名古屋で社内イベントを開くことになり、まず会場を検索している。けれど、ホテルもホールも良さそうに見えて、何を基準に決めればよいか分からない。初めての担当なら、ここで手が止まるのは自然なことです。
GROWSの島田です。会場選びで僕が大切にしたいのは、「何人入るか」の一歩先です。表彰される人が気持ちよく舞台に立てるか。後ろの席まで話が届くか。久しぶりに会う社員同士が、ちゃんと話せるか。同じ人数でも、つくりたい時間によって必要な会場は変わります。
この記事では、名古屋の会場候補としてホテルと会議施設を一つずつ紹介します。そのうえで、比較の順番、下見で見る場所、見積りのそろえ方を解説します。施設の順位をつける記事ではありません。自社のイベントに合う会場を判断するためのガイドです。
会場を探す前に「当日、何をするか」を一枚に書く
最初に用意したいのは、立派な企画書ではなく、一日の流れが分かるメモです。「経営方針を伝える」「社員を表彰する」「食事をしながら交流する」の順に書き、参加人数と大まかな時間を添えます。これだけでも、施設へ聞くべきことがかなり具体的になります。
例えば、社員総会の後に同じ部屋で懇親会をするなら、椅子や机の並べ替えが必要かもしれません。別室へ移るなら、その移動時間と誘導するスタッフを考えます。会場が二つあれば便利とは限らず、一室で済めば簡単とも限りません。社員が待つ時間を含めて比較することが大切です。
参加者の出発地も、この段階で整理しましょう。名古屋市内から来る社員と、豊田・岡崎の事業所から集まる社員では、使いやすい集合方法が違います。県外から来る人が多いなら、新幹線の到着後に受付まで何分見ておくかも必要です。「名古屋だから集まりやすい」で終わらせないようにしたいですね。
名古屋マリオットアソシアホテルを候補にする場合
名古屋マリオットアソシアホテルは名古屋駅の真上にあり、公式サイトで宴会・会議の会場や料理、プランを案内しています。会議だけでなく、食事や来賓への対応まで含めて相談したい周年イベント、表彰式などで検討できる候補です。
ここで確認したいのは、駅からの近さと、館内の動きを分けて考えることです。駅に到着した時刻が、受付に着く時刻になるわけではありません。使う入口、エレベーター、宴会場の階、受付場所を確認し、初めて訪れる社員にも伝わる案内をつくります。写真を一枚添えるだけで、説明しやすくなる場合もあります。
食事を伴う場合は、料理の提供と進行の関係を相談してください。受賞者のコメントを聞いてほしい場面で食事のサービスが重なると、客席の注意が散りやすくなります。「表彰を終えてから乾杯するのか」「食事の途中に短く表彰するのか」を伝えると、会場側とも具体的に打ち合わせができます。
名古屋コンベンションホールを候補にする場合
名古屋コンベンションホールは、ささしまライブのグローバルゲート内にある施設です。公式のアクセス案内では、ささしまライブ駅から歩行者デッキでつながる経路が紹介されています。全社会議や発表会など、参加者が話を聞き、意見を交わす場の候補として検討できます。
全体会の後に部門別の話し合いを行うなら、必要な部屋の数と、各部屋への移動を一緒に考えます。大きな部屋を確保できても、分科会へ移るたびに長い待ち時間が生まれると、議論の時間が削られてしまいます。何人が、どこからどこへ動くかを図面に書き込んでみてください。
施設への問い合わせでは、受付や案内表示を置ける範囲、飲食の扱い、機材の手配方法も確かめましょう。「会議で使いたい」だけでなく、「映像を上映し、その後に複数人が登壇する」と説明した方が、必要な条件を確認できます。施設の名称から利用方法を決めつけず、予定している進行を共有することが出発点です。
ホテルとホールは、料金表だけで比べない
ホテルは高く、ホールは安い。そのように単純化すると、比較を間違えることがあります。会場費に含まれる設備やスタッフ、食事の手配方法が違うためです。表示されている金額だけでなく、当日の開催に必要なものをそろえた総額を見ます。
比較表には、会場利用、音響・映像、設営・撤収、運営スタッフ、食事、控室、交通を分けて記載します。片方は操作スタッフ込み、もう片方は機材だけという見積りなら、そのまま金額を並べても判断できません。不足する手配を足してから比較しましょう。
準備に使える時間も費用に関わります。本番の二時間だけ借りればよいわけではなく、設営、音出し、映像確認、リハーサル、片付けの時間が必要です。利用開始時刻に参加者も入ってくる計画では、確認が終わらないまま本番を迎えてしまいます。会場を借りる時間と、社員へ案内する時間は分けて考えます。
収容人数は「舞台や機材を置いた後」で確認する
会場案内に載っている人数は、特定のレイアウトを前提にしたものです。ステージ、スクリーン、撮影位置、音響の操作卓を置けば、客席に使える面積は変わります。「定員以内だから大丈夫」と判断せず、実際の配置で人数が収まるかを確認してください。
