懇親会の会場を用意して、料理も景品も決めた。それなのに、当日はいつもの部署ごとに固まってしまう。東海の複数拠点から社員を集める担当者にとって、これは気になることではないでしょうか。同じ会社でも、顔と名前が一致しない相手に自分から声をかけるのは、少し勇気が要ります。
GROWSの島田です。僕は、交流企画を考えるとき、盛り上がるゲームを探す前に「最初の一言をどう生むか」を考えます。話しかける理由があれば、会話は始めやすくなります。懇親会の役割は、その理由を用意することです。ここでは、初対面の社員が無理なく話し始め、仕事でも声をかけられる関係へつなげる方法を紹介します。
誰と誰に話してほしいのかを具体的にする
「部署を越えて交流したい」だけでは、席も企画も決めきれません。例えば、営業と製造がお互いの仕事を知る場なのか、新入社員が先輩に質問する場なのか、離れた拠点の社員が顔を覚える場なのか。今回つくりたい関係を一つ選ぶと、必要な会話が見えてきます。
名古屋の本社と岐阜、三重、静岡の拠点が集まるなら、勤務地だけでグループを分けないことが出発点になります。ただし、知り合いが一人もいない席に突然案内すると、不安が大きくなる人もいます。部署を混ぜる方針と、相談できる相手を近くに残す配慮を両立させましょう。
成功の基準も、会場の歓声だけに置かないようにします。「他拠点の社員を一人覚えた」「仕事の相談先が分かった」といった変化なら、参加者にも担当者にも意味が伝わります。企画の目的を司会から短く紹介すると、なぜその席で話すのかを理解してもらいやすくなります。
自己紹介は、答えやすい質問を一つ添える
名前と所属だけの自己紹介では、その後の会話が止まることがあります。そこで、「最近の仕事で助かったこと」「自分の部署に聞いてほしいこと」など、次の質問につながる話題を一つ添えます。仕事の専門知識がなくても答えられる問いにするのがポイントです。
反対に、いきなり失敗談や私生活の話を求めるのは避けたいところです。家族構成や休日の過ごし方などは、人によって話したい範囲が違います。答えを選べるお題を二つ用意し、話しにくければ別のお題を選んでもよいと伝えるだけでも、参加のしやすさは変わります。
自己紹介の時間は、テーブルの人数から逆算します。一人ずつ長く話すと、最後の人まで回る前に料理や次の企画が始まります。例えば、名前と仕事、質問への答えを簡潔に話す形を司会が実演し、順番を決めてから始めると、説明を聞いただけでは戸惑う人も取り組みやすくなります。
共通点探しは、見つからなくても会話になる形へ
初対面の交流には、テーブル内で共通点を探す企画が使えます。ただし、「全員に共通する珍しいこと」を短時間で見つけるルールにすると、答えを急ぐばかりになりがちです。二人に共通することを見つけ、その理由を聞く程度から始めると、会話そのものを楽しみやすくなります。
東海の拠点が集まる場合は、勤務地の近くでよく利用する場所や、通勤中に目にする景色なども話題になります。地域の知識を競う必要はありません。「そこはどんな場所ですか」と質問できることが大事です。特定の地域に住んでいない社員を置き去りにしないお題を選びましょう。
最後に各テーブルから一つだけ紹介してもらうと、会場全体にも会話が広がります。発表役は、直前に指名するより、話し始める前に相談して決めるほうが安心です。発表を得意な人に任せることと、全員が話せる時間を確保することは、別々に考えて構いません。
会社の仕事を題材にしたクイズで接点をつくる
部署紹介を長いプレゼンテーションにする代わりに、その部署の仕事に関するクイズを一問ずつ出す方法もあります。答えを知らない人が推測し、知っている人が背景を説明する流れにすると、普段は話す機会の少ない職種にも自然に出番ができます。
問題は、社内用語を知っているかどうかだけで正解が決まらない内容にします。例えば、「この作業で最初に確認することは何でしょう」という選択式なら、他部署の人も理由を考えられます。正解の後に、なぜその確認が必要なのかを短く説明してもらうと、仕事への理解につながります。
出題者には、笑いを取ることより、相手に伝わることをお願いしましょう。個人の失敗を答えにしたり、特定の拠点をからかったりする問題は、交流の目的から外れます。紹介する数字や写真についても、社内で共有してよいものか、担当部署に確認してから使います。
席を移るなら、移動の理由と行き先を明確にする
一度の懇親会で多くの社員と話してほしい場合、途中の席替えも選択肢になります。ただ、自由に移動してくださいと伝えるだけでは、知り合いのいる場所へ戻りやすくなります。名札の色や番号などで次の行き先を示し、移動先で話すお題まで用意しておくと、迷う時間を減らせます。
食事中の移動には注意が必要です。料理や飲み物を持ったまま人が交差すると、会話より移動に気を取られます。席替えを入れるなら、料理提供の区切りで行う、交流用の時間だけ別の場所へ移るなど、会場の使い方を調整します。移動が難しい人の席は固定し、周囲が入れ替わる方法も考えられます。
