伊賀で社内イベントを開く際、会場と料理は決まったのに、社員の集まり方が決まらない。車で来る人、会社からバスに乗る人、駅で合流したい人がいて、案内を一つにまとめられない。参加者が増えるほど、こうした準備が幹事の負担になります。
GROWSの島田です。移動はイベントの前後にある付随的な作業と思われがちですが、社員にとっては一日の予定そのものです。どこへ行き、何時に帰れるかが分かって初めて、安心して参加を決められます。会場内の企画と同じように、集合と帰りの流れも早めに組み立てたいところです。
この記事では、伊賀市内の事業所で働く社員と、ほかの地域から参加する社員が集まる場合を想定します。自家用車と送迎バスを併用するときに、主催者が整理する情報、会場や運行会社への相談、当日の案内を解説します。
「車で来る人が多そう」を、人数へ置き換える
最初に確認するのは、参加人数と車の台数が違うということです。二百人が参加しても、一人一台とは限りません。相乗りする人もいれば、家族に送ってもらう人、会社からバスに乗る人もいます。人数だけから駐車場が足りるかを判断しないようにします。
参加申込では、来場方法を選んでもらいます。自分で運転する、ほかの人の車に乗る、送迎バスを使う、個別に公共交通で来るなど、今回必要な区分を設けます。まだ決まっていない場合も回答できるようにし、確定する期限を案内します。
行きと帰りの方法が同じとは限りません。会社からバスで来て、帰りは家族と合流する人も考えられます。往復の利用を別々に確認すると、帰りのバスで誰を待つべきかが明確になります。必要以上に個人の予定を集めず、運営に必要な情報へ絞ってください。
集合場所は、社員の出発地から考える
伊賀市内だけでなく、名張や県外の事業所から参加する場合、全員を同じ場所へ集合させることが便利とは限りません。会社へ戻ってからバスに乗ることで、かえって遠回りになる社員もいるかもしれません。拠点ごとの出発地と勤務終了の時刻を並べて考えます。
バスの乗車場所を増やすと、利用しやすい社員が増える一方、経由地と確認作業も増えます。停車できる場所、所要時間、当日の運行条件は運行会社と相談します。地図上で近いから短時間で寄れると決めつけず、具体的な経路として確認してください。
乗り場の説明には、施設名だけでなく、どの入口側か、どこで係員を探すかを示します。集合場所に複数の車がいる場合でも、自分の便が分かる表示を用意します。初めて使う場所なら、写真や簡単な図を添えると案内しやすくなります。
駐車場は、使える台数と使い方を確かめる
会場に駐車場があっても、その全区画をイベント参加者が使えるとは限りません。ほかの利用者と共有するのか、予約できる範囲はあるのか、利用時間や料金はどうなるかを会場へ確認します。スタッフや搬入車両の分も含めて必要台数を整理します。
参加者の車と、機材を運ぶ車が同じ時間に入口へ集まらないよう、到着の予定を分けます。大きな荷物を下ろす場所と、社員が歩く場所が交わる場合は、会場の担当者と運用を相談してください。主催者だけで誘導方法を決めず、施設の案内に従って計画します。
駐車場から受付までの歩き方も案内に含めます。建物が見えていても、利用する入口が分からなければ迷います。雨の日にどこを通るか、荷物がある人がどこで降りられるかなど、社員の到着後を想像して下見すると、必要な説明が具体的になります。
送迎バスの名簿は、便ごとに管理する
バスを利用する社員の一覧には、乗車する便、集合場所、行きと帰りの利用を記録します。参加者名簿とは別に作る場合でも、元の情報を一つにし、変更が両方へ反映されるようにします。担当者がそれぞれ手元の表を直すと、最新版が分からなくなります。
便には分かりやすい名前や番号を付け、申込画面、案内文、当日の表示をそろえます。乗車担当は、名前を確認する人と、会場の受付へ到着を伝える人を決めます。人数だけが合っていても、予定と違う便へ乗った社員がいる可能性があるため、名前で確認できる状態にします。
遅刻した社員を何分待つかは、その場の担当者だけに判断させないようにします。運行予定とイベントの開始時刻を踏まえ、出発の判断をする責任者と連絡方法を決めます。乗れなかった場合の相談先も、事前の案内へ記載してください。
運転や誘導の実務は、それぞれを担当する事業者や施設と相談します。幹事が社員の集合確認を担う範囲と、専門の担当へ任せる範囲を明確にすると、当日も相談先を迷いません。連絡担当も下見に参加し、集合場所と相談先を確認します。
集合時刻と出発時刻を分けて伝える
案内に時刻を一つだけ書くと、それが集まる時刻なのか、バスが動き出す時刻なのか分からない場合があります。集合、乗車確認、出発を分け、社員がいつまでに何を終える必要があるかを示します。会場へ直接来る人には、受付開始と開演の時刻を伝えます。
時間を決める際は、運行会社の見込みに加え、乗車確認や会場到着後の歩行も考えます。道路を走る時間だけで逆算すると、バスは予定どおり着いても、社員の着席が間に合わないことがあります。余裕をどの場面に設けるかを、進行担当と相談します。
