高山で一泊の社員研修を行い、夜は懇親会も開きたい。普段の職場を離れる機会だから、内容を充実させたいと思う一方、移動や宿泊の手配に追われ、研修の中身が後回しになっていないでしょうか。
GROWSの島田です。宿泊を伴う社内イベントは、長い時間を一緒に過ごせるからこそ、何に時間を使うかを決めることが大切です。研修、交流、休憩を隙間なく並べると、社員はずっと参加し続けることになります。余白も含めて、一泊する意味を考えたいと思います。
この記事では、高山での宿泊研修を想定し、目的、会場と宿泊先、移動、懇親会、翌日の振り返りを整理します。交通や施設の条件は日程によって変わるため、実施する内容と人数を伝えて確認してください。
一泊することで、何を深めたいかを決める
最初に確認したいのは、日帰りでは難しい何を行うのかです。部門を越えてじっくり課題を考える、チームで案を作り翌日に見直す、普段話せない相手と関係を築くなど、時間をかける理由を明らかにします。
研修で知識を伝えるだけなら、事前に資料や映像で共有できる部分もあるでしょう。現地では、質問、対話、実践に時間を使うと、集まる意味をつくれます。「せっかく泊まるから講義を増やす」ではなく、対面で行う価値のある活動を選びます。
企画書には、終了時に残したいものも書きます。チームごとの行動案なのか、他部署へ相談する課題の整理なのか。成果物が具体的になると、必要な会議時間やグループの人数を考えやすくなります。
参加条件は、宿泊できるかも含めて早めに聞く
社員には、家庭や業務の事情で宿泊が難しい人もいるかもしれません。参加の条件を社内で確認し、相談できる窓口を設けます。全員が同じ形で泊まれることを前提に、内容を確定しないようにします。
日帰りや一部参加を認める場合、重要な情報がどの時間に扱われるかを見ます。夜の懇親会だけで大切な決定をすると、参加できない人との情報差が生まれます。研修で決めることと、交流の中で話すことを分けておくと整理できます。
募集や案内の段階では、確定している日程、拘束する時間、宿泊の予定を伝えます。詳しい事情を広く共有する必要はありません。調整に必要な情報を担当窓口で受け、参加しやすい方法を検討します。
会議室と宿泊先は、移動を含めて比較する
同じ施設に泊まり、会議室も利用する方法は、移動を減らせます。一方、会議に適した設備や部屋の大きさが、予定する研修に合うかを確認する必要があります。宿泊人数が収まることと、グループワークができることは別の条件です。
会議会場と宿泊先を分けるなら、荷物を置く場所と、移動する時刻を決めます。研修後に全員が一度宿泊先へ行き、懇親会へ再集合する場合、その往復も時間割に入れます。地図上で近く見えても、団体で動く時間を考えてください。
候補には、利用時間、机の配置、音響や投影設備、食事、部屋の手配条件を同じ形で聞きます。会場と宿泊の料金を単純に足すだけでなく、移動手配や機材の追加が必要かまで確認すると比較しやすくなります。
費用の整理では、研修に必要なものと、滞在に必要なものを分けます。会議室、講師や進行、資料、機材に加え、宿泊、食事、移動、荷物の管理などを書き出します。どこを変更すると内容に影響するかが見えると、予算の相談を進めやすくなります。見積りは、同じ人数と利用時間で比較し、人数変更が出たときの扱いも確認します。確定していない項目は別に記録します。
到着した直後に、重い議題を置かない
高山へ向かう出発地や交通手段は、社員によって違う場合があります。到着後は受付や荷物の整理、休憩を取る時間を設け、全員が落ち着いて始められるようにします。移動の終了時刻を、そのまま研修の開始時刻にしないことが大切です。
冒頭は、研修の目的と二日間の流れを共有し、短い自己紹介や問いから入る方法があります。いきなり長い講義を始めるより、参加者が自分の考えを整理する時間を作ると、その後の対話へ入りやすくなります。
出発が遅れるグループがある場合は、どこまで開始を待つかを決めておきます。最初に到着した人だけで前提を共有してしまうと、途中参加者が議論に入りにくくなります。導入資料や進行の説明を、後から確認できる形も用意します。
一日目は、課題を広げてから取り組むものを選ぶ
部門を越えた研修なら、最初に各自がどのような課題を感じているかを共有します。ただし、自由に話すだけでは話題が広がりすぎるため、今回扱う範囲と問いを示します。具体的な仕事の場面から考えられる問いが向いています。
その後、共通する点や違いを整理し、翌日までに深めるテーマを選びます。すぐに全ての問題を解決しようとせず、今回の時間で検討できる大きさへ絞ります。扱わない話題も記録し、必要に応じて別の担当へ渡す方法を決めます。
グループでまとめる資料は、課題、理由、試したいこと、確認が必要なことなど、項目をそろえます。発表資料の見栄えを競わせるより、他のグループが内容を理解して質問できる形を優先してください。
懇親会は、研修の続きを強制する時間にしない
