社員の家族を招くイベントを企画すると、参加者の年齢が幅広いことに気付きます。小さい子どもがいる家族も、小学生のきょうだいがいる家族も、大人だけで参加する家族もいる。鈴鹿でファミリーイベントを開く際も、全員に同じ遊びを用意すればよいわけではありません。
GROWSの島田です。家族向けの企画では、全員を同じ内容に参加させることより、一緒に過ごせる選択肢があることを大切にしたいと思っています。難しさや参加方法を少し変えるだけで、同じ場所でも楽しみ方を広げられます。
この記事では、年齢の違う家族が参加する企業イベントについて、参加者情報の集め方、体験の分け方、家族が離れずに楽しむ方法、休憩や案内を解説します。どの年代を中心にするかだけでなく、それ以外の人がどう過ごすかも考えていきましょう。
年齢の構成を知ってから、企画の数を決める
企画を選ぶ前に、大人と子どもの人数、子どもの年齢帯を確認します。人数の合計だけでは、必要な席や説明の仕方を決めにくいからです。未就学児が多いのか、小学生が中心なのかによって、参加しやすい体験は変わります。
ただし、年齢だけで得意なことを決めつけないようにします。同じ年齢でも、初めての場所が苦手な子、手を動かすのが好きな子など、興味は違います。年齢帯は準備の目安にし、当日は家族が選べる形にします。
参加者情報は、企画や運営に必要な範囲で集めます。移動や参加方法について相談したいことがある場合は、別の窓口も用意します。個別の事情を全員の前で説明しなくても、事前に相談できる状態が大切です。
一つの体験に、異なる難しさを用意する
年齢ごとに別々のコーナーを作る方法もありますが、きょうだいがいる家族は行き先が分かれてしまいます。同じ体験の中に、簡単に始められる方法と、工夫できる方法を用意すると、一緒に過ごしやすくなります。
例えば、ものを組み合わせて形を作る企画なら、見本どおりに作る、好きな形を考える、条件を満たす形に挑戦するという段階が考えられます。年齢を厳密な参加条件にするのではなく、内容を説明して家族に選んでもらいます。
難しい方が上手、簡単な方は小さい子向けと強く打ち出すと、選びにくくなることがあります。それぞれの楽しみ方として紹介し、途中で変えてもよいことを伝えます。達成の速さより、自分で取り組めることを重視します。
親子の協力は、大人が代わりに完成させない仕組みに
家族で参加する制作企画では、大人が作業を全部進めてしまうことがあります。完成度だけが目標になると、子どもは見ている時間が長くなります。材料を選ぶ、並べる、確かめるなど、子どもが決める場面を用意します。
大人には、作る役だけでなく、話を聞く、選択肢を示す、完成したものを一緒に見る役割を案内します。説明の段階で「どんな形にしたいか、家族で相談してください」と伝えると、会話することも企画の一部になります。
作業が難しい部分を手伝うことはあっても、主役が一人に固定されない構成にします。家族ごとに協力の仕方は違うので、運営側が細かく指示しすぎる必要はありません。相談できるきっかけを作り、必要なときに支える方法が向いています。
小さい子が参加しない時間の過ごし方も考える
上の子が体験している間、下の子が同じ作業を続けられるとは限りません。家族が近くで過ごせる場所や、短く参加できる内容を考えます。長い待ち時間を、ただ我慢してもらう前提にしないことが大切です。
休憩できる場所は、体験のすぐ近くがよい場合もあれば、音から離れた場所が必要な場合もあります。会場の条件を見て、選べる過ごし方を用意します。利用できる設備や持ち込みの条件は、施設へ確認してください。
託児などを設ける場合は、通常のイベントスタッフがそのまま対応するものと考えず、必要な体制を専門の事業者と相談します。保護者と一緒に過ごす企画と、子どもを預かるサービスでは、準備する内容が異なります。
小学生以上には、考えて選べる余地を残す
子ども向けだからと手順をすべて決めると、年齢が上の参加者には単調に感じられるかもしれません。自分で組み合わせを考える、複数の方法を試す、理由を説明するなど、判断する余地を作ります。
クイズを行うなら、知識がある人だけがすぐ正解する問題より、展示やヒントを使って考えられる問題が向いています。会社の仕事を題材にする場合も、社員の家族だから知っているはずとは考えず、会場で答えを見つけられるようにします。
挑戦する時間が長くなる企画には、途中で区切れる方法も用意します。家族の他の予定へ移りたいときに、最後まで完成しないと参加した意味がない状態を避けます。試したところまでを持ち帰る、別の場所で続きを考えるなどの形があります。
大人だけの参加者にも、仕事や人を知る入口をつくる
ファミリーイベントを子ども中心に作りすぎると、大人だけで来た人が過ごしにくくなります。会社の仕事紹介、社員の工夫が分かる展示、少人数で話せる場所など、年齢に関わらず楽しめる内容を組み合わせます。
