周年行事、社員総会、表彰式、懇親会。行事のたびに準備を始め、終わる頃には次の行事が迫っている。総務や人事の担当者が忙しい一方で、社員にはそれぞれの目的が伝わっていない。そんな状況では、年間の計画から見直してみることが役立ちます。
GROWSの島田です。社内イベントを増やせば、会社のつながりが強くなるとは限りません。一つひとつに役割があり、前の行事で共有したことが次へつながると、社員にも参加する意味が見えやすくなります。回数より、年間で何を育てたいかを考えたいところです。
この記事では、愛知・岐阜・三重・静岡に拠点を持つ企業を想定し、年間の目的、日程、予算、担当体制、行事同士のつなぎ方を解説します。既存の予定を埋めるだけの表から、判断に使える計画へ整えていきましょう。
今年、社員と何を共有したいかを整理する
最初に行事名を並べるのではなく、会社として共有したいことを考えます。新しい方針、仕事への感謝、部署間の理解、家族への紹介など、今年大切にしたいテーマを書き出します。そのうえで、どの場で伝えるとよいかを検討します。
すべてのテーマに大きなイベントが必要とは限りません。日常の打ち合わせや社内発信で伝えられることもあります。社員が一緒に集まり、話し、体験することに意味がある内容を選ぶと、行事の役割が明確になります。
経営側の希望だけでなく、現場の状況も聞きます。組織変更で仕事の関係が変わった、拠点同士で顔を知らない人が増えたなど、社員が感じている課題を知ると、必要な機会を考えやすくなります。
各行事へ、中心となる役割を一つ持たせる
社員総会では方針を理解する、表彰式では良い仕事を知る、懇親会では相手へ話しかける関係をつくるなど、中心となる役割を決めます。一つの行事に複数の効果を期待しても構いませんが、何を優先するかをはっきりさせます。
周年行事なら、歴史を振り返ることに加え、今働く社員が会社の歩みと自分の仕事を結び付ける時間を考えます。ファミリーデイなら、家族が社員の仕事を知ることが軸になります。行事名が違っても同じ挨拶と食事だけになっていないかを見直します。
役割が重なっている行事は、統合できるかも検討します。ただし、参加者や目的が違うものをまとめると、どちらの内容も薄くなる場合があります。回数を減らすこと自体を目的にせず、必要な体験が残るかを確かめてください。
会社の繁忙期と、準備の繁忙期を重ねて見る
開催日が空いていても、準備する時期が忙しければ担当者へ負担が集中します。決算、採用、異動、製造や販売の繁忙期など、自社の予定とイベントの準備期間を同じ表へ載せます。開催月だけを見る計画から一歩広げます。
例えば、周年映像に社員への取材が必要なら、撮影できる時期を先に確認します。表彰式では、受賞者が決まる時期と制作に使える期間が関係します。行事の日程だけを決め、後から必要な準備が入らないと分かる状態を避けましょう。
複数拠点がある場合、忙しい時期が同じとは限りません。本社の都合だけで日程を決めず、各拠点の責任者へ参加と準備の条件を確認します。全員に同じ負担を求めるより、担当する仕事と時期を調整できるかを考えます。
全社で集まる行事と、拠点ごとの行事を分ける
東海の広い範囲から毎回一か所へ集まると、移動と準備の負担が大きくなります。全員で共有したい行事と、拠点内で実施できる行事を分ける方法があります。どちらが上位ということではなく、目的に合う参加単位を選びます。
全社員で方針を聞いた後、各拠点で仕事への当てはめを話す構成も考えられます。表彰の内容を全社へ届け、日常の交流は少人数で続ける方法もあります。一回の大きな行事だけで、すべての関係づくりを完了させようとしないことが大切です。
拠点ごとに開催する場合は、共通して伝えることと、現地で工夫してよいことを分けます。全体の目的はそろえながら、勤務や人数に合う方法を選べると、担当者も進めやすくなります。
年間予算は、行事の目的と費用の中身で考える
前年の金額をそのまま割り振る前に、今年の条件を確認します。参加人数、会場、移動、制作物が変われば、必要な費用も変わります。前年より増えたか減ったかだけでなく、何のための費用かを説明できるようにします。
年間で共通する制作や手配がある場合は、まとめて考える方法もあります。会社紹介の素材、写真撮影、案内の形式など、各行事で使えるものを整理します。ただし、使い回せると思っていた素材が、今回の目的や共有範囲に合うかは確認が必要です。
見積りが確定している費用と、条件次第で変わる費用を分けて管理します。行事を追加する場合は、予算だけでなく、担当者の時間と社員の参加負担も増えます。年間の中で何を優先するかを、金額と体制の両方から考えましょう。
担当者を毎回同じ人へ集中させない
総務や人事が全体を見ていても、すべての制作と当日運営を担う必要はありません。行事ごとに、社内で決めること、各部署へ依頼すること、外部へ相談することを整理します。経験のある人がいるという理由だけで、毎回同じ人へ仕事を集めないようにします。
