社員研修を社外で開くことになり、掛川で会場を探している。せっかく集まるなら交流も入れたいけれど、講義と食事を並べるだけで一日が埋まってしまう。担当者が悩みやすいのは、内容の多さより、何にどれだけ時間を使うかという点です。
GROWSの島田です。研修イベントでは、話を聞いた量だけで成果を考えないようにしたいと思います。参加者が試し、疑問を出し、自分の仕事に当てはめる時間があって初めて、学んだ内容を使いやすくなります。交流も、その学びを支える場として組み込めます。
この記事では、掛川へ複数拠点の社員が集まる研修を想定し、目的、時間割、会場、実習、交流、帰社後の確認を解説します。研修の専門的な内容は担当講師と相談しながら、参加者が学びやすい一日の組み方を考えていきましょう。
研修後にできてほしいことを、一つの場面で考える
「コミュニケーション力を高める」という目的だけでは、何を学ぶかが広すぎます。仕事のどの場面で、今より何ができるようになってほしいかを考えます。引き継ぎで要点を伝える、部下の困りごとを聞く、他部署へ依頼するなど、具体的な場面へ絞ります。
そのうえで、参加者が今どこで困っているかを確認します。経験のある社員と、初めて担当する社員では、必要な説明が異なります。同じ研修へ参加してもらう場合は、共通して扱う基礎と、経験に応じて考える課題を分ける方法があります。
講師へ依頼するときは、研修名だけでなく、その仕事の場面と参加者の状況を伝えます。講師が得意な内容を一方的に盛り込むのではなく、今回の目的に合う範囲を一緒に調整します。到達点が分かれば、時間を削る際の優先順位も決めやすくなります。
掛川へ到着する時刻から、開始の条件を決める
同じ県内でも、社員の出発地によって移動の条件は異なります。掛川の会場へ何時に着けるかを、各拠点の勤務や交通手段から確認します。会場を使い始められる時刻と、全員が落ち着いて学び始められる時刻は、同じとは限りません。
受付、荷物の整理、トイレなどの時間を取り、到着直後に重要な講義を詰め込まないようにします。遅れて到着する予定の社員がいるなら、最初に何を共有し、どの時点から合流できるかを考えます。事情を知らないまま、本人だけが説明を追いかける状態を避けます。
帰りも先に確認してください。予定の交通に間に合うために、最後の振り返りだけ抜ける社員が出ると、学びをまとめる機会が失われます。開始と終了の両方を決め、その間に収まる内容を選ぶことが、実行できる時間割の出発点です。
講義の後に、短く試す時間を置く
長い講義を聞いてから最後に一度だけ実習する構成では、前半に学んだことを使うまで時間が空きます。内容をいくつかに分け、説明した直後に短く試す形を検討します。分からなかった点を、その場で確かめやすくなるためです。
例えば、伝え方を学ぶ研修なら、説明の後に二人組で依頼の場面を試し、聞いた側から何が分かったかを返します。その後に講師が補足し、もう一度試します。一度で上手にできたかを評価するより、何を変えると伝わるかを考える時間にします。
実習の説明が複雑だと、内容を試す前に時間が過ぎてしまいます。目的、役割、時間、終わった後に話すことを簡潔に示します。主催者と講師で一度試してみると、説明が足りない箇所や、必要な道具が見つかります。
実習の振り返りを、省略しない
体験しただけでは、仕事で使える学びとして整理できない場合があります。実習後には、何が起こり、なぜそうなったと思うか、次は何を変えるかを話す時間を設けます。感想だけで終わらせず、行動と結果の関係を考えます。
振り返りの問いは、多くしすぎないようにします。すべての質問へ順番に答えることが目的になると、一つの気づきを深めにくくなります。今回の到達点に関係する問いを選び、参加者が自分の言葉で説明できる時間を取ります。
発表を求める場合は、上手な答えを競う雰囲気にしないことも大切です。うまくいかなかった場面に、学びの材料があることもあります。講師と進行役で、どのように意見を受け止めるかを共有しておきましょう。
席の配置は、講義と実習の両方で確かめる
会場を選ぶときは、人数分の席があるかだけでなく、参加者がどのように作業するかを伝えます。前を向いて聞く時間と、互いの顔を見て話す時間では、使いやすい配置が異なります。机を動かすなら、その時間と担当も必要です。
資料を広げる、紙へ書く、立って発表するなど、実習の動きを図面へ書き込みます。隣の班の声が気になりすぎないか、講師が各班へ近づけるかも確認します。広い部屋でも、机を詰めて置くと作業しづらくなることがあります。
画面の見え方と音声は、後方の席から確認します。説明を聞きながら手元で作業する場合は、資料を見返せる方法も考えます。会場の設備だけに頼らず、講師が使う端末や道具を含めて相談してください。
休憩は、集中を切り替える時間として確保する
時間が足りなくなると、休憩を短くしがちです。しかし、移動やトイレの時間が足りないと、次の説明が始まっても参加者が戻りきれません。休憩も必要な時間として組み込み、講義の内容を調整する際に簡単に削らないようにします。
