部門間の連携を良くするためにワークショップを開いたものの、話すのはいつも同じ人。出てきた意見を模造紙にまとめて、写真を撮ったところで終わってしまう。大垣で社内イベントを企画する担当者にも、こうした心配があるのではないでしょうか。
GROWSの島田です。ワークショップは、社員に自由に話してもらえば成立するものではありません。何について話し、どこまで決め、終了後に誰へ渡すか。その流れがあると、普段の立場や知識が違う社員も参加しやすくなります。
この記事では、部門を越えた対話を目的に、テーマの絞り方、問いの作成、グループ分け、当日の進行、意見の扱いを解説します。活発な発言だけを求めず、考えたことが次の仕事につながる場をつくっていきましょう。
まず、話し合いの後に何を残すかを決める
「会社を良くするアイデアを出す」というテーマは広すぎて、人によって考える範囲が変わります。働き方、商品、職場環境が同時に話題になると、一つの卓で議論を深めにくくなります。今回扱う範囲を、参加者が具体的な場面を思い出せる大きさへ絞ります。
例えば、「部署をまたぐ依頼で、確認のやり直しを減らす」というテーマなら、どのような依頼で困るかを話せます。その上で、改善案を集めるのか、一つ試す案を選ぶのかを決めます。意見収集と意思決定では、必要な時間も参加者も異なります。
主催者がその場で決められないことは、最初に伝えてください。「出た案はすべて実行します」と期待させる必要はありません。どの部署が検討し、いつ結果を知らせるかが分かれば、意見を出す意味を参加者と共有できます。
参加者が知っている情報の差を小さくする
部署によって、前提となる知識は違います。企画した側だけが背景を理解していると、他の社員は何を話せばよいか分かりません。冒頭で、今回のテーマを選んだ理由、対象となる仕事、すでに決まっている条件を説明します。
説明資料は、結論へ誘導するためではなく、同じ土台で考えるために使います。自社の事例を出す場合は、特定の部署や個人の責任を追及する見せ方にならないようにします。何が起きたかと、その原因についての推測は分けて示してください。
専門用語や社内略語も確認します。同じ言葉を、部署ごとに違う意味で使っていることがあります。用語の説明を最初にそろえておくと、「分かったつもり」のまま話が進むのを減らせます。質問する時間も、導入に含めます。
一つの問いで、困りごとと解決策を同時に聞かない
「問題点と改善案を出してください」と言うと、すぐ答えを思い付く人の話から始まりがちです。まず、具体的にどんな場面があったかを聞き、その後で、何が難しかったかを整理します。解決策は、その状況を共有してから考えます。
問いは、「連携で困ることは何ですか」より、「依頼を受けたとき、追加で聞き直したことは何ですか」のように、行動を思い出せる形にします。答えが仕事の場面へ近づくほど、別の部署の人も自分の経験と比べられます。
問いを作ったら、企画に関わっていない社員に答えてもらいます。質問の意味を説明し直さなければ答えられないなら、表現を見直します。進行役の説明力に頼る前に、問いそのものを分かりやすくしておくことが大切です。
話しにくい内容の扱いを、始める前に共有する
部署間の困りごとを扱うと、個人名や具体的な取引の話が出ることもあります。何を記録し、どこへ共有するかを最初に説明し、公開する必要のない情報は書かないよう案内します。安心して話すためには、発言を集める側の扱い方が見えていることが大切です。
特定の人への不満に話が向かったら、進行役は、どの仕事の流れで何が起きたのかへ問いを戻します。人を評価する場と、仕事の進め方を考える場を混ぜないようにします。その場で扱うのが適切でない相談は、社内の担当窓口へつなぐ方法を主催者と決めておきます。参加者には、答えたくない問いに無理して答える必要はないことも伝えます。
グループは、人数だけでなく関係性を見て分ける
少人数なら話しやすいとは限りません。同じ部署の上司と部下だけの卓では、普段の会議と同じ関係になる場合があります。部門を混ぜる目的と、参加者が発言しやすい組み合わせを、両方から考えます。
一方で、一人だけ業務を知らない人を入れると、説明を聞く時間が長くなることもあります。立場や知識が違う人同士でも関われるよう、テーマに必要な資料を用意します。詳しい人が説明し続ける形ではなく、全員が自分の経験を持ち寄れる問いを選びます。
人数は、会議室の定員から逆算するより、一人が話す時間を確保できるかで考えます。各自が二分話すだけでも、人数が増えれば相応の時間が必要です。大人数の卓で短い時間に全員の意見を聞こうとすると、発言が一言ずつになってしまいます。
最初は一人で考え、次に少人数で共有する
いきなり自由討議を始めると、最初に出た意見へ話が集まりやすくなります。まず一人で考え、メモに書く時間を取ります。その後、一人ずつ短く共有すると、話し慣れていない社員の考えも出しやすくなります。