大人数の場合は、全員を一斉に動かす必要もありません。半分の参加者だけが移る形や、テーブルの代表が別の席へ話題を届ける形でも、新しい接点は生まれます。会場の広さと通路の取り方を見ながら、無理なく動ける方法を選びましょう。
話すことが得意でない人にも役割を用意する
懇親会で積極的に話さない人を、楽しんでいないと決めつけないことも大切です。相手の話を聞く、意見を書き留める、回答を選ぶなど、参加の形はいくつもあります。全員にマイクを回すことだけが、全員参加ではありません。
テーブルで一つの答えを作る企画なら、最初に各自が紙へ意見を書き、その後に順番に共有する方法が使えます。声の大きい人の案だけで決まるのを防ぎ、考える時間も確保できます。記入が難しい場合は口頭で伝えてもよいなど、方法を一つに限定しない工夫も必要です。
司会やテーブル担当は、沈黙をすぐに埋めようとしすぎないようにします。少し考えてから話したい人もいます。会話が止まったときだけ補助の質問を出すなど、進める役割と待つ役割の両方を意識すると、参加者のペースを守りやすくなります。
交流の時間を、料理や挨拶で細切れにしない
せっかく話が弾んできたところで、次々に挨拶や映像が入ると、会話はそのたびに止まります。懇親会の進行表には、何も発表しない時間も必要です。企画を詰め込む前に、参加者が落ち着いて料理を取り、相手の話を聞ける時間があるかを確認しましょう。
冒頭に短い交流企画を一つ入れ、その後は同じ相手と話を続けられるようにすると、企画が会話の入り口になります。後半に別のテーブルと関わる機会を設けるなど、交流の範囲を段階的に広げる考え方もあります。開始直後から全員を動かす必要はありません。
東海各地から社員が集まる場合は、帰りの移動も考えて終盤を組みます。早く出る社員がいるなら、大切な交流企画を最後だけに置かないようにします。参加できる時間に差があっても、誰もが一度は新しい相手と話せる構成にしておくことが大切です。
音と名札を整えると、話し始める負担が減る
交流の内容がよくても、向かいの人の声が聞こえない会場では会話が続きません。歓談中の音楽は、雰囲気を作る一方で、声を聞き取る妨げにもなります。会場の端やスピーカーの近くで実際に話し、無理に声を張らなくても聞こえるかを確認しましょう。
名札も交流の道具になります。小さな文字で正式な部署名を詰め込むより、呼ばれたい名前と相手に伝わる所属を読みやすく載せるほうが役立ちます。机に置く名札なら、料理やグラスで隠れない位置を考えます。胸につける場合は、着席した状態でも見えるかを確かめておきます。
困ったときに声をかけられる運営担当者が分かることも安心につながります。参加者と区別できる表示をつけ、席が見つからない、飲み物の場所が分からないといった小さな困りごとを受け止められるようにします。参加者が自分の居場所を確かめられてこそ、他の人との会話にも気持ちを向けられます。
事前案内には、服装や受付場所と一緒に、今回の懇親会でどのような交流を予定しているかを短く書いておきましょう。準備なしで参加できること、無理な発表を求めないことなど、実際の運営方針が分かると参加を判断しやすくなります。案内と当日の内容が違わないよう、司会や運営担当にも同じ説明を共有します。
試しに幹事同士でお題に答えてみると、分かりにくい表現や時間の不足に気づけます。説明に補足が必要なら、当日も同じ場所で迷う可能性があります。参加者の目線を大切にし、ルールを簡単にしてから本番を迎えましょう。
懇親会の後に、声をかけるきっかけを残す
イベントの翌日に、「昨日はありがとうございました」と連絡できる。その一言につながれば、懇親会の意味は会場の外にも続きます。名札には読みやすい名前と所属を載せ、部署紹介の資料などを後から確認できるようにすると、相手を思い出す助けになります。
振り返りでは、楽しかったかに加えて、初めて話した相手がいたか、他部署の仕事について知ったことがあったかを聞いてみてください。会話が生まれなかった席があれば、参加者の積極性だけで判断せず、人数、お題、時間、音の聞こえ方を見直します。
交流企画は、人を無理に盛り上げるためのものではありません。普段なら話しかける機会のない相手へ、一歩近づくための準備です。東海の社内懇親会を企画するときは、まず「誰と、どんな話をしてほしいか」を教えてください。GROWSは、その会話が生まれる席と進行から一緒に考えます。
この記事を書いた人
島田 忍
株式会社GROWS代表取締役。周年イベント、社内表彰式、キックオフ、内定式など、インナーブランディングを軸に企業イベントをプロデュース。企画から現場の運営まで携わり、組織の想いを伝え、人と人をつなぐイベントづくりに取り組んでいます。
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