全社員が集まる会議の後に、部署を混ぜて話し合う時間をつくりたい。浜松で研修を開き、講義と実習を別の部屋で行いたい。アクトシティ浜松を調べている方の中には、複数の会議室をどう使えばよいか迷っている方もいると思います。
GROWSの島田です。会議室が複数あれば、話し合いを分けることはできます。ただ、部屋を分けただけでは、社員の理解が深まるとは限りません。全体で何を聞き、それを受けて何を話し、最後に何を持ち帰るのか。このつながりを先に考えることが、会議の準備では大切です。
この記事では、アクトシティ浜松のコングレスセンターを候補に、全体会と分科会を組み合わせる方法を解説します。部屋の選定、問いのつくり方、班分け、誘導、機材まで、主催者が確認したい点を順に見ていきます。
コングレスセンターと、ほかの施設を区別する
アクトシティ浜松には、大ホール、中ホール、展示イベントホール、コングレスセンター、研修交流センターなどがあります。社内で単に「アクトシティ」と呼んでいると、想定する場所が人によって違うことがあります。検討の段階から施設名と部屋名をそろえておきましょう。
公式案内では、コングレスセンターに規模の異なる会議室があり、一部の階は大ホールのホワイエやホテルと接続しています。全体会と少人数の話し合い、宿泊などを組み合わせたいときに検討できる施設です。ただし、接続先も含めて自由に使えるという意味ではありません。利用範囲と空き状況は、それぞれ確認します。
最初の問い合わせには、全体の人数だけでなく、分科会の数、各班の人数、机の配置、発表や投影の有無を伝えます。「百人の会議」と「百人が十班に分かれて作業する研修」では、必要な空間が異なります。人数と過ごし方を一緒に伝えると、部屋の候補を絞りやすくなります。
分科会の前に、全員で共有する前提を決める
全体会で方針を聞いた直後に「自由に話し合ってください」と案内しても、社員は何を話せばよいか分からないかもしれません。分科会へ移る前に、今日の話し合いで扱う問題と、すでに決まっている条件を説明します。
例えば、部門間の連携を良くする会議なら、現状どこで情報が止まっているのかを全体で共有します。そのうえで、自分たちの仕事で困っている場面を挙げ、改善案を考えます。会社全体の方針を一から決める場なのか、決まった方針を実行へ移す場なのかも、曖昧にしないようにします。
説明する側には当然のことでも、部署によって知っている背景は違います。略語や部門独自の言葉は短く説明し、初めて聞く人も話し合いに入れるようにしてください。全体会の資料は、分科会で参照する箇所を見つけやすくしておくと役立ちます。
問いは、具体的な仕事の場面から始める
「会社を良くするには」という大きな問いだけでは、発言が抽象的になりやすくなります。最初は「他部署へ確認したくても、誰に聞けばよいか迷った場面はあるか」のように、経験した仕事を思い出せる問いにします。そこから、共通する原因や改善案へ進みます。
話す前に、自分で考えて書く時間を設けることも有効です。すぐ発言できる人だけが話を進めるのを防ぎ、考えを整理してから参加できます。書いた内容を順番に紹介し、似た意見をまとめる流れにすると、進行役が一人で意見を引き出し続ける必要も減ります。
問いを増やしすぎると、一つずつの話が浅くなります。予定時間に対して、実際に話せる量かを試してください。担当者同士で短く話し合ってみるだけでも、質問が分かりにくい部分や、前提の説明が足りない部分を見つけられます。
班分けは、会話してほしい相手から考える
部署を混ぜることだけが班分けの正解ではありません。現場の課題を掘り下げたいなら、共通する仕事をしている人が集まる方が話しやすい場合もあります。一方、部署間の認識の違いを知りたいなら、異なる立場を組み合わせます。問いに合わせて構成を考えましょう。
役職差で話しにくくなる可能性がある場合は、進行の方法も工夫します。全員が一度ずつ話してから自由討議へ進む、個人が特定されない形で事前に意見を集めるなど、発言しやすい入口を用意します。率直な話を求めながら、発言の評価をする場にしないことも大切です。
参加者名簿と班分け表は、別々に更新すると食い違いが生まれます。欠席や遅刻があった際にどの班へ案内するかも決め、受付と進行担当で同じ情報を見られるようにします。人数の少ない班ができた場合の組み替えは、誰が判断するかを事前に共有します。
部屋の移動も、プログラムの時間に含める
全体会が終わった時刻を、そのまま分科会の開始時刻にはできません。立ち上がり、荷物を持ち、別の階や部屋へ移動して着席する時間が必要です。下見では担当者一人が歩く速さだけでなく、多くの社員が同時に動く場合を想像して確認します。
案内は、会場名だけでなく班番号も表示すると見つけやすくなります。受付で渡す資料、画面の案内、廊下の表示に同じ名称を使い、途中で呼び方が変わらないようにします。階が変わる場合は、曲がり角や昇降設備の前など、迷いやすい場所へ案内担当を置きます。
