社内イベントを外部へ依頼したいけれど、会場も内容も決まっていない。何を用意すれば相談できるのか分からず、問い合わせを後回しにしている。初めて担当する方には、そんな迷いがあると思います。
GROWSの島田です。相談の前に、完成した企画書を用意する必要はありません。むしろ、決まっていることと、困っていることが分かると、一緒に考えやすくなります。演出の案がないことより、何を実現したいかを言葉にすることが出発点です。
この記事では、愛知・岐阜・三重・静岡で社内イベントを準備する方へ、イベント会社へ伝えたい情報、依頼範囲の決め方、見積りの比較、相談後の進め方を解説します。周年行事、表彰式、社員総会、懇親会などに共通する考え方です。
最初に、開催する理由を聞かせてください
周年だから、年度が変わるから、という開催のきっかけに加えて、社員へ何を届けたいかを考えます。仕事への感謝を伝えたい、方針を理解してほしい、離れた拠点の社員が話せるようにしたいなど、期待する変化を短くまとめます。
言葉がまだ整理されていなくても構いません。前回困ったことや、社内で出ている意見を伝える方法もあります。「毎年同じ内容になっている」という悩みなら、どの部分を変えたいのかを一緒に考えられます。派手な演出を増やすことが解決になるとは限りません。
相談の中では、目的が複数出てくることもあります。その場合は、今回優先することを選びます。すべてを同じ重さで実現しようとすると、時間も予算も広がります。目的の優先順位が分かると、提案を比べる基準もできます。
決定済みと未定を分けて伝える
初回に整理したいのは、開催時期、予定人数、参加する人、希望地域、会場の有無です。日程が確定しているのか、候補日を選べるのかも伝えます。未定の項目は空欄のままにせず、いつ頃決める必要があるかを添えると相談しやすくなります。
例えば、名古屋で開きたいが、社員は岐阜や三重にもいる場合、その分布も伝えます。会場を決めてから移動を考えるより、参加者の条件と一緒に比較した方が、実施できる案を作りやすくなります。静岡の東西拠点が参加する場合も、出発地が判断材料になります。
会場をすでに予約しているなら、契約した利用時間と使える範囲を共有します。本番の時刻だけでなく、設営と撤去に使える時間も必要です。資料があれば見ながら確認できますが、まず分かっている条件から伝えていただければ大丈夫です。
参加者がどう過ごす一日かを共有する
人数が同じでも、社員だけの会と、家族や取引先を迎える会では準備が変わります。登壇する人、表彰される人、食事をする人、オンラインで参加する人など、当日の過ごし方を整理します。
初対面の社員が多いのか、普段から一緒に働く人が中心なのかも、企画に関係します。交流を増やしたい場合、どんな相手同士に話してほしいのかが分かると、席やプログラムを考えやすくなります。役職や年齢の幅も、必要な範囲で共有します。
勤務の都合で全員が同時に集まれない場合は、その条件を早めに伝えます。交替で参加する、配信を使う、複数回に分けるなど、目的に合う方法を検討できます。参加できない人が出ることを、最後の調整で初めて知る状態を避けましょう。
依頼したい仕事を、準備と当日に分ける
イベント会社へ頼める仕事は、企画だけではありません。会場の検討、映像や台本の制作、機材、スタッフ、当日の進行など、必要な支援を整理します。GROWSの公式サービス案内でも、企画から制作、運営までの支援を紹介しています。
ただし、すべての依頼に同じ内容が含まれるわけではありません。今回どこまで任せたいかを打ち合わせで確認します。「運営をお願いしたい」という言葉だけでは、受付だけなのか、舞台や技術の管理までなのかが分かりません。困っている作業を具体的に挙げてください。
社内でできることも一緒に伝えます。参加者の取りまとめや社内承認は主催者が行い、台本と当日の進行を外部へ依頼するなど、分けて考えられます。担当者が使える時間を含めて相談すると、無理のない体制を作りやすくなります。
予算は、金額の範囲と含めたい内容を伝える
予算を伝えると、その金額いっぱいの提案になるのではと心配する方もいるかもしれません。ただ、使える範囲が全く分からないと、実施できる内容の比較が難しくなります。上限、目安、まだ社内調整中なのかを区別して伝えます。
その金額に、会場、料理、交通、宿泊などを含むのかも明確にします。制作と運営だけの予算なのか、イベント全体の予算なのかで提案は変わります。金額が決まっていない場合は、必要な内容を整理したうえで、費用の考え方から相談する方法があります。
削減したい場合は、残したい体験を先に伝えます。受賞者を丁寧に紹介したい、社員が会話する時間を守りたいなど、優先することが分かれば、別の方法を検討できます。すべてを少しずつ削るより、目的に合う組み合わせを選ぶことが大切です。
前回の資料は、引き継ぎの材料として使う