休憩中に講師へ質問したい人もいます。個別の質問が続く場合は、再開後に全員へ共有するか、後で対応するかを考えます。講師が休めないまま次の講義へ入る状態も避け、事務局が時間を管理します。
会場を出て食事をする場合は、食べる時間だけでなく、移動と注文、戻る時間まで確認します。人数が多いなら、どこへ行くかを各自へ任せる方法が今回の予定に合うかを見直します。昼休みの遅れが、午後の実習へ影響しない計画にします。
交流は、研修で話しきれなかったことをつなぐ
懇親の時間には、別拠点で同じ仕事をしている社員が話せる席を用意する方法があります。研修の内容を現場でどう使えそうか、普段どんな工夫をしているかを聞くと、学びが具体的になります。講義では扱いきれない仕事の背景も知ることができます。
ただし、食事中まで課題を細かく指定しすぎると、交流の自由さが失われます。最初の話題を一つ示し、その後は自然な会話へ進める程度でも構いません。相談したい相手の顔と名前が分かるだけでも、帰社後の連絡がしやすくなります。
交流が苦手な人もいることを前提に、全員へ大きな声で自己紹介を求める以外の方法を考えます。少人数で仕事を紹介する、名札に担当業務を添えるなど、話し始めるための小さなきっかけを用意します。
時間割には、何を優先するかを書いておく
予定より質問が多く出たとき、時間どおり進めることだけを優先すると、大切な疑問を残すことがあります。一方で、すべての質問に長く答えると実習ができなくなります。講師と事務局で、今回必ず扱う内容と、後から補足できる内容を分けます。
進行表には、開始と終了の時刻だけでなく、その時間の目的も書きます。遅れた場合に、何を残して調整するかを判断しやすくなります。講師の話を突然止めるのではなく、残り時間を知らせる方法も事前に相談しておきます。
参加者へは、細かな運営事情まで伝える必要はありません。予定が変わる場合は、次に何を行い、終了予定が変わるかを簡潔に案内します。先が見えることは、落ち着いて参加できる条件の一つです。
持ち帰る行動は、本人が選べるようにする
最後の時間には、学んだことをすべて実行すると宣言するのではなく、まず試したいことを一つ選んでもらいます。いつ、どの仕事で使うかまで考えると、職場へ戻ってから始めやすくなります。必要な協力があれば、その相談先も書きます。
上司へ共有する場合は、研修の感想文だけを求めるより、試したい行動について話せる形式にします。上司にも研修の目的を伝え、取り組む時間や機会を相談できるようにします。本人の意欲だけに任せず、仕事の中で使える条件を整えることが大切です。
開催後の確認日は、仕事で試せる時期に合わせます。実行したかどうかだけでなく、試して困った点や変化を聞きます。その反応を次の研修へ戻すと、毎回同じ内容を繰り返すことを避けられます。
当日の説明を減らすため、事前に共有する
研修前の案内には、開催の目的と、当日にどんな実習を行うかを簡単に記載します。社員が何を期待されているかを知って参加できると、冒頭で長く説明する必要が減ります。持参する資料がある場合は、どの程度準備すればよいかも示してください。
事前課題を出すなら、当日の学びに使うものへ絞ります。書いた内容が研修中に扱われないと、参加者は準備した意味を感じにくくなります。例えば、仕事で困った場面を一つ持ち寄り、その場面を実習で使う形なら、課題と研修のつながりが分かります。
準備に必要な時間は、社員の勤務の中で確保できるかも確認します。課題の量を増やすより、何を思い出しておくと参加しやすいかを伝える方法もあります。研修に参加する前から負担が大きくなっていないかを、各拠点の担当者と相談しましょう。
担当者の準備を、講師と運営で分ける
研修内容の設計、参加者への案内、会場手配、資料の印刷、当日の受付など、必要な仕事を書き出します。講師が対応する範囲と、主催者が用意する範囲を確認し、道具や資料の準備がどちらにも入っていない状態をなくします。参加者へ出す案内と、講師に渡す条件が食い違っていないかも確認します。目的や時間の変更があれば、関係する資料をそろえてから共有していきましょう。
掛川で研修イベントを検討する際、GROWSへは会場や人数とともに、社員がどの仕事で何をできるようになってほしいかをお聞かせください。講義、実習、交流、移動を一つの流れとして整理し、担当者が準備しやすく、社員が学びを持ち帰れる一日を支えます。
この記事を書いた人
島田 忍
株式会社GROWS代表取締役。周年イベント、社内表彰式、キックオフ、内定式など、インナーブランディングを軸に企業イベントをプロデュース。企画から現場の運営まで携わり、組織の想いを伝え、人と人をつなぐイベントづくりに取り組んでいます。
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