経営者の発表資料も、オープニング映像も準備した。それぞれはよくできているのに、続けて見ると同じ話が繰り返され、何が一番大切なのか分かりにくい。キックオフでは、発表と映像を別々に作ることで、こうした重なりが生まれることがあります。
GROWSの島田です。経営メッセージを伝えるためには、見せ方を増やす前に、どの場面で何を伝えるかを整理することが大切です。三重の企業が複数拠点の社員へ方針を共有する場を想定し、原稿と映像を一つの流れへまとめる手順を説明します。
最後に覚えてほしい一文から、構成を考える
最初に、発表を聞いた社員が何を覚えて帰ればよいかを一文にします。売上目標、組織の変化、仕事の優先順位など、伝えたいことが多くても、中心となる考えを決めます。その一文へつながらない内容は、別の資料や会議へ分けられないかを検討しましょう。
一文は、抽象的な標語だけで終わらせないようにします。社員が自分の仕事で何を考えるべきかが分かる表現にすると、発表の構成を判断しやすくなります。言葉が短いことだけを優先せず、聞く人が意味を説明できるかを確かめます。
主催者と経営者、制作担当でこの軸を共有してから、原稿と映像の準備へ進みます。映像の完成後にメッセージを変えると、写真や構成を大きく直すことになります。制作の早い段階で、内容の判断をする人を決めておくことが大切です。
背景、判断、期待を、聞き手が追える順番にする
社員が知りたいのは、新しい方針の内容だけではありません。なぜ今それを選ぶのか、これまでと何が変わるのか、自分には何を期待されているのかも気になります。現在の状況、経営としての判断、今後の行動という順番で説明すると、話のつながりを追いやすくなります。
業績や市場の情報を示す場合は、数字の意味を言葉で説明します。表を映して読み上げるだけでは、どこを見るべきか分かりません。変化している点と、それが方針へどう関係するかを示し、細かな数字は後から確認できる資料へ分ける方法もあります。
難しい状況を説明する場合も、不安だけを残さないようにします。決まっている対応、検討していること、社員へ協力してほしいことを分けて伝えます。まだ決まっていない事項を、決定したような強い表現で話さないことが重要です。
映像には、言葉だけでは伝えにくい背景を任せる
映像は、社員の仕事の様子、拠点のつながり、これまでの歩みなどを見せる方法として使えます。経営者が同じ内容を詳しく説明するなら、映像は短くするなど、重複を調整します。映像を入れること自体を目的にせず、発表を理解するために必要かを考えましょう。
例えば、四日市、津、鈴鹿、伊勢などの拠点が関わる仕事を紹介し、その後に経営者が今後の連携方針を話す構成が考えられます。映像で仕事の具体的な姿を見てから説明を聞くと、社員が言葉を自分の職場へ結びつけやすくなります。
映像へ使う素材は、実際の仕事を正しく表すものを選びます。別の場面の写真を、特定の成果を示す写真のように扱わないようにします。素材の日時や内容を確認し、出演する社員や関係部署が公開してよい範囲を整理しておきましょう。
経営者本人の言葉は、原稿を整えすぎない
発表原稿を読みやすくすることは必要ですが、本人が普段使わない表現ばかりになると、話しにくくなります。伝えたい意味を確認し、本人が声に出して自然に話せる言葉へ整えます。文章として立派であることより、会場で聞いて伝わることを優先しましょう。
一文が長い場合は、意味のまとまりで分けます。主語が変わったことや、重要な判断が示されたことが聞いて分かるようにします。数字や固有名詞が続く箇所は、言い間違えや聞き違いが起きやすいため、資料の見せ方も合わせて確認します。
原稿をすべて暗記してもらう必要があるかも考えます。手元のメモ、演台の資料、画面の使い方など、本人が話しやすい方法を選びます。ただし、会場で使える機材と視線の位置を確認し、本番になって初めて読む場所を変えないようにします。
発表スライドは、話を代わりに読む資料にしない
画面に文章を詰め込むと、社員は読むことと聞くことを同時に求められます。発表中に見せる資料は、話の要点や図、重要な数字へ絞ると理解しやすくなります。配布して読む資料が必要なら、投影用とは別に作る方法もあります。
スライドの順番は、原稿の話題と合わせます。前の図を映したまま別の話へ進むと、聞き手が迷います。どの言葉で次の画面へ切り替えるかを決め、操作する人が分かる目印を原稿へ入れます。経営者自身が操作する場合も、実機で動きを確かめましょう。
会場の後ろや横から見えるかは、資料を作ったパソコンだけでは判断できません。画面の大きさと座席の位置で、文字や図の見え方が変わります。三重の拠点をオンラインでつなぐ場合は、遠隔側の端末でも要点が見えるかを別に確認します。
映像から発表へ移る、短い時間を丁寧に作る
映像が終わった直後に、照明が変わり、経営者が登壇し、マイクが入ります。この切り替えが曖昧だと、会場の集中が途切れます。最後の映像、司会の紹介、登壇する動き、最初の一言を一続きに考えましょう。
