社内イベントの担当になり、まず企画書を出してほしいと言われた。会場も内容も決まっていないのに、何から書けばよいのか分からない。東海の企業で周年イベントや表彰式、懇親会を準備する担当者にも、そんな場面があると思います。
GROWSの島田です。最初の企画書は、すべてが決まった完成図でなくても構いません。なぜ開きたいのか、誰に参加してほしいのか、何を決める必要があるのかが伝われば、社内の相談を始められます。きれいな資料にする前に、判断できる内容をそろえましょう。
この記事では、企画の初期段階で使う一枚の企画書を、目的、参加者、内容、場所、費用、準備の順に作る方法を説明します。承認後に作る詳細な進行表とは役割を分け、次の相談が具体的になる資料を目指します。
一枚の企画書は、何を判断してもらうかから作る
企画書を読む人が、開催の可否を決めるのか、予算の上限を決めるのか、複数の案を比較するのかで、必要な情報は変わります。最初に、今回の資料で何を相談したいかを明らかにします。
例えば、開催そのものが未定なら、会場の細かな設備より、実施する理由と参加対象が重要です。すでに開催が決まっているなら、内容と費用の選択肢を示します。すべての情報を同じ重さで載せると、判断してほしい点が埋もれます。
資料の冒頭には、「周年行事の開催方針について相談」「社員交流会の会場と予算について承認依頼」など、役割が分かる見出しを置きます。読む人が最初に資料の目的を理解できるだけで、打ち合わせを進めやすくなります。
開催目的は、終わった後の社員の姿で書く
「一体感を高める」「交流を深める」だけでは、どんな内容が必要か判断しにくいものです。イベント後に社員が何を知り、誰と話せるようになり、どんな行動を取ってほしいかを考えます。
例えば、拠点間の交流なら、「他拠点の担当者の顔と仕事を知り、次の相談をしやすくする」と書けます。表彰式なら、「受賞者の工夫を知り、自分の仕事にも取り入れられる視点を持ち帰る」という目的も考えられます。
目的を具体化しても、数値を無理に付ける必要はありません。まず、どんな変化を目指すかを説明し、それをどう確かめるかを決めます。参加人数だけでは目的の達成を測れない場合、感想や終了後の行動も確認する方法を考えます。
開催しない案とも比べると、目的がはっきりする
企画を説明する際は、今回イベントを行う理由を、他の方法と比べて考えてみます。資料の配布、オンラインの説明会、少人数の面談などでも目的を満たせるなら、なぜ全員で集まる時間が必要なのかを整理します。イベントを開くこと自体を目的にしないためです。
比較した結果、対面で質問し合うことや、受賞者へその場で拍手を送ることが重要だと分かれば、その場面へ予算と時間を使う理由が説明できます。すべての案を企画書へ載せなくても、選んだ考え方が一文あると、読み手は判断しやすくなります。準備での打ち合わせでも役立つ視点です。
背景は、確認できたことと考えを分ける
開催理由を説明する際は、事実と主催者の考えを混ぜないようにします。「部署を越えた交流機会が少ないとアンケートで回答があった」という情報と、「交流会が役立つのではないか」という案は、異なるものです。
事実として載せる内容には、確認した時期や対象を添えます。数字を使う場合も、どの範囲の集計かが分かるようにします。印象だけで「社員の不満が高い」などと断定すると、企画の前提に疑問が残ります。
十分な情報がないなら、まず聞き取りをする案を企画書へ入れても構いません。課題が確定したように見せるより、何を確かめる必要があるかを示す方が、次の準備につながります。
参加者は、人数だけでなく条件を書く
対象者の欄には、社員、家族、来賓などの区分と、予定人数を記載します。人数が未確定なら幅を持たせ、いつ確認するかを添えます。現時点の見込みを、確定人数として扱わないことが大切です。
東海の複数拠点から集まる場合は、主な出発地や勤務条件も短く書きます。愛知、岐阜、三重、静岡のどこから何人ほど来るかが分かると、会場や開始時刻を相談しやすくなります。交通手段が未定なら、それも確認事項として残します。
参加対象から外れる人や、勤務の都合で来られない人への共有方法も考えます。全員が参加できるように見せたまま進むより、条件の違いを早く把握した方が、開催方法の選択肢を持てます。
プログラムは、目的に必要な場面を三つ程度に絞る
初期の企画書では、司会の言葉や分単位の進行まで書く必要はありません。会社の考えを聞く、社員の仕事を知る、参加者同士で話すなど、柱となる場面を整理します。それぞれが目的にどう関係するかを説明します。
例えば、交流を目的とするなら、挨拶、食事、ゲームを並べるだけでなく、どこで誰と話すかを書きます。周年行事なら、歴史を紹介した後、社員がこれからの仕事について話す時間を入れるなど、内容のつながりを示します。
企画名の面白さだけで選ぶと、目的との関係を説明しにくくなります。「なぜその企画を入れるのか」に答えられないものは、いったん外して考えます。一枚の資料では、数を増やすより、必要な場面を分かるようにすることが重要です。