伊賀市外から来る人へは、地元で通じる呼び方だけで説明しないようにします。正式な施設名、住所、乗車位置の目印をそろえます。案内を送る前に、その場所を知らない社内の人に読んでもらうと、説明が不足している点を見つけやすくなります。
到着が集中する時間は、受付を分けて考える
自家用車は少しずつ到着していても、バスが着くと一度に多くの社員が受付へ向かいます。便ごとの到着見込みを受付担当へ共有し、その時間帯に何人分の作業が発生するかを考えます。バスで乗車確認済みの社員にも、会場で何を確認するかを決めておきましょう。
名札や資料をバス内で渡す方法も考えられますが、配布のために乗車が遅れないかを確認します。先にまとめて渡せる物と、会場で本人へ確認して渡す物を分けます。移動担当へ仕事を増やしすぎず、全体として待ち時間が減る方法を選ぶことが大切です。
会場の入口には、受付、荷物預かり、トイレなど、到着直後に必要な情報を見つけやすく示します。式典の内容を詳しく説明する前に、社員が落ち着いて席へ着ける状態をつくります。
帰りの便は、閉会後の動きから逆算する
閉会と同時に全員がバスへ乗れるわけではありません。上着や荷物を受け取り、トイレへ寄り、乗り場まで歩く時間があります。記念撮影や記念品の配布を行う場合も、その作業を終えられる時間を見込みます。バスの出発時刻と閉会時刻を同じにしないようにします。
帰りの乗車確認では、往路の名簿をそのまま使わず、帰りに利用する人を確認します。予定を変更する場合の連絡先と期限を案内し、無断で別の方法へ変わった人を探し続ける状態を避けます。便を変更できるかどうかも、座席数と運行条件に沿って判断します。
飲食を伴う会では、帰りの移動方法を参加者が事前に決められるようにします。車で来る社員へも、飲み物の選択や帰宅の予定を案内の段階で考えてもらいます。当日になってから幹事が個別に移動手段を探し回らないよう、準備時に相談できる窓口を設けます。
変更は、一つの窓口から関係者へ伝える
バスの遅れや乗車人数の変更があった場合、運行会社、会場、受付、司会へ別々の内容が伝わると混乱します。まず事務局が状況を整理し、影響する担当へ同じ情報を伝える流れを決めます。事実が未確認の段階では、推測の到着時刻を確定情報として案内しないようにします。
社員へ知らせる内容は、今どこで待つのか、次の案内はどこで確認するのかを中心にします。詳しい原因の説明より、社員が次に取る行動を分かるようにすることが先です。会場側では、開演を待つかどうかを責任者が判断し、料理や進行への影響も確認します。
集合方法の比較は、担当者の負担も含めて行う
仮に、会社から全員をバスで運ぶ案と、自家用車を基本に希望者だけバスを使う案があるとします。前者は会場への到着をそろえやすい反面、会社へ集まるまでの移動が必要です。後者は社員が自分の予定に合わせやすい一方で、駐車台数や個別の到着状況を確認する作業が増えます。
比較表には、費用だけでなく、社員の移動時間、乗車確認の持ち場、駐車場の条件、変更時に対応する窓口を書きます。バスを減らせば幹事の仕事も減るとは限りません。自家用車の案内や帰りの確認が増える場合もあるため、作業の中身まで比べて判断します。
まだ参加人数が確定していないときは、どの人数で計画を見直すかを決めます。申込が増えるたびに全体を作り直すより、会場や運行会社へ変更できる条件を確かめ、その範囲で調整する方が進めやすくなります。人数の確定日と、手配を変更できる期限にずれがないかも確認してください。
幹事が持つ資料と、社員へ渡す案内を分ける
社員向けには、自分の集合場所、時刻、当日の連絡先、帰りの予定を簡潔にまとめます。全便の細かな運行表をそのまま渡すと、自分に必要な情報を探しにくくなります。対象者ごとに案内を分ける場合も、共通の情報は同じ元データから作るようにします。
運営用には、便別名簿、会場の配置、各担当の連絡先、判断する責任者を用意します。前日に最新版をそろえ、当日の変更を誰が記録するかまで決めます。社員の移動情報を含むため、準備に関係する人が必要な範囲で確認できる形で管理してください。
伊賀の社内イベントを計画する際は、会場の中だけでなく、集合から帰宅へ向かうまでを一日の流れとして見てみましょう。GROWSでは、参加者の条件を整理し、会場での進行と移動の予定を合わせながら、担当者が運営しやすい計画づくりをお手伝いします。
この記事を書いた人
島田 忍
株式会社GROWS代表取締役。周年イベント、社内表彰式、キックオフ、内定式など、インナーブランディングを軸に企業イベントをプロデュース。企画から現場の運営まで携わり、組織の想いを伝え、人と人をつなぐイベントづくりに取り組んでいます。
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