忘年会の幹事になり、会場と料理の予約は進んでいる。でも、乾杯の後に何をすればよいのか決まらない。毎年の挨拶と余興をそのまま並べるだけでよいのか、悩むこともあると思います。一年の最後に集まる時間だからこそ、社員がどんな気持ちで帰るかから考えてみましょう。
GROWSの島田です。会社の忘年会は、大きな成果を発表する人だけが主役になる場ではありません。忙しい時期を支えた人、違う拠点で働く人、今年加わった人にも、その一年があります。静岡の会社忘年会を企画するときに大切にしたい、振り返りと交流の組み立て方を紹介します。
忘年会で、何を持ち帰ってほしいのかを決める
一年の頑張りをねぎらいたいのか、部署を越えた関係を作りたいのか、次の年へ前向きな気持ちをそろえたいのか。目的によって、必要なプログラムは変わります。すべてを盛り込むより、今回もっとも伝えたいことを一つ決めると、挨拶や企画の選択がしやすくなります。
例えば、社員をねぎらう会であれば、長い業績説明より、仕事を支えた行動を具体的に紹介するほうが目的に合う場合があります。部署間の交流が目的なら、テーブルで話す時間や席の組み合わせに力を使います。豪華な演出を入れる前に、その演出で何を伝えたいかを確認しましょう。
参加者への案内にも、開催の意図を短く書いておきます。「一年を振り返り、普段話す機会の少ない方と交流する会です」と分かれば、参加者も過ごし方を想像できます。服装や開始時刻だけでなく、どのような時間になるのかを伝えることが、準備の第一歩です。
静岡県内の集まり方から、開始と終了を決める
静岡市、浜松市、沼津市など、離れた拠点から参加者が集まる場合は、会場の所在地だけで便利さを判断しないようにします。誰がどこから来るのか、勤務を終えてから移動するのか、車か鉄道かを確認し、参加者ごとの移動を整理しましょう。
開始時刻を決めるときは、仕事の終了から会場へ着くまでの時間を見込みます。ぎりぎりの到着を前提にすると、受付や着替え、荷物の整理を落ち着いてできません。遅れて来る社員がいる場合は、重要な企画を冒頭に集中させない配慮も考えられます。
帰りの移動も、企画の最後に付け足す情報ではありません。終了後に駅や駐車場へ向かう時間を含め、無理なく帰れるかを確認します。送迎を手配するなら、乗車場所、出発時刻、乗り遅れた場合の連絡先まで案内します。現在の時刻表や道路条件は、実際の開催日に合わせて確認してください。
一年の振り返りは、社員の仕事が見える材料を集める
売上や件数だけで一年を振り返ると、数字に表れにくい仕事が見えなくなることがあります。新しい仕組みを整えたこと、他部署を助けたこと、日々の業務を継続したことなど、会社を支えた出来事も材料になります。担当部署へ、紹介してほしい場面を具体的に尋ねてみましょう。
写真を集める際は、「何でも送ってください」では選びにくくなります。仕事中の工夫、チームで取り組んだ場面、今年始めた活動など、募集する切り口を示すと集めやすくなります。写真と一緒に、いつ、どこで、何をしていた場面かという短い説明も受け取っておきます。
紹介する内容は、担当部署と本人へ確認します。写真に写る社員や関係者、画面や書類に含まれる情報など、会場で共有してよいかを確かめてください。社外には出さない会でも、何でも使えるわけではありません。使用する範囲が変わった場合は、改めて確認する必要があります。
映像を作るなら、出来事を並べるだけで終わらせない
一年の写真を時系列で並べるだけでも記録にはなりますが、何を伝えたいのかが曖昧だと、見る側の印象に残りにくくなります。大変だった時期をどう乗り越えたか、部署の協力で何ができたかなど、一つの軸を決めて写真やコメントを選びましょう。
一人の長い話より、複数の社員の短い言葉をつなぐ方法もあります。ただし、出演人数を増やすこと自体を目的にすると、内容が薄くなります。その言葉が一年の振り返りにどのような意味を持つのかを考え、紹介する順番を決めます。普段目立たない仕事にも目を向けたいところです。
上映時間は、会場で食事や会話をする流れに合わせます。長い映像を流すために歓談を削るより、伝えたい場面を絞るほうがよいこともあります。音声が聞こえるか、後方の席から文字が読めるか、料理の提供と重ならないかを、当日の設備で確認しておきます。
感謝を伝える企画は、順位をつける以外にも作れる
忘年会に表彰を入れる場合は、何をたたえるのかを明確にします。売上などの成果を評価する表彰と、日常の助け合いへ感謝を伝える企画では、選び方も伝え方も違います。基準が曖昧なまま賞を増やすと、受け止め方に差が出ることがあります。
順位をつけず、社員から集めた感謝のコメントを紹介する方法もあります。誰がどのような場面で助かったのかを具体的にすると、聞いている社員にも仕事の意味が伝わります。個人的な事情や、本人が公開を望まない内容が含まれていないかは、紹介する前に確認します。