開催場所は、候補と選ぶ条件を分けて書く
会場が決まっていない場合は、無理に一つへ絞らず、必要な条件を記載します。参加人数、食事の有無、舞台や映像の利用、移動方法、開始と終了の予定などです。条件がそろうと、会場探しを担当する人も動きやすくなります。
候補を載せるなら、施設名だけでなく、目的に合う理由と、まだ確認していない点を示します。「駅から集まりやすいが、送迎車両の乗降は確認中」といった書き方なら、判断の材料になります。
写真が魅力的でも、利用条件が未確認なら確定したように扱わないでください。空き状況、設備、見積りは施設へ確認する必要があります。企画書上でも、候補と予約済みの区別が分かるようにします。
予算は、金額の根拠と対象範囲を示す
初期予算は、会場、飲食、制作、運営、機材、移動など、大きな項目に分けます。すべての金額が出ていなくても、何に費用が必要かを見えるようにします。会場費だけをイベント全体の費用として示さないようにします。
金額には、見積りを取ったものと、仮に置いているものの区別を付けます。人数や利用時間などの前提も短く記載すると、後で金額が変わった理由を説明しやすくなります。税や含まれる費用の扱いも、社内のルールに合わせてそろえます。
予算に幅があるなら、何を変えると費用が変わるかを示します。映像を制作する案と写真を使う案、会場を分ける案と一室で行う案など、目的への影響も一緒に説明します。安い順に並べるだけでは、選びにくい資料になります。
準備の担当と、社内で必要な協力を書く
企画書には、主担当だけでなく、誰の協力が必要かも記載します。参加者の確認は各拠点、会社紹介の内容は関係部署、当日の進行は運営担当など、役割を大きく分けます。詳細な担当表は、承認後に作ればよいでしょう。
外部へ依頼する場合は、何を任せたいかを示します。会場手配、映像、台本、受付、当日の進行など、仕事を分けて考えます。会社側で決める内容まで、外部が代わりに判断できるとは限りません。
社内担当者が通常業務と兼任するなら、準備に使える時間も相談します。企画内容だけ承認されても、協力体制がなければ進みません。必要な人と決める場を、初期の段階で共有することが大切です。
日程には、本番までの判断の順番を入れる
開催日だけでなく、会場を決める日、参加人数を確認する日、内容を確定する日など、主な区切りを示します。何を先に決めないと次へ進めないかを考えると、準備の順番が見えます。
例えば、参加人数が分からないまま席配置を確定することはできません。映像を作るなら、素材の提出と内容確認の時間が必要です。社内の承認にかかる期間も含め、担当者が動く時間だけで計画しないようにします。
まだ開催時期を選べるなら、準備に必要な期間から候補を考える方法もあります。日付を先に固定して内容を詰め込むより、実施したいことが無理なく準備できるかを確認します。
未決定のことは、空欄にせず次の確認を書く
決まっていない項目があると、企画書を出せないと感じるかもしれません。しかし、未決定であることと、何も考えていないことは違います。「会場候補を二施設へ確認中」「参加人数を各拠点へ照会予定」のように、次の行動を書きます。
確認事項には、担当者と目安の時期を添えると、その後の進み具合を追えます。一枚にすべての作業を書く必要はありませんが、判断に影響する大きな項目は残します。読む人も、どこが変わる可能性があるかを理解できます。
逆に、決定済みの内容は分かるように示します。相談のたびに話が最初へ戻らないよう、どこまで合意したかを記録します。企画書は提出して終わる書類ではなく、準備の認識をそろえる道具として使います。
一枚に収まらない情報は、別紙へ分ける
会場の詳細、見積り、長い背景資料をすべて一枚へ詰めると、文字が小さくなり、要点が読みにくくなります。本紙には判断に必要な内容を残し、根拠や詳細は別紙へ分けます。情報を省くことと、隠すことは別です。
見出しの順番は、目的、参加者、内容、日時と場所、費用、体制、相談したいことなど、読む人が理解しやすい流れにします。最後に、企画に関わっていない人へ見せ、何を提案しているか説明してもらうと、伝わり方を確認できます。
東海の社内イベント企画書は、立派な言葉より、判断できる具体性が大切です。GROWSへは、一枚が完成する前でもご相談いただけます。目的と参加者の条件から一緒に整理し、社内で話を進められる企画へ整えましょう。
この記事を書いた人
島田 忍
株式会社GROWS代表取締役。周年イベント、社内表彰式、キックオフ、内定式など、インナーブランディングを軸に企業イベントをプロデュース。企画から現場の運営まで携わり、組織の想いを伝え、人と人をつなぐイベントづくりに取り組んでいます。
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