静岡県内の拠点を集めて全社会議を開きたい。けれど、移動に時間がかかる社員もいて、全員が一つの会場に来るのは難しい。そこでオンライン配信を組み合わせると、今度は「会場にいる人と、画面越しの人に同じように伝わるだろうか」という課題が出てきます。
GROWSの島田です。ハイブリッド開催で僕が最初に考えたいのは、配信機材の種類ではありません。全社員に何を共有し、その後の仕事にどうつなげたいかです。視聴できる状態をつくることと、内容を理解して参加できる場をつくることには、少し距離があります。
この記事では、アクトシティ浜松とグランシップを会場候補として紹介しながら、静岡の複数拠点をつなぐ全社会議の準備を解説します。会場での参加とオンライン参加を併用する場合に、主催者が決めておきたい順番を整理します。
全員に届ける内容と、対話する内容を分ける
まず、会議のプログラムを見てみましょう。経営方針の説明、各部門の報告、質疑応答、社員同士の討議では、参加者に求める動きが違います。説明を聞くだけの時間と、話して考える時間を分けると、必要な会場や配信の方法を検討しやすくなります。
方針を伝えることが中心なら、登壇者の声と資料がきちんと届くことが重要です。一方、拠点ごとの課題を出し合うなら、会場の音を一方向に配信するだけでは足りません。各拠点から発言する方法や、話し合った内容を集める方法も決める必要があります。
全編を同じ形式にする必要はありません。前半は全社員で方針を聞き、後半は拠点ごとに話し合い、最後に要点を共有する構成も考えられます。画面越しに長時間話を聞き続けるより、自分の仕事に置き換える時間がある方が、会議の意味を受け取りやすくなります。
アクトシティ浜松を検討するなら、部屋の使い方まで伝える
アクトシティ浜松は、公式サイトで会議・研修に利用する施設を案内しています。浜松で全社会議を開く際は、全体会の人数に加え、分科会や登壇者の控室など、必要な部屋を整理して問い合わせます。大きな会場が一つあれば足りるのか、複数の空間が必要なのかを先に考えます。
配信を予定している場合は、その旨を施設へ伝え、使う部屋での通信や機材の設置条件を確認してください。施設全体に通信環境があるという説明だけで、本番の配信に使えるとは判断しません。どの回線を、どの場所で、どんな機器につなぐ予定かを具体的に相談します。
全体会と分科会を組み合わせるなら、部屋を移る人の数と経路も確認します。会場参加者が移動している間、オンライン側は何をするのかも決めておきましょう。画面が止まったまま待つことがないよう、再開時刻と次に行うことを映すなど、案内を用意します。
グランシップを検討するなら、現地と配信の配置を合わせる
グランシップは、公式の施設案内でホールや会議室などを紹介しています。静岡で全社会議の開催を考える場合、参加人数、登壇の形式、配信の有無を伝え、利用する部屋を相談する候補になります。利用条件や必要な手配は、具体的な企画に合わせて確かめてください。
客席の配置を決めるときは、撮影するカメラと配信を操作する場所も図面に入れます。最後列に机を置けばよい、と後から追加すると、通路を狭めたり、画面を見る邪魔になったりすることがあります。現地の社員が見やすいことと、撮影しやすいことを同時に確認します。
質疑応答を行うなら、客席で質問する人の声をどう拾うかがポイントです。室内では聞こえても、配信では聞き取れないことがあります。質問者にマイクを渡す担当を置く、司会が質問を言い直すなど、進行に合う方法を選び、音響担当と手順を合わせます。
浜松か静岡かは、参加する拠点と役割から決める
会場を選ぶ際は、県内のどこから何人来るかを整理します。浜松の拠点から来る社員、静岡の本社から来る社員、東部の事業所から参加する社員では、移動の条件が異なります。地図の中央に近いことだけでなく、始業・終業との関係や乗り換えも含めて比較します。
誰を現地参加にするかも、役職だけで機械的に分けず、会議での役割を考えて決めたいところです。登壇や実演がある人、会場で討議する必要がある人など、現地に来る理由を説明できると、参加方法の案内にも納得感が生まれます。
オンライン参加者が事業所の会議室に集まるのか、自席の端末から見るのかも確認してください。複数人で一つの画面を見る場合、資料の文字や音量をその条件で確かめる必要があります。個別に参加する場合とは、質疑や投票の方法も変わります。
会議の招待には接続できない場合の連絡先も添え、開始前に読める状態にしておきます。
音声は、登壇者と質問者の両方を確かめる
映像に少し乱れがあっても話を追えることはありますが、肝心の言葉が聞こえなければ内容が分かりません。配信の確認では、登壇者のマイクだけでなく、客席からの質問、上映する動画の音声、司会の声まで順に聞きます。
確認する場所は、会場の操作卓だけでは不十分です。別の場所で参加者と同じ方法で接続し、何が聞こえているかを確かめてもらいましょう。会場で聞いている音と、オンラインへ送っている音が同じとは限らないためです。聞き役の担当を置く意味はここにあります。
