新しい年度の方針を伝えたのに、社員の行動が変わった実感がない。キックオフイベントを開いた後、そんな課題が残ることがあります。経営者が分かりやすく話すことは大切ですが、聞いた社員が自分の仕事と結びつける時間も必要です。
GROWSの島田です。キックオフは、方針を発表する日であると同時に、これから何を一緒に進めるかを確かめる機会です。東海の複数拠点を持つ企業を想定し、経営の言葉を社員の行動へつなぐ企画と準備の順番を説明します。
イベントの後に、何が変わってほしいかを決める
最初に決めたいのは、映像や登壇者の数ではありません。社員にどの方針を理解してほしいのか、仕事の中でどの判断を変えてほしいのかを整理します。「一体感を高める」という目的だけでは、必要なプログラムを選びにくくなります。
例えば、部署を越えて顧客情報を共有する、現場の改善提案を増やす、優先する商品やサービスをそろえるなど、日常の行動に近い言葉へ置き換えます。すべての課題を一日で解決しようとせず、今回のキックオフで扱う範囲を決めましょう。
主催者の間で目的が異なる場合は、企画を作る前に確認します。経営側は方針の理解、人事は社員交流、営業は成功事例の共有を期待しているかもしれません。それぞれの意図を整理し、中心となる目的と補う目的を決めると、内容を詰め込みすぎずに済みます。
経営方針は、変える理由と選ぶ行動をセットで伝える
新しい目標の数字だけを見せても、社員はなぜその目標なのかを理解しにくいことがあります。現在の状況、これまでの成果と課題、今回の方針、社員へ期待することをつなげて説明します。背景が分かれば、単なる追加の指示として受け取りにくくなります。
方針の言葉は、部署ごとの仕事へ置き換えられるかを確認します。「品質を高める」「顧客へ寄り添う」といった表現を使う場合は、具体的にどのような判断や行動を意味するかを示します。抽象的な言葉だけで共通理解ができたと考えないことが大切です。
優先順位も伝えます。新しく取り組むことを増やすだけでは、現場が何から始めるか迷います。何を最初に進めるか、どのことは今回は扱わないかを説明できると、社員が仕事の計画を立てやすくなります。説明する人の間で表現をそろえておきましょう。
拠点ごとの状況を、同じ会社の課題として共有する
名古屋の本社と岐阜、三重、静岡の拠点では、担当業務や顧客、勤務の条件が違う場合があります。一つの拠点の事例だけで方針を説明すると、ほかの社員が自分の仕事と結びつけにくくなることがあります。複数の立場から具体例を選びましょう。
拠点紹介は、売上や人数を並べるだけでなく、どのような課題に向き合っているかを伝えると意味が深まります。成功した結果に加え、工夫したことや他部署からの協力も紹介すると、社員が自分の職場で応用できる点を見つけやすくなります。
事例を発表する社員には、成果を大きく見せることだけを求めないようにします。確認できる事実を基に、何を試して何が分かったかを話してもらいます。会社が伝えたい方針へ無理に合わせた物語を作るより、実際の仕事の過程が伝わることを大切にします。
聞く時間の後に、考える時間を置く
長い発表が続くと、社員は情報を受け取るだけで精いっぱいになります。大切な説明の後に、自分の仕事では何が関係するかを考える時間を設けます。すぐにグループで話す前に、各自が短く書き出すと、考えを整理しやすくなります。
問いは、広すぎないものにします。「今後どうするか」だけでは、何を書けばよいか分からない場合があります。「この方針に関係する現在の仕事は何か」「最初に確認したいことは何か」など、次の行動へ近づく順番で問いを作ります。
記入した内容は、すべてを発表させる必要はありません。近くの人と共有する、部署へ持ち帰る、質問として集めるなど、目的に合う使い方を決めます。書かせた資料がそのまま回収され、誰にも見られない状態にならないようにしましょう。
対話のグループは、目的に合わせて組む
部署を越えて考えを知りたい場合は、拠点や職種を混ぜたグループが向いています。一方、実際の行動計画を決めるなら、普段一緒に仕事をする単位で話すほうが進めやすいことがあります。一つの席割りですべてを行わず、前半と後半で分ける方法もあります。
グループへは、話す時間、決める内容、最後に共有するものを明確に伝えます。進行役がいる場合は、発言をまとめるだけでなく、話していない人の意見を聞く役割も共有します。役職の高い人の意見だけで結論が決まらないようにすることが大切です。
人数が多い場合は、全グループの発表に長い時間を使う必要はありません。共通する課題をまとめる、特徴のある提案を紹介する、後で資料を共有するなどの方法があります。話し合った内容をどう扱うかは、開始前に参加者へ伝えておきましょう。
質疑応答は、方針の理解を確かめる時間にする
社員から質問が出ることは、説明が失敗したという意味ではありません。自分の仕事へ置き換えようとすると、具体的な疑問が生まれます。事前と当日の両方で質問を受け付け、発言しやすい人だけが質問する場にならない方法を考えます。