前回の進行表、写真、アンケート、見積りなどがあれば、今回の相談に役立ちます。どんな会だったか、何に時間や費用を使ったかが分かるためです。ただし、前回と同じ形を前提にせず、今回変わった条件を添えてください。
参加人数、会場、経営方針、担当体制が変わっていれば、同じプログラムが合うとは限りません。うまくいったことと、担当者が苦労したことを分けて伝えると、残す部分と変える部分を考えられます。資料が多い場合は、まず全体の流れが分かるものを選びます。
社外へ共有する資料は、必要な情報を確認してから渡します。顧客情報や社内限定の数値など、初回相談に不要な情報まで一度に送る必要はありません。企画を考えるために何が必要か、相談しながら範囲を決められます。
提案は、面白さと実行できる条件の両方を見る
提案を受けたら、演出の印象だけでなく、目的との関係を確認します。その企画によって社員に何が伝わり、どんな会話が生まれると考えているのかを聞きます。目的から説明できる案は、社内でも判断しやすくなります。
実施に必要な条件も確認してください。会場の広さ、準備日数、社員から集める素材、当日の人数など、主催者側の協力が必要なことがあります。提案資料の見た目だけで決めず、自社でその準備ができるかを考えます。
気になる点は、早い段階で伝えます。予算が合わない、社員の雰囲気と違う、準備の負担が大きいなど、理由が分かると調整しやすくなります。好みだけで否定するのではなく、どの条件へ合わないかを言葉にして相談しましょう。
見積りは、作業範囲をそろえて比較する
複数の会社へ相談する場合は、同じ条件を伝えることが出発点です。一方には企画から運営まで、もう一方にはスタッフだけを依頼して、総額を比べても意味が違います。含まれる作業、人数、時間、制作物をそろえます。
修正の範囲、追加の作業が必要になる条件、納品するものも確認します。安く見える金額でも、当日に必要な操作や確認が別になっている場合があります。分からない項目は、何のための費用かを聞き、必要性を判断してください。
社内へ説明するときは、金額とともに、担当者の負担がどこまで減るかを示すと整理しやすくなります。外部へ依頼しても社内で行う仕事は何かを明確にし、実際に動ける体制として比較します。
相談後の進め方と、決める期限を確認する
初回の打ち合わせが終わったら、次に何を確認し、誰がいつまでに答えるかを整理します。会場の候補を探す前に人数を確定する必要があるのか、映像の構成を考える前に受賞者が決まるのかなど、仕事の順番を確認します。
社内承認に時間がかかる場合は、その予定も伝えます。制作側の準備期間だけでなく、主催者が判断する時間も工程に含める必要があります。急ぎの相談では、希望をすべて詰め込むより、期限内に実施できる範囲を一緒に考えます。
窓口の担当者と、最終的に決定する人も共有します。連絡する相手が分かるだけでなく、どこまで決められるかが分かると、打ち合わせを進めやすくなります。
初回の問い合わせは、短い説明からで構いません
例えば、「秋に百人程度の社員総会を予定しています。愛知と岐阜の社員が参加し、方針発表の後に交流を入れたいです。会場は未定で、幹事は二人です。予算は社内で調整中ですが、会場選びと当日の進行を相談したいと考えています」という内容でも、相談の方向は見えてきます。
この例では、人数、時期、参加地域、目的、社内体制、依頼したいことが分かります。足りない情報は、打ち合わせで確認できます。問い合わせの段階で細かな演出や機材まで決めるより、判断に必要な前提を伝える方が、その後の話を進めやすくなります。
問い合わせを送った後に条件が変わった場合も、確定するまで黙って待つ必要はありません。人数が増える可能性がある、開催日を選び直しているなど、検討中のこととして知らせます。確定情報と分けて伝えれば、変わる条件を踏まえた案を考えられます。社内で回答が必要な日も添えると、提案までの予定を相談しやすくなります。開催日だけでなく、判断したい日も重要な情報として共有しましょう。
決まっていないことがあっても、相談は始められる
「周年行事を予定しているが、社員に何を伝えるか迷っている」「総会の後の交流を変えたい」「当日の運営を社内だけで回せない」。こうした困りごとが分かれば、相談の入口になります。最初から専門用語で説明する必要はありません。
東海で社内イベントを検討する際、GROWSへは開催の理由、参加する人、決まっている条件、困っていることをお聞かせください。企画を完成させてから依頼するだけでなく、準備の道筋を作るところから、ご担当者と一緒に進めます。
この記事を書いた人
島田 忍
株式会社GROWS代表取締役。周年イベント、社内表彰式、キックオフ、内定式など、インナーブランディングを軸に企業イベントをプロデュース。企画から現場の運営まで携わり、組織の想いを伝え、人と人をつなぐイベントづくりに取り組んでいます。
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