オンラインの拠点から発言する場面では、会場のスピーカーから出た音を再びマイクが拾わないよう、音響や接続の方法を調整します。本番中に全員へ操作を説明するのではなく、発言する拠点と事前に接続し、マイクを入れるタイミングまで練習しておきます。
資料は、配信画面の大きさで読んでみる
会議室の大きなスクリーンで読める資料でも、ノートパソコンの画面では文字が小さすぎる場合があります。一枚に表や説明を詰め込むより、その場で理解してほしい要点を絞ります。細かな数値が必要な資料は、閲覧方法を別に案内することも考えましょう。
登壇者の姿と資料を同時に見せる場合、資料が表示される面積はさらに小さくなります。実際の画面構成で確認し、どの場面では話者を大きく見せ、どの場面では資料を優先するかを決めます。画面の切り替えも、話の区切りと合っている方が理解しやすくなります。
動画を使う場合は、映像が流れるかだけでなく、文字や音声が伝わるかを確認します。社外へ出せない情報が含まれるなら、参加者への公開範囲や録画の扱いも会社として決めておきます。配信する内容と、後日共有する内容は同じでなくても構いません。
オンラインの質問を、会場の進行へ入れる
チャットや質問フォームを用意しても、誰も見ていなければ質問は届きません。質問を確認する担当を決め、司会へ渡す方法とタイミングをそろえます。司会が話しながらすべてを読む運用では、見落としや進行の中断が起きやすくなります。
質問は、同じ内容をまとめたり、回答する人を整理したりしてから扱います。ただし、都合のよい質問だけを選んだ印象にならないよう、その場で答えられなかったものをどうするかも伝えます。後日回答するなら、共有先と担当を決めておきましょう。
投票などを使う場合も、参加方法の違いに注意します。一つの会議室で十人が視聴していても、一台の端末からしか回答できないなら、個人の意見を集めたことにはなりません。集めたいのが一人ずつの意見なのか、拠点としての意見なのかを先に決めます。
会場とオンライン、二つの時間割を並べて見る
進行表をつくるときは、会場で起きることの隣に、オンライン側で何が見え、何をしてもらうかを書きます。開場、開始前の案内、休憩、再開、閉会までを並べると、片方の参加者だけが取り残される場面を見つけやすくなります。
例えば、会場では休憩中に次の登壇者が準備していても、オンライン側にはその様子を見せる必要がないかもしれません。再開時刻と問い合わせ先を表示し、音声をどう扱うかを決めます。舞台上での打ち合わせがそのまま流れないよう、休憩に入る合図も運営側でそろえましょう。
拠点ごとの討議を入れる場合は、話題、時間、まとめ方を開始前に伝えます。会場の社員には紙を配り、オンラインの拠点には同じ問いを事前に送るなど、準備の方法を分けても構いません。大切なのは、何について話し、何を持ち寄るかが双方に伝わっていることです。
討議が終わったら、各拠点の代表が短く共有する方法や、文章で集めて司会が紹介する方法を選びます。全拠点の発表を入れる場合は、拠点数に応じた時間が必要です。「一拠点だけなら短い」と考えず、接続を切り替える時間も含めて進行を確かめてください。
社内へ配る案内も、会場参加者用とオンライン参加者用で必要な情報が違います。集合場所と入館方法、接続方法と音声確認など、それぞれが最初に知りたい情報を上に置きます。共通の長い資料に全部を詰め込むより、参加方法に応じて読み分けられる形が親切です。
リハーサルでは、接続が切れた後まで確認する
リハーサルは、正常に配信できるかを確かめるだけの時間ではありません。通信が途切れたとき、誰が状況を判断し、参加者へ何を案内するかも話しておきます。再接続の連絡先や、会議を一時停止する判断をする人が分かっていれば、対応を始めやすくなります。
本番と同じ会場、機材、接続先で試せる範囲を施設や制作担当と相談してください。別の環境で成功したから当日も大丈夫、と考えず、変わる条件を洗い出します。登壇者にも、話し始める合図やオンラインの質問を受ける流れを確認してもらいます。
終了後は、視聴できた人数だけでなく、方針を理解できたか、質問しやすかったかを振り返ります。GROWSへご相談いただく際は、静岡県内の拠点の場所、現地とオンラインの人数、会議後に社員へ期待する行動をお聞かせください。機材の手配から逆算するのではなく、伝えたいことが届く会議を一緒に組み立てましょう。
この記事を書いた人
島田 忍
株式会社GROWS代表取締役。周年イベント、社内表彰式、キックオフ、内定式など、インナーブランディングを軸に企業イベントをプロデュース。企画から現場の運営まで携わり、組織の想いを伝え、人と人をつなぐイベントづくりに取り組んでいます。
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