全社会議で社員同士が話す時間を作りたいと思い、分科会を入れることになった。けれど、何人ずつに分ければよいのか、何を話してもらえばよいのかが決まらない。部屋を分けるだけでは、対話の内容までは整いません。話し合いの終わりに何を残すかから考えてみましょう。
GROWSの島田です。分科会は、全体の発表で聞いた内容を、自分たちの仕事へ近づける時間にできます。岐阜の企業が複数部署や拠点を集めて行う全社会議を想定し、グループの作り方と進行、全体への共有方法を説明します。
分科会で、意見を集めるのか決めるのかを分ける
同じ話し合いでも、課題を出すことと、解決策を決めることでは必要な時間が違います。参加者に何をしてほしいかを明確にし、限られた時間で扱える範囲へ絞ります。「自由に意見交換してください」だけでは、グループごとに違う目的で話し始めてしまいます。
全社会議の方針を受けて、各部署で最初に取り組むことを考えるなら、行動案を一つ残すなど、成果の形を決めます。現場の課題を把握したいなら、すぐに解決策を出すより、困っている場面と理由を整理する時間にしてもよいでしょう。
主催者が後から何に使うかも伝えます。経営側が検討する資料になるのか、部署で実行する計画になるのかで、参加者の書き方が変わります。話し合った内容がどう扱われるか分からないまま、提出だけを求めないようにしましょう。
グループは、話したい内容に必要な人で組む
普段の業務を具体的に見直す場合は、同じ仕事をする社員が集まるほうが話しやすいことがあります。一方、部署間の引き継ぎや連携を考えるなら、異なる立場の社員を混ぜる必要があります。交流を目的に混ぜた席で、そのまま部署の実行計画を決めようとしないことが大切です。
岐阜県内の本社や工場、営業所から集まる場合は、拠点の人数に偏りがないかを確認します。人数の少ない拠点の社員が一人だけ入る場合、その人の話を聞ける進行を用意します。大きな部署の事情だけで結論が決まらないよう、参加者の構成を見ます。
グループの人数は、会場の机に座れる数だけで決めません。一人ずつ話す時間、意見をまとめる時間、全体へ報告する時間から考えます。人数が多い場合は、最初に二人組で話してからグループへ共有するなど、発言する機会を確保する方法もあります。
部屋の広さより、声が届くかを確認する
同じ会場で複数のグループが話すと、隣の声が重なり、近くの相手の話も聞きにくくなる場合があります。机の間隔、天井や壁の条件、マイクを使うかを会場担当者と確認します。全体発表に適した配置が、分科会にも適しているとは限りません。
別室を使う場合は、部屋ごとの設備や机の配置が同じかを確かめます。ある部屋だけ画面が見にくい、記入する場所が足りないなどの差があると、同じ指示でも進み方が変わります。使用する道具を一覧にし、各室で確認しましょう。
移動する経路と時間も進行へ含めます。部屋番号を伝えるだけでなく、案内図やスタッフの位置を決めます。全体会場へ戻る際も、終了の合図と集合時刻をそろえ、分科会ごとに戻る時間がばらつかないようにします。
問いは、参加者が具体的に答えられる形にする
「会社をもっとよくするには」という問いでは、話題が広がりすぎてまとまらないことがあります。「部署間で情報を渡すとき、どの場面で手戻りが起きるか」のように、仕事の場面が想像できる問いへ絞ると、具体的な意見が出やすくなります。
問いを複数用意する場合は、事実、理由、次の行動という順番を考えます。最初から解決策だけを求めると、課題の受け止め方が違うまま案を競うことになります。何が起きているかを共有してから、変えられることを考える時間を作ります。
主催者の望む答えへ誘導する問いになっていないかも見直します。社員の意見を聞きたいなら、異なる見方が出る余地を残します。すでに決定した事項を説明する時間と、意見によって変えられる事項を話す時間は分けて案内しましょう。
進行役は、結論を出す人ではなく話を支える人
各グループに進行役を置く場合は、時間を管理し、発言の偏りを調整し、問いへ戻す役割を共有します。進行役が自分の意見へまとめることを求めないようにします。管理職が担当する場合も、役職の強さで議論を終わらせない進め方を確認します。
発言が出にくい場合は、各自が先に考えを書き、その後に順番に紹介する方法が使えます。書いたものを全部読む必要はなく、話したい点を一つ選んでもらいます。すぐに言葉にできる人だけで進む状態を減らせます。
意見が分かれた場合は、無理に一つへまとめる必要があるかを考えます。課題を集める分科会なら、異なる意見を理由と一緒に残すことにも意味があります。合意が必要な場合は、判断する基準と決める範囲を確認し、時間切れで多数の意見へ流れないようにします。
記録は、発言の羅列より次に使える形へまとめる
記録用紙には、話す問いと同じ見出しを置きます。課題、具体的な場面、試したいこと、確認が必要なことなど、後から読んで意味が分かる欄にします。自由な白紙だけでは、記録する人によって情報の粒度が変わりやすくなります。
