社内パーティーの参加者を集めると、毎回よく来る部署と、ほとんど参加しない部署に分かれる。案内は全員へ出しているのに、なぜ差が出るのか分からない。桑名で社員交流の行事を準備する際も、参加人数だけでは見えない課題があります。
GROWSの島田です。参加しない理由を、社員の関心の低さだけで考えないことが大切だと思っています。勤務の都合、帰りの移動、内容が分からない不安、一人で行くことへの迷いなど、参加の手前にはいくつもの条件があります。
この記事では、部署ごとの参加の偏りを減らすために、過去の確認、案内の書き方、日程、申し込み、席配置、当日の迎え方を説明します。全員参加を強く求めることより、参加したい人が判断しやすく、来た人が過ごしやすい場を考えましょう。
参加人数を、部署の人数と合わせて見る
参加者が十人いた部署と五人だった部署を、人数だけで比べても実態は分かりません。所属する人数が違えば、参加した割合も変わります。過去の記録を確認できるなら、対象人数、申し込んだ人数、実際に来た人数を分けて見ます。
申し込みは多かったのに当日来られなかった部署には、業務の変更などがあったかもしれません。最初から申し込みが少なかった部署では、案内が届く方法や内容を見直す余地があります。同じ不参加でも、準備のどの段階に課題があるかが違います。
数字は、参加しなかった人や部署を責めるために使いません。改善する条件を知るための材料です。個人の事情を広く共有せず、企画側に必要な傾向を整理して、次の案へ反映します。
不参加の理由は、選択肢と相談窓口で聞く
理由を自由記入だけで聞くと、答える負担が大きくなる場合があります。日程、勤務、移動、内容が分からない、参加したい企画ではなかったなど、複数選べる項目を用意する方法があります。必要に応じて短い補足を書けるようにします。
ただし、選択肢へ当てはまらない事情もあります。詳しく話したい人が相談できる窓口を設け、回答しない選択も残します。参加を断るために個人的な事情を細かく説明しなければならない仕組みにはしないようにします。
聞いた結果は、実際の変更へつなげてください。帰りの時間が課題なら終了時刻を見直す、内容が分かりにくかったなら案内を改善するなどです。意見を集めただけで同じ形を繰り返すと、次から答えてもらいにくくなります。
部署の責任者には、参加者を増やすよう依頼するだけでなく、参加できる条件を聞く役割をお願いします。声をかける際も、断りにくい勧誘になっていないかを考えます。人数の目標を部署ごとに課すと、行事を楽しむことより、参加の義務が前面に出るかもしれません。また寄せられた意見を受けて何を変えたかを伝えると、今回の意図が分かりやすくなります。
日程は、一つの部署の都合だけで決めない
候補日を検討する際は、部署ごとの繁忙期や業務の区切りを聞きます。主催する部署が動きやすい日が、他部署にも参加しやすいとは限りません。候補を複数出せる段階で相談すると、調整の余地があります。
同じ開催日でも、開始時刻によって参加できる人は変わります。業務終了後に移動する人が間に合うか、帰宅の予定に無理がないかを確認します。会場の空きだけで時刻を確定する前に、参加者の一日の流れを見ます。
全員に完全に合う日を見つけるのは難しいこともあります。その場合は、選んだ理由と、参加できない人への共有方法を整理します。条件の違いを認めた上で準備することが、次の参加につながる場合もあります。
案内は、楽しさと当日の過ごし方を伝える
案内文に「楽しい企画が盛りだくさん」と書いても、何をするのかは分かりません。食事をしながら話す時間、短いゲーム、社員の紹介など、内容を具体的に伝えます。写真を使う場合も、今回の内容と混同しないようにします。
初めて参加する社員が知りたいのは、服装、開始と終了、途中参加の可否、一人で来てもよいかなどです。主催者には当たり前の情報でも、参加者には判断材料になります。特に、部署単位で申し込むのか個人で申し込むのかは明示してください。
全員が余興に参加する必要があると思うと、迷う人もいるかもしれません。選べる参加方法があるなら、案内の段階で伝えます。盛り上がることを強く求める表現より、どう過ごせるかが分かる言葉を使います。
案内を出したことと、届いたことを分けて考える
全社メールを送っても、勤務中に見る機会が少ない社員がいる場合があります。普段の連絡方法を部署の窓口へ確認し、掲示や社内の連絡ツールなど、届きやすい経路を選びます。何度も同じメールを送るだけでは解決しないことがあります。
部署を通して案内する場合は、窓口の人が説明しやすい短い文章を用意します。質問が多い項目もまとめると、伝える側の負担を減らせます。内容が変わったときは、どの情報が最新版か分かるようにします。
締め切り前の案内は、参加を迫るためではなく、見落としや確認待ちがないかを知らせるものにします。申し込み済みの人へ同じ催促が届かないようにすると、運営への信頼も保ちやすくなります。