回答する側は、すぐに答えられることと、確認が必要なことを分けます。未確定のことをその場で約束するより、誰がいつまでに確認するかを伝えるほうが、次の行動につながります。回答できなかった質問を記録し、イベント後の共有へ回します。
質問が多い場合は、似た内容をまとめて扱えます。ただし、都合のよい質問だけを選んだ印象にならないよう、選び方を整理します。時間内に扱えなかった内容も、後から確認できる窓口を用意し、聞きっぱなしにしないことが大切です。
演出は、方針を理解する助けになるかで選ぶ
映像や音楽、照明は、節目を印象づける方法になります。ただし、雰囲気が盛り上がったことと、方針が伝わったことは同じではありません。映像を入れるなら、何を理解してほしい場面なのかを決め、発表と内容が重なりすぎないようにします。
新しい方針を発表する前に、これまでの仕事を振り返る映像を入れる方法もあります。その場合も、社員が実際に取り組んできた内容を確認し、次の説明へつながる構成にします。見栄えのよい場面だけを集めて、現場の実感と離れた表現にならないようにします。
会場のスクリーンや音響は、最後列からも内容が届くかを確認します。東海の各拠点をオンラインでつなぐ場合は、遠隔側でも資料と声が分かるかを別に試します。主催会場でうまく見えていることだけで、全員へ伝わると判断しないようにしましょう。
発表者の準備は、原稿の完成を待つだけにしない
経営者や各部署の発表を集める際は、最初に話す役割と時間を共有します。資料が完成してから全体をつなぐと、内容の重複や説明の抜けを直す時間が足りなくなります。見出しの段階で順番を確認し、聞く社員が理解しやすい流れになっているかを見ましょう。
各発表には、参加者に覚えてほしいことを一つ書いてもらう方法があります。その一文を比べると、同じ話をしている部分や、誰も説明していない部分が見つかります。資料の見た目をそろえる前に、伝える内容の役割をそろえることが重要です。
登壇者が話しやすいことと、社員が聞いて分かることは、同じとは限りません。社内用語も職種が違えば意味が伝わらない場合があります。発表者以外の人が原稿を読み、説明が必要な言葉や前提を確認すると、内容を整えやすくなります。
一日の時間配分は、集中と移動の両方を見込む
発表時間の合計だけで進行表を作ると、休憩、席替え、質問の集計などの時間が抜けます。社員が資料を読み、考えを書き、次の席へ移る動きも含めて計画します。対話の時間が押した場合に、どこを調整できるかも事前に決めておきましょう。
各拠点から集まる場合は、到着と帰宅の条件を確認します。移動の負担が大きい社員の参加時間が短くなるなら、重要な説明を聞ける構成にする、後から確認できる資料を用意するなどの配慮が必要です。参加できる時間の差が、情報の差へ直結しないようにします。
食事や懇親会を組み合わせる場合は、方針を話す時間と自由に会話する時間を分けます。食事中に重要な説明を重ねると、聞き取りにくくなります。キックオフで生まれた質問や考えを、落ち着いて話せる余白を残すことも大切です。
アンケートは、理解と行動の間を確かめる
満足度だけでは、経営方針が仕事へつながるかは分かりません。理解できた点、まだ確認したい点、自分の部署で最初に考えたいことなどを尋ねます。社員が方針を自分の言葉で説明できるかを見ると、追加の説明が必要な部分を見つけやすくなります。
すぐに具体的な行動を書けなかった社員を、意欲が低いと決めつけないことも重要です。権限や情報が不足している場合があります。回答を部署や役割の違いと合わせて読み、主催者がどの支援を追加するとよいかを考えます。
終了前に、持ち帰る内容と次の確認日をそろえる
最後の挨拶で、今日決まったことと、部署で考えることを分けて伝えます。社員がそれぞれ違う解釈で職場へ戻ると、せっかく共有した方針が散らばってしまいます。確認すべき資料や、質問の窓口も一緒に案内します。
部署で行動計画を作るなら、いつまでに何を整理するかを決めます。次の会議や面談で確認する予定があれば、イベントの内容が日常の仕事へつながりやすくなります。担当者が計画を集めるだけでなく、実行を支える相談先も示しましょう。
東海のキックオフイベントでは、経営者が話した言葉を、社員が自分の仕事で考える時間へつなぐことが大切です。GROWSは、伝える内容と参加者の関係を整理し、発表、対話、行動の確認までを一つのプログラムとして考えます。
この記事を書いた人
島田 忍
株式会社GROWS代表取締役。周年イベント、社内表彰式、キックオフ、内定式など、インナーブランディングを軸に企業イベントをプロデュース。企画から現場の運営まで携わり、組織の想いを伝え、人と人をつなぐイベントづくりに取り組んでいます。
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