新年度の方針を発表し、目標も共有した。それでも、職場へ戻ると昨年と同じ進め方になっている。キックオフイベントを準備する担当者にとって、当日の盛り上がりと、その後の仕事をどうつなぐかは大きな課題です。
GROWSの島田です。方針が伝わることと、社員が動けることの間には、もう一段階あると思います。自分の仕事とどう関係するのか、何を変えればよいのか、誰に相談すればよいのか。そこまで考えられる時間があると、キックオフは新年度を始めるきっかけになります。
磐田の本社や事業所、周辺の拠点が集まるキックオフを想定し、方針発表、部門の対話、行動の整理、開催後の共有を解説します。目標をもう一度読み上げる会から、社員が次の一歩を考える会へ変えるための準備です。
今年、何を変えたいのかを短く説明する
キックオフの準備では、経営層から伝えたいことを集めます。その際、売上や利益などの目標だけでなく、昨年から何を変えたいのかを聞きます。同じ数字を見ても、社員が受け取る意味は、担当する仕事によって異なります。
例えば、顧客への対応を早めたいという方針なら、どこで時間がかかっているか、何を優先して変えるかを説明します。現場へ努力を求めるだけではなく、会社として整える仕組みや支援も示すと、社員が自分たちの役割を考えやすくなります。
発表の冒頭では、今年の方針を短い言葉にまとめます。ただし、印象的な標語だけで終わらせず、その意味を具体的な仕事の例で説明します。新しく入った社員にも分かる言葉か、部署独自の前提が隠れていないかを確認してください。
昨年の振り返りは、数字の羅列にしない
前年度の成果を紹介するときは、結果と、その結果から分かったことを分けて伝えます。達成した目標にも、続けたい工夫や見直したい点があるはずです。未達だった項目も、単に反省を促すのではなく、今年どう取り組み方を変えるかへつなげます。
現場の事例を入れるなら、具体的な行動が分かるものを選びます。誰が何を工夫し、周囲とどう協力したかを伝えると、数字を身近な仕事として受け止めやすくなります。特定の部署だけが主役にならないよう、事例の選び方も考えましょう。
資料の量は、発表の持ち時間に合わせて絞ります。細かな数値は配布資料へ回し、会場では判断の要点を説明します。社員が資料を読むことに追われ、話を聞く余裕がなくなる状態を避けることが大切です。
全社方針と部門目標のつながりを見せる
全社方針の後に各部門が発表しても、話がつながっていなければ、別々の目標が並んだ印象になります。各部門の発表者へ、全社方針のどこを受けて、何に取り組むのかを示してもらいます。形式をそろえることで、社員も関係を追いやすくなります。
例えば、部門ごとに「今年力を入れること」「ほかの部署と協力したいこと」「社員へ相談したいこと」を整理します。成果の宣言だけでなく、連携が必要な点を共有すると、後の対話へつながります。発表資料は、全体を通して一度確認してください。
磐田の事業所と離れた拠点が参加する場合、現場の役割が見えにくいことがあります。拠点名を紹介するだけではなく、ほかの部署へどんな仕事を渡しているかを説明すると、会社全体のつながりが理解しやすくなります。
聞いた直後に、考える時間を設ける
発表が続くと、社員は疑問を整理する前に次の情報を受け取ることになります。重要な説明の後には、短く振り返る時間を設けます。分かったこと、自分の仕事に関係すること、まだ確かめたいことをメモするだけでも、受け身の時間から切り替えられます。
いきなり班で意見をまとめるより、まず一人で考える時間を取る方が、発言しやすい人だけに話が偏るのを防げます。用紙や画面には問いを簡潔に示し、何を書けばよいか迷わないようにします。文章を上手に書くことを求めず、短い言葉で残せる形式にします。
すべてのメモを回収する必要はありません。本人が持ち帰るものと、事務局へ質問として渡すものを分けると、社員も書きやすくなります。個人の考えをそのまま全員へ公開する前提にしないことも、率直に考えられる条件の一つです。
部署で話す時間と、部署を越えて話す時間を分ける
自分たちの仕事へ落とし込むには、同じ業務を知る人同士で話す時間が役立ちます。一方、部署の中だけでは、ほかの部門へ何を相談すべきか気づきにくい場合があります。目的に応じて、部署別の対話と、部署を混ぜた交流を組み合わせます。
部署別では、今年変えたい仕事の進め方を具体化します。部署を越えた場では、その変更で相手へ何を依頼したいか、どんな影響があるかを話します。同じ問いを繰り返すのではなく、それぞれの時間に役割を持たせると、会話が前へ進みます。
席を動かす場合は、移動と説明の時間も見込みます。班分けが複雑すぎると、話す前に疲れてしまいます。大きく移動しなくても、隣の部署と組を作るなど、目的を満たす簡単な方法がないかを考えてください。
行動案は、仕事の中で試せる大きさにする
