える内容を案内します。普段は来客用に開けていない設備を利用する場合は、当日誰が開閉や案内を担当するかまで決めます。表示があるだけで使えない状態を防ぎましょう。
食事を提供する場合は、数量や時間、食事上の相談窓口を明確にします。家族ごとに食べる時刻が違う場合、全員へ同時に提供する方式が合うとは限りません。会場や提供事業者と、保管、受け渡し、片付けの方法を確認し、主催者だけで対応を約束しないようにします。
社内と外部の担当を、作業のつながりで分ける
社内担当者が持つべき情報と、外部へ任せられる作業を整理します。公開する情報の判断、社員への案内、施設利用の承認などは、会社側の確認が必要です。一方、会場内の案内計画、体験ブースの運営、進行や機材の手配などは、外部と分担できる範囲があります。
役割を決めるときは、「受付担当」「企画担当」という名前だけで終わらせないようにします。名簿を受け取る人、当日の来場を確認する人、変更を判断する人が誰かまで整理します。作業の受け渡しが曖昧なところほど、準備が止まりやすくなります。
社員が家族を連れて参加する場合は、その社員へ長時間の運営を任せすぎない配慮も必要です。家族を案内する時間と担当業務の時間を分け、交代できる体制を作ります。家族を招くイベントなのに、社員がずっと持ち場を離れられない状況にならないようにしましょう。
当日の困りごとを受け止める窓口を決める
迷子、忘れ物、体調の変化、予定した企画への参加が難しい場合など、当日はさまざまな相談が起こります。すべてのスタッフが個別に判断するのではなく、運営本部へつなぐ手順を共有します。施設側の連絡先や対応方針も確認し、必要な場面で連絡が途切れないようにします。
家族が困ったときに、誰へ声をかければよいか分かることも重要です。運営スタッフの表示をそろえ、本部や休憩場所を案内図へ載せます。子どもにも伝わる言葉や目印を使い、会場内で迷ったときに戻れる場所を作っておきましょう。
天候によって屋外企画を変更する可能性がある場合は、判断する時刻と連絡方法を決めます。屋内へ移すだけで同じ人数を受け入れられるとは限らないため、内容を減らす、時間を分けるなどの案も必要です。参加者が出発する前に確認できる案内手段を用意します。
準備日程は、施設と社内の確認から逆算する
企画の内容が決まっても、施設の利用や予算の承認が間に合わなければ手配は進みません。最初に、会社として決めること、施設へ確認すること、外部へ依頼することを分け、判断が必要な順番を並べます。未確定の事項は、誰がいつまでに決めるかも書き添えておきます。
募集を始める前には、開催日、対象者、会場、申込方法、主な内容をそろえます。細かな企画まで完成していなくても、家族が参加を判断できる情報は必要です。申込後に条件が大きく変わる場合は、社員を通じて確実に伝わるよう、変更点を明示して案内します。
人数が見えてから、体験の回数、材料、案内スタッフの配置を調整します。申し込みが想定を超えた場合も、会場へ無理に詰め込むのではなく、時間帯を分ける、定員を設けるなどの方法を検討します。人数の増減に対応できる期限は、関係する手配先と確認しておきましょう。連絡先と確認した日も残せば、後から詳細条件を確かめるときに役立ちます。
終了後は、家族の体験を次回へつなげる
振り返りでは、社員が運営しやすかったかだけでなく、家族が何を知り、どこで困ったかを聞きます。子どもには難しい質問票を求めず、印象に残った体験を選べる形など、答えやすい方法を考えます。長いアンケートで帰りの負担を増やさないようにします。
写真を後日共有する場合は、申込時や当日に伝えた撮影・公開の範囲を守ります。参加者の連絡先や名簿も、担当者が個別に持ち続けるのではなく、会社の管理方針に沿って扱います。次回のために残すのは、必要な運営記録と改善点です。誰が引き継いでも準備を理解できる形へ整理しましょう。
一日の流れを、初めて来る家族として確認する
本番前には、駐車場や最寄りの到着地点から、受付、企画、休憩、退場までを実際に歩きます。社員なら知っている入口でも、初めて来る人には分からない場合があります。案内が途切れる場所や、子どもの目線では見えない表示を確認して直しましょう。
企画担当者だけでなく、施設、受付、誘導の担当者も同じ流れを共有します。開始が遅れたとき、参加者が一か所へ集中したとき、予定より早く帰る家族がいるときなどを想定し、誰が何を判断するかを確認します。連絡方法は、会場で実際に使えるか試しておきます。
ファミリーデイの準備は、家族に会社を好きになってもらうための押しつけではありません。働く人とその仕事を、家族が自分のペースで知る機会を作ることです。GROWSは、東海の職場の特徴と参加する家族の条件を伺い、企画と運営を一緒に整理していきます。
この記事を書いた人
島田 忍
株式会社GROWS代表取締役。周年イベント、社内表彰式、キックオフ、内定式など、インナーブランディングを軸に企業イベントをプロデュース。企画から現場の運営まで携わり、組織の想いを伝え、人と人をつなぐイベントづくりに取り組んでいます。
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