書く内容は、一枚に一つの場面や考えを入れるよう伝えます。長い文章を求める必要はありません。「依頼の締め切りが分からなかった」など、他の人が質問できる程度に具体的なら十分です。思い付かない人には、無理に埋めることを求めないようにします。
共有の段階では、すぐ賛否を決めず、まず意味を確かめます。「それはどの場面でしたか」と聞く方が、「それは違うと思う」と返すより話を理解できます。反対意見を禁止するのではなく、判断する前に情報をそろえる順番を作ります。
進行役は、自分の答えへまとめすぎない
進行役が内容に詳しいと、良い案へ導こうとして話を整理しすぎることがあります。しかし、参加者の言葉をすぐ別の表現に変えると、本人の意図が失われるかもしれません。要約したときは、「こういう意味で合っていますか」と確かめます。
話が抽象的になったら、具体例を一つ聞きます。逆に、一つの出来事だけに話が集中したら、他の部署でも似た場面があるかを尋ねます。進行役は結論を代わりに出す人ではなく、参加者が互いの話を理解できるよう支える役割です。
時間の管理も必要ですが、話の途中で突然切らない工夫をします。残り時間を伝え、今は意見を広げる段階なのか、候補を絞る段階なのかを共有します。何を終えるための時間なのかが分かると、参加者も協力しやすくなります。
意見を整理するときは、少数の声を消さない
似た意見をまとめる際は、言葉が似ているだけで同じ内容と判断しないようにします。「連絡が遅い」という意見でも、返答を待つ話と、変更の共有が遅れる話は違います。書いた人に確認しながら、共通する場面や理由を整理します。
多く出た意見だけを残すと、特定の担当者だけが抱える重要な困りごとが消える場合があります。数の多さと影響の大きさを分けて見ます。少数の意見も、今回は扱わない理由や、別に確認する担当を残しておくと、その後につなげられます。
投票をするなら、何を基準に選ぶかを先に決めます。「面白そう」なのか、「小さく試せそう」なのかで結果は変わります。最も票が集まった案を無条件で実行するのではなく、実施に必要な確認へ進めるための選択として使う方法もあります。
試す案は、担当と最初の一歩まで具体化する
「連携を強化する」という結論だけでは、翌日の仕事は変わりにくいものです。試す対象、担当者、始める時期を決めます。例えば、一つの依頼書式を限られた部署で試すなど、結果を確かめられる大きさへ落とし込みます。
案を作った卓のメンバーが、実施の権限を持っているとは限りません。承認が必要な項目は、その場で決まったことと分けて記録します。「決定」「検討」「確認待ち」が混ざると、参加者ごとに理解が違ってしまいます。
最初から完成形を求めるより、何を確かめるために試すのかを明らかにします。書式を変えるなら、記入の手間が増えないか、受け取る側の確認が減るかなどです。良かったか悪かったかだけでなく、見たい変化を決めておきます。
会場は、声が届き、記録が見える配置にする
大垣で会場を探す際は、収容人数に加え、グループで話す声が互いに邪魔しないかを確認します。卓を詰めすぎると、隣の話が聞こえて集中しにくくなります。壁や机に資料を置けるか、掲示できるかも施設へ相談します。
紙を使う場合は、全員が見える位置に記録を置きます。記録係の手元だけにメモがあると、何がまとまったかを参加者が確認できません。画面を使う場合も、文字の大きさと接続を確かめ、機材の操作で対話が止まらないようにします。
備品は、作業の流れに沿って用意します。書く、並べる、選ぶ、残すという行動を一度試すと、足りないものが見えます。資料の配布や片付けを進行役一人へ任せず、対話の支援と運営の仕事を分けると進めやすくなります。
終了後の報告を、参加者へ戻すところまで決める
ワークショップで出た意見は、記録しただけでは次へつながりません。検討する部署へ渡した後、何を採用し、何を見送ったかを参加者へ知らせます。すぐ実施できない場合も、理由や次に確認することが分かると、意見を出した手応えが残ります。
報告は、当日の写真を並べるだけでなく、扱った問い、出た主な意見、試すこと、担当、次の確認時期を簡潔にまとめます。参加していない社員にも、何が話されたかを理解できる内容にします。発言の扱いは、事前に伝えた範囲に合わせてください。
大垣での社内ワークショップを、話して終わりにしない場へ。GROWSでは、盛り上がる企画を足す前に、対話の目的と終わった後の動きを一緒に整理します。部門を越えて考えたことが、日常の小さな改善につながる進行をつくりましょう。
この記事を書いた人
島田 忍
株式会社GROWS代表取締役。周年イベント、社内表彰式、キックオフ、内定式など、インナーブランディングを軸に企業イベントをプロデュース。企画から現場の運営まで携わり、組織の想いを伝え、人と人をつなぐイベントづくりに取り組んでいます。
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