夕食の場でも仕事の話が続くことはありますが、全員に討議の継続を求める必要はありません。懇親会の目的を、互いの人柄を知る、別の部署へ話しかけるなど、研修とは少し違うものとして置くと、役割が分かれます。
昼と同じグループだけで座るのか、別の社員と話せる配置にするのかを考えます。自己紹介をまた一から始めるより、昼の研修で気になったことや、普段の仕事の工夫など、話しやすい入口を用意する方法があります。
食事や飲み物の希望は、必要な範囲で事前に確認し、提供する施設へ相談します。飲酒を交流の前提にせず、それぞれが楽しめる内容にします。参加者が翌日の研修へ無理なく戻れるよう、終了の時刻も明確にしておきます。
自由時間を設けるなら、自由に過ごせる条件を伝える
自由時間と書かれていても、上司や同僚との行動が暗黙の前提になると、休みにくい人もいます。主催者が設けるプログラムはどこまでか、その後は各自で過ごせるかを案内します。全員が夜遅くまで一緒にいる必要はありません。
外出できる時間を作る場合は、施設の出入りや翌朝の集合など、必要な条件を伝えます。観光や買い物を企画として組み込むなら、移動と参加の条件を別に確認します。研修の合間に何となく予定を足してしまわないようにします。
休む人が使える場所や、困ったときの連絡先も共有します。宿泊先の案内とイベント運営の窓口が違う場合、何をどちらへ相談すればよいかを明確にします。参加者が遠慮せず、自分の過ごし方を選べるようにします。
部屋割りと荷物の扱いは、施設と早めに相談する
部屋の利用方法は、人数と予算だけで決めず、社内の方針や参加者の相談も踏まえて調整します。希望を確認する際は、答えにくい事情を全体へ出さなくても相談できる方法を用意します。施設へ伝える情報の範囲も整理します。
チェックインや鍵の受け取りを団体で行う場合、誰が取りまとめるかを決めます。会議終了後に全員がフロントへ集まると、待ち時間が長くなることがあります。施設の運用に合う手順を相談し、参加者へ分かるように案内します。
翌朝、会議の前にチェックアウトするなら、荷物の置き場所が必要です。会場に持ち込めるか、施設で預けられるかを確認します。客席の周りに大きな荷物が集まり、話し合う配置を崩さないようにします。
二日目は、一日目の案を見直す時間から始める
一晩置くと、前日に考えた案を少し違う目で見られることがあります。二日目の冒頭では、資料を読み返し、「まだ説明が足りない点」「実行するときに困りそうな点」を各自で考える時間を取ります。
次に、他のグループから質問を受けると、案の前提を確かめられます。良し悪しを採点するだけでなく、実施するために必要な情報を聞いてもらいます。発表する側も、すべてをその場で答えようとせず、確認が必要なことを整理します。
最後は、担当者、最初の行動、社内へ持ち帰って確認することを決めます。研修中に承認できない事項を、実施決定として扱わないようにしてください。検討がどこまで進んだかが明確になると、終了後の仕事へ引き継ぎやすくなります。
終了時刻は、帰りの移動と一緒に決める
研修の成果を発表し始めると、予定より長く話したくなることがあります。それでも、帰りの予定がある社員を慌てさせないよう、終了時刻を守る構成が必要です。発表の長さ、質疑、全体のまとめを、それぞれ時間割へ入れます。
閉会から出発までには、資料や荷物の回収、施設への確認、移動があります。送迎を手配するなら、会議終了と乗車の時刻を分けて案内します。個別に帰る社員にも、いつ解散するかを事前に伝えてください。
移動の予約や手配に関わる変更期限は、利用する事業者へ確認します。参加者の増減があった際に、宿泊、食事、会場、交通のどこへ連絡する必要があるかを一覧にすると、手配漏れを減らせます。
研修の効果は、戻ってからの行動で確かめる
終了直後には、分かったことや役立った対話を聞きます。さらに、一定の期間を置いて、決めた行動を試せたか、他部署との相談が進んだかを確認します。楽しかったという感想と、仕事で生かせたことを分けて見るためです。
担当者は、研修で決めたことを各部署へ共有し、確認待ちの事項が止まらないようにします。全員へ長い議事録を配るだけでなく、次に誰が何をするかを短く示すと、動きにつながりやすくなります。
高山での宿泊研修を、非日常の一泊だけで終わらせず、職場へ戻ってからの変化につなげたい。GROWSでは、研修と懇親会の役割、移動や休憩を含む時間配分から一緒に考えます。社員が考え、話し、次の行動を持ち帰れる二日間をつくりましょう。
この記事を書いた人
島田 忍
株式会社GROWS代表取締役。周年イベント、社内表彰式、キックオフ、内定式など、インナーブランディングを軸に企業イベントをプロデュース。企画から現場の運営まで携わり、組織の想いを伝え、人と人をつなぐイベントづくりに取り組んでいます。
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