感謝を伝える相手を突然舞台へ呼ぶなら、本人が負担に感じないかも考えます。大勢の前で話すことが得意でない人には、コメントを代読する、席で拍手を受けるなどの形もあります。主催者の演出より、感謝される人が気持ちよく受け取れることを優先しましょう。
交流企画は、今年の出来事を話すきっかけにする
ゲームを入れるなら、忘年会の目的とつながる内容にしてみます。例えば、テーブルで今年印象に残った仕事を一つずつ紹介し、共通する出来事を探す方法です。知識を競わなくても、他部署がどのような一年を過ごしたかを知る時間になります。
会社に関するクイズも使えますが、特定の部署しか知らない問題ばかりにしないことが大切です。答えの後に背景を紹介し、知らなかった人にも発見がある構成にします。社員個人の失敗や私生活を問題にして笑いを取るような内容は、ねぎらいの場には向きません。
自由に話す時間は、企画が余ったときの調整枠にしないようにします。話が続き始めたところで毎回マイクの案内が入ると、交流は深まりません。短い企画で会話のきっかけを作り、その後は話し続けられる時間を残すと、ゲームと歓談がつながります。
準備の締切は、年末の忙しさを前提に置く
忘年会の準備は、通常業務の締めや繁忙期と重なることがあります。写真やコメントの提出を直前に頼むと、集まらないまま制作を進めることになりがちです。何を、どの形式で、いつまでに出してほしいかを伝え、確認に戻す時間も含めて予定を作ります。
社内で承認する人が複数いる場合は、確認の順番を決めておきましょう。部署が事実を確認し、主催者が全体の意図を確認するなど、役割を分けると修正が整理しやすくなります。全員が別々の資料へコメントすると、どの指摘を反映したか分からなくなるため、修正を集約する窓口も必要です。
出欠の締切は、会場の人数変更期限から逆算します。未回答の社員を確認する時間を残し、当日の急な変更については誰へ連絡するかを案内します。社員が参加できない場合にも、欠席理由を大勢へ説明するよう求めず、運営に必要な情報だけを扱うようにします。
予算に余裕が少ないときは、目的への影響が小さい項目から見直します。飾りや景品を増やす前に、社員が落ち着いて話せる時間と、必要な運営体制を確保します。費用を抑えるために幹事の作業を無制限に増やすのではなく、企画数そのものを減らす判断も考えてください。
準備が遅れた場合に取りやめる企画を決めておくと、直前の判断がしやすくなります。未完成の映像を無理に上映するより、写真を数枚紹介し、司会の言葉でつなぐ方法もあります。
幹事や出演する社員にも、楽しむ時間を残す
余興を社員へ依頼する場合、練習や準備が通常業務に加わります。毎年同じ人へ頼む、若手だからと断りにくい雰囲気でお願いする、といった進め方は避けたいところです。依頼する範囲と時間、必要な支援を明確にし、本人の意思を確認しましょう。
幹事が受付、司会、景品、写真撮影をすべて担当すると、食事をする時間もなくなりがちです。役割を分けるだけでなく、交代できる時間を用意します。外部へ依頼する場合は、どの業務を任せると社内担当者が参加者として過ごせるかを考えると、依頼の範囲を決めやすくなります。
当日の問い合わせ先を一つにまとめることも負担の軽減につながります。料理や席、進行の相談が別々の社員へ届くと、情報が食い違います。判断する責任者と、会場や制作側へ連絡する窓口を決め、幹事全員が同じ案内をできるようにしておきます。
最後は、次の年を一緒に迎える言葉で締める
締めの挨拶で新しい目標を長く説明すると、忘年会の余韻が業務連絡に変わってしまうことがあります。伝えたい方針がある場合も、詳しい説明は別の機会へ分け、その場では一年への感謝と次の年へ向けた短い言葉に絞る方法があります。
終了後の案内は、挨拶とは別に分かりやすく伝えます。送迎の集合場所、荷物の受け取り、忘れ物の窓口など、参加者が次に動ける情報をまとめます。退場時に人が一か所へ集中するなら、テーブルごとに案内するなど、会場の広さに合わせた方法を相談しましょう。
振り返りでは、楽しかったかだけでなく、一年の仕事を振り返る時間になったか、他部署と話せたか、参加しづらい点がなかったかを確認します。次回も同じ企画を使うかは、盛り上がりの印象だけで決めず、今回の目的に照らして判断します。
会社の忘年会は、忙しかった一年を社員同士で受け止める機会です。GROWSでは、静岡の拠点ごとの集まり方や社員の関係を伺い、振り返り、食事、交流が無理なくつながる進行を考えます。何をねぎらいたい一年だったのか、その話から準備を始めましょう。
この記事を書いた人
島田 忍
株式会社GROWS代表取締役。周年イベント、社内表彰式、キックオフ、内定式など、インナーブランディングを軸に企業イベントをプロデュース。企画から現場の運営まで携わり、組織の想いを伝え、人と人をつなぐイベントづくりに取り組んでいます。
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