共有部分へ表示を置けるか、待機場所として使えるかは施設との確認が必要です。ほかの催しの参加者もいることを前提に、通行を妨げない案内を考えます。帰りも全員を一度に移動させる必要があるかを見直すと、混雑を減らせる場合があります。
各部屋に、進行役と記録の方法を用意する
分科会の進行役には、テーマを説明するだけでなく、時間を区切り、発言を整理する役割があります。話の正解を出す人ではありません。意見が分かれたときも、無理に一つへまとめず、何が違っているかを記録できるようにします。
記録用紙は、自由記入欄だけにするより、困っている場面、考えられる原因、試したい行動など、必要な項目を設けると整理しやすくなります。ただし、用紙を埋めることが目的にならないよう、記録する量を絞ります。話した内容の中で、全体へ持ち帰りたい点が残れば十分です。
進行役への説明では、開始と終了の合図、質問先、時間が足りないときの扱いを共有します。全体進行を担う人が各部屋へ連絡できる方法も必要です。連絡手段を用意したら、実際に利用する場所で届くかを確かめておきます。
発表会にせず、次の行動まで整理する
分科会の後に全班が同じ長さで発表すると、人数によっては聞く時間が長くなります。何を全員で共有する必要があるかを考え、各班の要点を短く紹介する方法や、記録を後から共有する方法を選びます。
発表内容は、話し合った経緯を最初から説明するより、見つかった課題と試したい行動を中心にします。すぐ決められない提案は、誰が検討し、いつ回答するかを示します。提案したまま反応がないと、社員は次の会議で意見を出す意味を感じにくくなります。
終了後に各部署へ持ち帰る場合は、上司へ相談すること、班で続けること、事務局が確認することを分けます。会議の成果をきれいな報告書だけで終わらせず、仕事の中で試せる大きさにすることを意識してください。
浜松へ来られない社員の意見も受け取る
県内外の拠点から参加する会議では、勤務や移動の都合で浜松へ来られない人もいます。全体会を配信するだけで参加を終えるのか、分科会にも加わってもらうのかを、企画の段階で決めます。同じ会場にいる人の話し合いへ、一人だけ画面越しで入る場合は、発言の順番や音声の拾い方を特に意識する必要があります。
例えば、オンライン参加者同士で一つの班をつくる方法があります。その班にも進行役を置き、会場の班と同じ問いを扱います。全体へ戻る時刻と報告方法をそろえれば、別の場所でも話し合いの結果を共有できます。接続が切れた場合に備えて、資料の閲覧先と再接続の連絡先も案内しておきましょう。
参加方法を選ぶ際は、配信機材の有無だけでなく、社員が話し合う場所を確保できるかも確認します。通常業務の傍らで参加している人へ、会場と同じ集中を求めるのは難しいものです。各拠点の責任者と、業務を離れて参加できる時間を相談してください。
移動が長い社員には、集合時刻に加え終了予定も伝えます。帰りを急ぐ人が最後の共有に参加できるよう、時間割に無理がないか見直します。
費用は、部屋数だけでなく準備の手間も比べる
小さな部屋を多く使う案と、大きな部屋で班ごとに机を分ける案では、必要な機材や運営人数が変わります。前者は周りの声を気にせず話しやすい一方、案内と各室への連絡が増えます。後者は全体の様子を把握しやすい反面、声の重なりや席の距離を考える必要があります。
見積りを比べるときは、部屋の利用料に加え、各室の投影機材、マイク、表示物、設営、進行役の準備を並べます。安い部屋を選んだ結果、社内担当者の対応が増えすぎていないかも見てください。開催の目的に必要な費用を説明できる形にすると、社内で相談しやすくなります。
下見では、会話と作業ができる状態を確かめる
机と椅子が収まっていても、資料を広げたり、模造紙へ書き込んだりするには窮屈な場合があります。当日の作業を想定して、手元の広さ、椅子を引く余地、画面の見え方を確認します。机を動かす場合は、施設へ相談し、設営と原状復帰の担当も決めます。
投影を行う部屋では、接続端子、音声の再生、操作する端末を確認します。インターネットを使う作業があるなら、参加者が接続するのか、進行役だけが使うのかも伝えます。利用する機能と台数によって、必要な準備は変わります。
アクトシティ浜松で社内会議を考える際は、部屋の予約と並行して、社員が何を話し、何を持ち帰るかを整理してみてください。GROWSでは、問いや進行の組み立てから、会場での動き、機材、当日の運営まで、つながった会議づくりをご一緒します。
この記事を書いた人
島田 忍
株式会社GROWS代表取締役。周年イベント、社内表彰式、キックオフ、内定式など、インナーブランディングを軸に企業イベントをプロデュース。企画から現場の運営まで携わり、組織の想いを伝え、人と人をつなぐイベントづくりに取り組んでいます。
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