対話の最後に「連携を強化する」と書くだけでは、翌日何をするかが決まりません。誰と、どの場面で、何を変えるかまで考えます。例えば、案件を引き継ぐときに確認する項目をそろえる、週の初めに担当同士で短く確認するなど、実際の行動へ置き換えます。
行動案は、最初から一年分を完成させなくても構いません。まず試すことと、その結果を見る時期を決めます。試して分かったことを受けて直せる形にすると、社員も取り組みやすくなります。実施に必要な承認や協力がある場合は、その相談先も記録します。
数を増やしすぎないことも大切です。通常業務に加えて実行できるかを考え、優先する行動を絞ります。できなかったときに社員の意欲だけを問題にせず、時間や権限など、実行に必要な条件がそろっているかも確認しましょう。
行動案を比べるときは、自分たちで始められることと、他部署の協力が必要なことを分けます。後者を部署内だけで決定すると、相手の予定や事情と合わないことがあります。キックオフでは相談の入口をつくり、詳細は関係者で確かめる形にすると、無理な約束を避けられます。
例えば、問い合わせへの回答を早める案なら、回答する人を増やす前に、どの情報がそろえば判断できるかを両部署で確認します。依頼する側の書き方を変えることで、やり取りを減らせる場合もあります。行動案には、変える作業だけでなく、相手へ確認したい前提も添えると、具体的な相談を始められます。相談結果も行動案へ反映しましょう。
経営層へ戻す質問を、会場で整理する
行動を考える過程で、方針の意味や判断基準への疑問が出ることがあります。各班の発表を感想だけで終わらせず、経営側へ確認したい点も受け取ります。全員に関係する質問は、会場で回答する時間を設けると理解をそろえられます。
答えが決まっていないことは、確認してから回答する扱いにします。その場の発言を急いで約束へ変えず、検討する担当と共有する時期を示します。事務局は質問を記録し、回答が必要なものが残っていないかを終了後も管理します。
質問者を評価するような応対にならないよう、司会と回答者で進め方を相談します。疑問が出ることは、社員が自分の仕事へ当てはめて考えた結果でもあります。方針の説明を深める材料として扱いたいところです。
懇親会を、方針について話せる場へつなぐ
キックオフの後に懇親会を行うなら、発表と全く切り離す必要はありません。会議で気になったことを別の部署へ聞く、協力したい相手と顔を合わせるなど、対話を続けるきっかけを用意できます。席の組み方や最初の声掛けで支える方法があります。
ただし、食事の時間まで課題を提出する研修にすると、社員は落ち着いて話しにくくなります。話題を一つ添え、そこから自由な会話へ進める程度にするなど、会議との違いも持たせます。相手の仕事だけでなく、人柄を知る時間があってよいと思います。
経営層が各テーブルを回る場合は、社員が一方的に話を聞く形にならないようにします。今日の説明で気になった点を聞くなど、社員の言葉を受け取る役割を共有しておくと、会議とは違う対話が生まれます。
発表者と運営担当で、時間の使い方を合わせる
発表が長くなった結果、社員が考える時間だけが短くなることがあります。準備の段階で、対話も大切なプログラムであると共有し、発表資料を持ち時間に合わせて調整します。説明を足す場合は、どの時間へ影響するかも確認します。
リハーサルでは、発表そのものに加え、社員へ用紙を渡す、席を移動する、質問を集めるといった動きを試します。資料の枚数を減らすことだけでなく、説明が分かりやすく、参加者がすぐ動けるかを見ることが重要です。
磐田市内外から社員が集まる場合は、終わりの時刻にも配慮します。移動の予定がある社員が最後の対話へ参加できない構成になっていないか、開始と終了の両方から時間割を確認してください。
終了後に、何を共有するかを先に決める
キックオフの資料は、記録として保存するだけでなく、社員が仕事で参照できる場所へまとめます。全社方針、各部門の取り組み、質疑の回答を見つけやすく分けると、後から確かめやすくなります。変更があった場合は、いつ更新した内容かも示します。
各部署で決めた行動は、実施したかだけでなく、試して何が分かったかを聞きます。うまく進んだ例と、条件を見直す必要がある例を共有すると、ほかの部署も参考にできます。次の大きなイベントまで待たず、短い確認を続ける方法を考えましょう。
磐田でキックオフイベントを準備する際、GROWSへは方針の内容とともに、社員にどんな一歩を踏み出してほしいかをお聞かせください。発表、対話、交流、開催後の共有をつなぎ、仕事へ持ち帰れる一日を一緒に考えます。
この記事を書いた人
島田 忍
株式会社GROWS代表取締役。周年イベント、社内表彰式、キックオフ、内定式など、インナーブランディングを軸に企業イベントをプロデュース。企画から現場の運営まで携わり、組織の想いを伝え、人と人をつなぐイベントづくりに取り組んでいます。
GROWS代表メッセージ ↗