担当を交替する場合は、資料を渡すだけでなく、前回どう判断したかを引き継ぎます。会場を選んだ理由、時間が足りなかった場面、社員の反応などが分かると、次の担当が条件を見直せます。前回と同じ形を守ることだけが引き継ぎではありません。
年間計画には、本番の担当だけでなく、準備の主担当と判断する責任者も記載します。人が替わる時期と重なる行事では、確認先が途切れないよう、引き継ぐ日を予定へ入れておきます。
前の行事で出た声を、次の企画へ戻す
社員総会で部署間の連携が話題になったなら、次の交流会でその相手同士が話せる場を作ることが考えられます。表彰で紹介した工夫を、社内の勉強会で詳しく聞く方法もあります。行事を単独で終わらせず、社員の関心が続く機会へつなぎます。
ただし、すべての行事に同じテーマを繰り返す必要はありません。何をすでに伝え、何がまだ分かっていないかを見ます。前回の説明をもう一度読むのではなく、社員が次に知りたいことを扱うと、参加する意味が生まれます。
事務局では、行事ごとの主な質問と、その後の対応を簡単に記録します。次の担当者が見られる場所へ置き、企画の初回打ち合わせで確認します。記録を保存するだけでなく、使う場面を決めておくことが大切です。
年間の予定は、早めに社員へ知らせる
すべての内容が決まっていなくても、開催予定の時期、対象者、参加方法の見込みを共有できる場合があります。社員が仕事や移動の予定を考えられるよう、確定した情報と検討中の情報を分けて案内します。
家族を招く行事は、社員本人だけでは予定を決められないこともあります。参加の相談を始められる時期を考え、詳細をいつ知らせるかも伝えます。直前まで情報がないことで参加しづらくならないようにします。
予定が変わった場合は、更新日と変更点を明確にします。最初の案内だけを保存している人にも届くよう、拠点の担当者と共有方法をそろえます。年間表は一度配って終わりではなく、変更を確認できる場所へ置くことが役立ちます。
開催後の確認は、短くても毎回行う
年末にまとめて振り返ろうとすると、細かな判断や困った場面を思い出しにくくなります。各行事の終了後に、目的に対する反応、運営で起きたこと、次に変えることを短く残します。担当者が疲れている時期でも続けられる量に絞ります。
社員の反応を見る際は、参加人数だけで判断しません。会話できた相手、理解した方針、知った仕事など、行事の役割に合う問いを選びます。楽しかったという感想も大切ですが、その中身が分かると次の企画へ生かせます。
改善することは、担当と実施する時期を決めます。次の行事ですぐ変えられる案内もあれば、翌年度の予算へ反映する項目もあります。すべてを同じ一覧へ置くだけでなく、いつ判断するかを分けてください。
年間表は、日付と目的を一緒に読める形にする
年間表には、行事名と開催予定日だけでなく、対象者、目的、主担当、準備を始める時期を記載します。詳細な台本まで同じ表へ詰め込む必要はありません。全体を見たときに、誰の準備がいつ重なり、どの社員が続けて参加するかが分かる形にします。
例えば、春の総会で方針を共有し、その後の交流で部署間の相談を進め、年末の表彰で実際の工夫を紹介する流れが考えられます。これは一例であり、決算期や勤務の条件によって順番は変わります。行事の間に、仕事で試す時間があるかも確認してください。
計画を見直す機会も年間表へ入れます。年度の途中で組織や人数が変わった場合、最初の予定を守ることだけを優先しないようにします。目的を残しながら開催方法を変える判断ができるよう、社内で相談する時期を決めておきます。延期や統合を決めた場合にも、社員へ伝えたい内容をどの機会へ移すかまで整理しておきます。
翌年も続けるかを、目的から判断する
恒例行事だから続ける、負担が大きいからやめるという二択だけでは、必要な機会を失うことがあります。目的は今も必要か、実施する方法を変えれば負担を抑えられるかを考えます。規模や回数を調整する方法もあります。
例えば、大きな交流会の参加が難しい拠点には、小さな開催と全社共有を組み合わせる案があります。周年で集めた歴史資料は、毎年同じ式典を開かなくても、新入社員へ会社を伝える素材として使えるかもしれません。行事の形と役割を分けて見直します。
東海の社内イベントを年間で計画する際、GROWSへは開催予定の行事と、社員へ届けたいことをお聞かせください。個別の演出だけでなく、準備の時期、担当体制、行事同士のつながりまで整理し、続けられる計画を一緒に考えます。
この記事を書いた人
島田 忍
株式会社GROWS代表取締役。周年イベント、社内表彰式、キックオフ、内定式など、インナーブランディングを軸に企業イベントをプロデュース。企画から現場の運営まで携わり、組織の想いを伝え、人と人をつなぐイベントづくりに取り組んでいます。
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