社員が家族へ仕事を説明する時間も、その一つです。長い会社説明会にせず、普段使う道具や仕事の場面を一つ取り上げると、会話が始まりやすくなります。公開できる資料の範囲は、社内で確認してください。
参加案内にも、子ども向けの写真や表現だけでなく、大人が過ごせる内容を載せます。誰を参加対象としているかが伝われば、家族の構成が違う社員も申し込みを判断しやすくなります。
きょうだいが別の企画を選ぶ場面を想定する
参加したい企画が家族内で分かれることはあります。会場図では、各コーナーの位置と、待てる場所を分かるようにします。遠く離れた部屋へ分散させる場合は、家族がどう移動するかを考えます。
予約制の企画があるなら、同じ家族が時間を合わせて申し込めるかを確認します。別々の時間しか取れないと、長く待つ必要が生じるかもしれません。時間枠を作る側は、個人単位だけでなく、家族単位の過ごし方も見ます。
当日は、変更や空き状況を相談できる窓口を決めます。各コーナーで違う説明をすると、家族が会場を何度も行き来することになります。受付と企画担当者が同じ情報を確認できる方法を用意してください。
一斉参加と自由参加の時間を組み合わせる
全員で集まる開会や短い企画は、会社として家族を迎える気持ちを伝える場になります。一方、長時間すべてを一斉参加にすると、年齢や興味の違いを吸収しにくくなります。共通の時間と選べる時間を分けます。
例えば、最初に会社から感謝を伝え、その後は体験や見学へ分かれ、最後に短く共有する流れです。これは構成の例なので、参加人数や開催時間に合わせて調整します。集合が何度もあると移動が増えるため、必要な区切りに絞ります。
自由参加の時間には、どの企画を回ればよいかの例を示すと助けになります。ただし、全てを回ることを必須にしないでください。一つの体験をじっくり楽しむ家族も、短く複数を試す家族も、参加できる形にします。
説明は、家族がその場で選べる情報にする
各コーナーには、何をするか、どれくらい時間がかかるか、大人の付き添いが必要かを示します。難しそうな企画名だけでは、参加できるか判断しにくくなります。完成見本や短い実演があると、内容を想像しやすくなります。
スタッフは、年齢だけを見て参加を決めつけず、家族の希望を聞きます。企画に必要な条件がある場合は理由と一緒に説明し、別の参加方法があるかを案内します。できないことだけを伝えて終わらないようにします。
会場全体の案内も、文字を詰め込みすぎないようにします。場所、時刻、相談窓口など、行動に必要な情報を優先します。社員が知っている施設であっても、家族は初めて来るという前提で作成してください。
材料と人員は、人数だけでなく支援の量から考える
同じ参加人数でも、説明に時間が必要な企画と、各自で進められる企画では、必要なスタッフの役割が違います。材料を渡す人、作業を助ける人、待つ家族を案内する人を分けて考えます。
準備段階で体験を試し、一人がどこで質問するかを見ます。説明が長くなるなら、見本や手順の見せ方を直せるかもしれません。スタッフを増やす前に、参加者が自分で分かる仕組みを整えることも大切です。
材料は、作り直しや予備が必要かも含めて準備します。年齢によって使う量が違う場合は、すべてを同じ袋へ入れる方法が適しているかを見直します。余った材料と使用済みの物を戻す場所も決め、途中で混ざらないようにします。
食事の予定も、家族が選べるように知らせる
食事を用意する場合は、提供する時間と場所を事前に案内します。体験の予約と食事が重ならないかも確認してください。小さい子どもがいる家族は、普段の食事の時間をもとに参加を考えることもあります。
施設や提供事業者へ確認が必要な相談は、申し込みの段階で受け付ける窓口を示します。当日の担当者が判断することも減らし、家族が予定を立てやすくします。
社員も家族と過ごせる交替をつくる
社内スタッフが多いイベントでは、社員が自分の家族と回る時間を取れないことがあります。運営の担当時間を分け、交替できる人を決めておきます。家族を招く目的と、社員の役割が矛盾しないようにします。
外部へ任せる場合は、受付や体験運営などの仕事を具体的に分けて相談します。会社の説明や施設の判断は社内、コーナーの進行は外部など、相談先が分かる体制にします。すべてを一人の担当者へ集めないことが重要です。
終了後は、子ども向け企画の人気だけでなく、家族で一緒に過ごせたか、年齢の違いで困ったことがあったかを聞きます。鈴鹿での企業ファミリーイベントを、家族ごとの楽しみ方がある一日にするため、GROWSが企画と運営を一緒に考えます。
この記事を書いた人
島田 忍
株式会社GROWS代表取締役。周年イベント、社内表彰式、キックオフ、内定式など、インナーブランディングを軸に企業イベントをプロデュース。企画から現場の運営まで携わり、組織の想いを伝え、人と人をつなぐイベントづくりに取り組んでいます。
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