表彰式では、受賞者がどこから舞台へ向かうかも重要です。通路が狭いと、椅子を引いてもらいながら進むことになります。名前を呼ばれた人が慌てずに立ち、拍手の中を歩き、写真を撮って戻れる。この一連の動きを想像すると、必要な通路や席の位置が見えてきます。
全社会議なら、最後列から資料の文字が読めるかを確かめます。きれいなスクリーンがあることと、細かなグラフが読めることは別です。実際に使う資料に近い画面を映し、後方や端の席から見てください。見えにくい席があるなら、画面や座席の配置、資料の見せ方を調整します。
下見は、参加者とスタッフの二つの動線で歩く
下見では、まず参加者になったつもりで入口から受付、客席、トイレ、出口まで歩きます。入口で行き先が分かるか、受付に列ができたらどこまで伸びるか、荷物を持ったまま移動しにくい場所はないか。写真で見た印象だけでは分からない点を確認します。
次に、スタッフの動きを見ます。機材をどこから運び、どこで準備し、使い終わった備品をどこへ置くのか。参加者の受付と搬入が同じ場所で重なるなら、時間や経路を分ける相談が必要です。舞台裏の待機場所が足りるかも忘れずに見ておきましょう。
確認事項は、その場で答えが出たものと、持ち帰って確認するものに分けます。後者には「誰が、いつまでに回答するか」を添えてください。「たぶん使えると思います」のまま進むと、制作が進んだ後で変更が必要になります。分からない点を残さないことより、分からない点を見える状態にしておくことが大切です。
階段を使いにくい参加者がいる場合は、客席までの経路に加えて、舞台への上がり方も確かめます。まず本人に必要な配慮を聞き、会場側と相談してください。入口から入れることだけで、どの場面にも参加できるとは判断しないようにします。
社内説明では「この会場を選ぶ理由」を伝える
上司への報告で、写真と見積書だけを並べても承認しづらいものです。「県外の参加者が多いので移動を優先した」「式典と食事の切り替えがしやすい」「部門別の討議に必要な部屋を確保できる」など、今回の目的と結びつけて説明します。
候補を二つ残しているなら、それぞれの良さだけでなく、主催者側で補う点も書きましょう。移動の案内が必要、追加の機材が必要、人数確定を早める必要がある、といった条件です。困る点を隠さず示す方が、決定後の役割分担まで話を進めやすくなります。
仮予約や人数変更の期限、キャンセル条件は施設へ直接確認し、社内の決裁日程と合わせて管理してください。会場を押さえる担当と企画する担当が違う場合は、誰が最終連絡をするかまで決めます。検討しているうちに期限を過ぎることを防ぐためです。
問い合わせには、同じ条件を書いて送る
比較の出発点をそろえるには、各施設に同じ内容を伝えるのが近道です。開催候補日、参加人数の見込み、式典と食事の有無、利用したい時間帯を書き、人数や内容が未定の部分には、その旨を添えます。まだ企画が固まっていないなら、無理に確定した数字を出す必要はありません。
例えば「百五十人程度の社員総会を予定。方針発表と表彰の後、懇親会を実施したい。映像上映があり、設営とリハーサルの時間も相談したい」と伝えます。人数だけの問い合わせより、施設側が検討すべきことが明確になります。回答がそろったら、条件の違う項目に印をつけて再確認します。
問い合わせの際に、会場側が担当する範囲と、主催者や制作会社で手配する範囲も尋ねましょう。マイクの準備は会場側でも、進行に合わせて音を出す人は別途必要、という場合も考えられます。「音響あり」という一言では、当日に誰が何をするかまでは分かりません。
返信が来るたびに別々の資料へ書き込むより、一つの比較表へ集める方が打ち合わせも進めやすくなります。未回答の項目は空欄にせず「確認中」と記載します。条件が全部そろうまで待つのではなく、決定を左右する項目から順に確かめていきましょう。
会場が未定でも、イベントの相談は始められる
僕は、会場探しと企画づくりを切り離しすぎない方がよいと思っています。場所を先に決めてから内容を詰めると、「本当はこうしたかった」が出てくることもあるからです。開催の目的、参加者、予算、当日の流れを一緒に考えた方が、選ぶ理由がはっきりします。
GROWSでは、社内イベントの企画・制作・運営をまとめてご相談いただけます。名古屋での会場選びに迷っている段階でも構いません。候補日、人数、社員の出発地、やりたいことをお聞かせください。まだ決まっていない部分も含めて、その会社に合う一日を考えていきましょう。
この記事を書いた人
島田 忍
株式会社GROWS代表取締役。周年イベント、社内表彰式、キックオフ、内定式など、インナーブランディングを軸に企業イベントをプロデュース。企画から現場の運営まで携わり、組織の想いを伝え、人と人をつなぐイベントづくりに取り組んでいます。
GROWS代表メッセージ ↗