申し込みは、必要な情報を少ない手順で集める
入力する項目が多すぎると、後で申し込もうと思って忘れる人もいるかもしれません。最初に必要な人数確認と、後で確認できる詳細を分けます。所属、氏名、参加の予定など、目的に必要な情報へ絞ります。
変更やキャンセルの方法も案内します。担当者へ個別連絡するのか、フォームで修正するのかが分かれば、予定が変わった人も伝えやすくなります。会場の人数確定日と社内の締め切りを合わせ、無理のない日程にします。
食事や移動について相談が必要な場合は、窓口へつなげる方法を用意します。一般の参加者一覧へ詳しい事情を載せず、確認する担当者を決めます。参加しやすさのために集めた情報を、必要以上に広げないことも大切です。
一人で来る社員を、受付から迎えられるようにする
同じ部署の人が参加しないと、一人で会場へ入ることに迷う社員もいるでしょう。受付で席を案内し、近くの人を紹介できるようにしておくと、最初の時間を過ごしやすくなります。自由席にする場合も、困った人へ案内できる担当を置きます。
名札には、名前と所属が読みやすく載っていることが大切です。必要なら担当する仕事を短く加え、話しかける入口にします。個人的な話題を必須で書いてもらう必要はありません。仕事の情報だけでも、相手を知るきっかけになります。
開始までの待ち時間に、短い展示や会社の紹介を見られるようにする方法もあります。何もすることがなく、知り合いを探し続ける状態を避けます。到着してから席に着くまでを、パーティーの一部として考えます。
席配置は、部署の偏りと話しやすさを両方見る
他部署との交流を目的に席を混ぜる場合、人数の多い部署が一つの卓を占めないようにします。ただし、すべての人を完全な初対面同士にすればよいわけではありません。知っている人が少し入ることで、会話の入口になる場合もあります。
管理職と若手を同席にするときは、役職の高い人だけが話し続けないよう、最初の話題や順番を用意します。短い自己紹介の後に質問する時間を設けるなど、全員が一度は声を出せる形が考えられます。
席替えをするなら、食事の途中で慌ただしく移動しない時刻を選びます。次の席を探す時間が長いと、せっかくの会話が途切れます。卓番号と案内をそろえ、回数を増やすより、一回ごとの会話を大切にします。
企画は、参加の得意不得意を分散させる
大きな声で答えるクイズや舞台上の余興だけが続くと、得意な社員ばかりが目立つことがあります。考える、相談する、選ぶ、見て楽しむなど、異なる関わり方を組み合わせます。全員に同じ反応を求めないことが大切です。
社員を題材にする企画では、本人が紹介されることを望んでいるかを確認します。驚かせるために私生活の情報を出したり、失敗談を笑いにしたりする必要はありません。安心して参加できる雰囲気が、次回への気持ちにも影響します。
企画の数は、食事と会話の時間を残して決めます。担当者が沈黙を心配して予定を詰め込むと、交流する余地がなくなります。自由に話せる時間も、目的のある時間として進行表へ入れてください。
帰りの予定がある人も、気持ちよく退出できる進行に
終了時刻は、参加を決めるための重要な情報です。予定を大きく超えないよう、挨拶や企画の長さを事前に調整します。終盤に重要な発表があるなら、全員が聞ける時刻に収まるかを確認します。
途中退出が可能な場合は、その方法を案内します。全員の前で理由を話さなくても出られるよう、受付や窓口で対応します。帰る人を引き留める雰囲気を作らず、それぞれの予定を尊重します。
桑名の会場へ車で来る人や、鉄道を使う人がいるなら、帰路の条件を事前に整理します。主催者が手配する交通の範囲と、各自で準備することを伝えます。行事の中身だけでなく、帰るまでの見通しが参加しやすさを支えます。
次回の改善は、参加者と不参加者の両方から考える
終了後は、参加した人へ内容や過ごしやすさを聞きます。同時に、今回は参加しなかった人にも、答えやすい範囲で条件を尋ねます。来た人の満足だけを見ていると、参加の偏りが残っていても気付きにくくなります。
部署ごとの参加状況は、前回と同じ条件で比較します。単純に人数が増えたかだけでなく、初めて参加した人がいたか、当日の欠席が減ったかなども見ます。改善した案内や時刻が役立ったかを、具体的に確かめます。
桑名での社内パーティーを、いつもの参加者だけで終わらない場へ。GROWSは、内容の企画と同時に、案内や席配置、当日の迎え方も一緒に整理します。参加を強く求めるより、参加したくなる理由と参加できる条件を整えていきましょう。
この記事を書いた人
島田 忍
株式会社GROWS代表取締役。周年イベント、社内表彰式、キックオフ、内定式など、インナーブランディングを軸に企業イベントをプロデュース。企画から現場の運営まで携わり、組織の想いを伝え、人と人をつなぐイベントづくりに取り組んでいます。
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