映像の音が終わる前に司会が話し始めると、言葉が聞こえにくくなります。反対に、何も起こらない時間が長いと、機材の不具合かと感じる人もいます。技術担当と、音、照明、画面、登壇の合図を共有し、実際の速度で試します。
経営者が登壇してから資料を探す状態にならないよう、手元の準備も確認します。マイクの位置、原稿、飲み物、資料の操作など、話し始めるまでに必要なものを整えます。派手な演出より、本人が落ち着いて最初の言葉を伝えられることが大切です。
部署ごとの受け止め方を、事前に確かめる
経営側には明確な言葉でも、現場では別の意味に受け取られることがあります。原稿や構成を確認する際は、異なる職種の社員が読んで分かるかを確かめます。方針の内容を多数決で決めるのではなく、説明が足りない部分を見つけるための確認です。
例えば、「早く対応する」という方針が、確認を省く意味に受け取られないかを考えます。優先したい行動と守るべき条件をセットで伝えると、現場が判断しやすくなります。誤解されやすい言葉は、具体例を添える方法が有効です。
質問が出そうな点は、発表で補足するものと、質疑で扱うものへ分けます。すべてを原稿へ加えると長くなるため、中心のメッセージが埋もれないようにします。発表後の質問窓口も案内し、聞いて終わりにしない準備を行います。
社員の声を映像へ入れるなら、問いをそろえる
社員のコメントを集める場合は、何を聞きたいかを先に決めます。仕事で大切にしていること、他部署と協力した場面、これから取り組みたい課題など、経営メッセージにつながる問いを用意します。質問がばらばらだと、編集の段階で無理につなぐことになりやすくなります。
答えは、会社が望む言葉へ誘導しすぎないようにします。本人が話した内容の中から意味のある部分を選び、必要なら背景を追加で聞きます。短く編集する場合も、前後を省いたことで意図が変わっていないかを確認します。本人が確認できる工程を日程へ入れておきましょう。
撮影する場所は、見栄えだけで決めません。周囲の音、明るさ、背景に写る情報、仕事への影響を確認します。各拠点で撮る場合は、画面の向きや音の録り方など、基本の条件をそろえる案内が必要です。撮影前に短い試し撮りを確認すると、撮り直しを減らせます。
コメントの数を増やすことより、全体で何が伝わるかを見ます。同じ内容が続くなら、別の立場の具体例を加える、一本を短くするなどの調整ができます。映像の長さを埋めるために発言を使うのではなく、社員の言葉を経営の説明につなぐ構成にしましょう。
当日の発表を、その後も確認できる内容へ整える
イベント後に資料を共有する場合は、会場での説明がなくても意味が分かるかを確認します。投影用の短い言葉だけでは、見た人が背景を思い出せない場合があります。重要な方針、決定事項、質問の窓口などをまとめた説明を添える方法があります。
映像や発表を録画して共有するなら、公開範囲と期間を決めます。社内だけで使う素材と、外部へ公開できる素材を混ぜないようにします。編集で一部を切り取る場合は、経営者の発言の意味が変わらないかを確認し、発言を理解するための必要な前提も、残しましょう。
発表後の質問には、原稿を作った担当者だけでは答えられない内容もあります。経営、人事、各事業の担当へつなぐ窓口を整理し、社員がどこへ聞けばよいか分かるようにします。資料を配ったことで説明が完了したと考えず、理解を確かめる機会を残します。
振り返りでは、印象に残った映像だけでなく、社員が方針をどう説明しているかを見ます。主催者が伝えたつもりの内容と違う受け止め方があれば、言葉や具体例を補う必要があります。次回の演出の改善と、今回の説明の補足を分けて考えましょう。
内容の確認と、機材の確認を分けて進める
原稿が固まる前に映像や資料の細部を仕上げると、変更のたびに作り直しが増えます。内容の確認、構成の確認、表現やデザインの確認、当日の再生確認という順番を整理し、それぞれの判断者と期限を決めます。
リハーサルでは、実際に使う資料と映像を、本番の機材で再生します。映像の音量、スライドの切り替え、発表者の声の聞こえ方を確認します。ファイル名や更新日時をそろえ、古い版を再生しないよう、最終データを管理する担当を決めておきます。
三重のキックオフで経営メッセージを届けるには、映像と発表が同じ方向を向いていることが大切です。GROWSは、伝えたい一文から内容を整理し、社員が背景を理解して次の仕事を考えられる構成を一緒に作ります。
この記事を書いた人
島田 忍
株式会社GROWS代表取締役。周年イベント、社内表彰式、キックオフ、内定式など、インナーブランディングを軸に企業イベントをプロデュース。企画から現場の運営まで携わり、組織の想いを伝え、人と人をつなぐイベントづくりに取り組んでいます。
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