誰が言ったかを残す必要があるかも、目的に合わせて決めます。発言者を評価するための記録ではないなら、個人名を一つずつ付ける必要はない場合があります。記録を共有する範囲を参加者へ伝え、話した内容がどこへ届くかを明確にします。
記録担当が話し合いへ参加できなくなるほど作業を増やさないことも大切です。要点を短く書き、最後にグループ全員で確認する時間を取ります。提出前に意味が違わないかを確かめると、主催者が後から読み違えることを減らせます。
全体共有は、各組の発表を長く並べすぎない
グループ数が多い場合、全組が長く発表すると、聞く側の集中が続きにくくなります。一組が伝える内容を、最も重要な気づきや提案へ絞る方法があります。詳しい記録は後で共有し、会場では違いや共通点が分かる進行にします。
全体の司会は、発表をただ順番に呼ぶだけでなく、似た課題や異なる視点を短く整理します。ただし、主催者の都合に合わせて意見を変えないようにします。発表した人へ意味を確認しながらまとめると、参加者も全体のつながりを理解しやすくなります。
発表しないグループの内容も、きちんと扱う方法を決めます。資料として共有する、経営側が後日回答するなど、次の流れを案内します。選ばれた発表だけに価値があるように見せないことが、分科会への納得感につながります。
時間配分は、考える・話す・まとめるに分ける
分科会全体の持ち時間だけを伝えると、話し合いが盛り上がったまま提出の時間になることがあります。個人で考える時間、意見を出す時間、共通点を整理する時間、成果を確認する時間へ分け、進行役へ目安を渡します。最後に書き直す時間も必要です。
問いが難しい場合は、説明を聞いてから考え始めるまでにも時間がかかります。主催者の間で一度問いに答えてみると、必要な情報や分かりにくい言葉が見つかります。答えを誘導するためではなく、参加者が作業へ入れるかを確かめる練習として行いましょう。
時間が足りなくなった場合に、どの問いを優先するかも決めます。すべてを急いで書くより、一つの課題を具体的にするほうが役立つ場合があります。進行役が独自に内容を削るのではなく、主催者から調整の方針を共有しておきます。
別室を回る運営担当は、内容を決める役ではない
複数の部屋を使う場合は、全体の運営担当が進み具合を確認する方法を用意します。資料が足りない、説明を聞き逃した、機材が使えないといった困りごとを受ける役割です。各組の議論を評価したり、特定の答えへ直したりするために回るのではないことを共有します。
部屋ごとに同じ質問が出た場合は、全体の説明が不足している可能性があります。一室だけへ補足して終えず、必要に応じてすべての進行役へ同じ情報を伝えます。途中で問いの条件が変わったように見えないよう、補足する内容は主催者が整理しましょう。
終了の案内は、各室で同じ時刻に届く方法を決めます。全体会場へ戻る移動があるなら、片付けと移動を含めて知らせます。会場の時計や連絡機器を確認し、担当者が部屋を探して走り回らなくても済むようにしておきます。
振り返りでは、話せたかと成果が使えたかを分ける
分科会の評価は、盛り上がったかだけでは判断しにくいものです。自分の意見を出せたか、ほかの立場を知れたか、問いを理解できたかを参加者へ確認します。発言が少なかった理由も、本人の積極性だけでなく、人数や進行の条件から見直します。
主催者側では、集まった内容が次の判断に使える形だったかを確認します。抽象的な言葉が多かったなら、問いや記録用紙を具体的にする余地があります。次回は何を変えるかを、参加者の感想と成果物の両方から考えましょう。改善の理由も、引き継ぎ用に記録します。
分科会の後に、誰が何を引き取るかを決める
よい提案が出ても、担当者が決まらなければ実行へ進みにくくなります。部署で試せること、他部署との調整が必要なこと、経営側の判断が必要なことへ分け、次に確認する担当を決めます。その場で決められない項目も、確認する期限を残しましょう。
分科会を実施したことだけで、社員の意見を聞いたと考えないようにします。提出された内容へどう対応したかを共有することが大切です。採用しない提案にも、理由や別の対応を説明できると、社員は話し合った時間の意味を確認できます。
岐阜の全社会議で分科会を取り入れるなら、部屋と人数の準備に加えて、問いと成果の使い方まで決めておきましょう。GROWSは、参加者の仕事と会議の目的を伺い、対話から全体共有、その後の行動までつながる進行を考えます。
この記事を書いた人
島田 忍
株式会社GROWS代表取締役。周年イベント、社内表彰式、キックオフ、内定式など、インナーブランディングを軸に企業イベントをプロデュース。企画から現場の運営まで携わり、組織の想いを伝え、人と人をつなぐイベントづくりに取り組んでいます。
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