全社員で経営方針を聞き、その後は部門を混ぜて話し合いたい。そんな全社会議を考えると、会場選びの条件が「全員が入れること」だけでは足りなくなります。どこで話し合い、どう移動し、最後に何を共有するのか。会議の構成と部屋の使い方を一緒に考える必要があります。
GROWSの島田です。会議が終わってから「いい話だった」で止まるのは、少しもったいないと思います。聞いた方針を自分の仕事に置き換える時間があれば、翌日から何をするかまで考えられます。そのために、会場の中で社員がどう過ごすかを具体的にしていきます。
名古屋コンベンションホールを候補にしている方へ、この記事では、会場への問い合わせ、全体会と分科会の組み方、受付、配信、進行の確認を解説します。使いたい部屋を先に決めるより、つくりたい会議の流れを整理するところから始めましょう。
施設の案内と、今回必要な条件を照らし合わせる
名古屋コンベンションホールは、ささしまライブのグローバルゲート内にある施設です。公式サイトでは、講演会、株主総会、展示会、イベント、パーティーなどの利用例と、ハイブリッド開催への対応を案内しています。全社会議を考える際も、参加方法に応じた使い方を相談する候補になります。
利用例に近いイベントが載っていても、自社の計画をそのまま実施できるとは限りません。人数、開催時間、必要な部屋、持ち込む機材、飲食の有無を伝え、どの条件を満たせるか確認します。全体会の後に分科会を行うなら、同時に使える部屋と移動の方法を尋ねます。
問い合わせの段階では、決まっていない内容も正直に伝えて構いません。「人数は概算」「討議は実施したいが班の数は未定」と分けておけば、施設側も検討の前提を把握できます。未定の部分を適当な数字で埋めるより、決定する時期を添える方が打ち合わせを進めやすくなります。
全体会の内容を、社員が答えられる問いへつなぐ
全体会のプログラムをつくるときは、発表者ごとの持ち時間を並べる前に、最後に社員へ何を持ち帰ってほしいかを考えます。新しい方針を知ることなのか、部署の課題を見つけることなのか。目的が分かれば、説明を聞いた後に設ける時間も決まります。
例えば、「顧客への対応をもっと速くしたい」という方針なら、「自分の仕事で、確認待ちが長くなる場面はどこか」と問いかける方法があります。抽象的な方針をもう一度話し合わせるより、自分が知っている具体的な場面から考える方が、意見を出しやすくなります。
発表者にも、この後に何を話し合うかを伝えておきます。説明と討議を別々につくると、社員は何のために話すのか分からなくなります。発表の最後に問いを示し、そのまま分科会へ渡す構成にすると、会議全体に一本の流れができます。
分科会は、班の人数より先に話す内容を決める
班分けで迷ったら、まず何を話す場なのかを確認しましょう。部署の行動計画をつくるなら、同じ仕事をする人が集まる方が進めやすい場合があります。普段見えない課題を知るなら、部署を混ぜた方が違う視点を得られます。どちらにも意味があります。
人数が多すぎると、一人が話せる時間は短くなります。逆に、少人数に分けすぎると、必要な部屋や進行役が増えます。予定する討議時間の中で、一人ずつ考えを話し、意見を整理できるかを見て、班の数と人数を決めます。
当日欠席者が出たときの組み替え方も考えておきましょう。受付で欠席が分かるたびに全班を作り直すと、案内が混乱します。少人数になった班をどこへ合流させるか、班分けを変更する判断を誰がするかを決めておくと、受付と進行の連携が取りやすくなります。
討議の進行役には、結論へ急がせない役割を伝える
各班に進行役を置く場合、「うまく盛り上げてください」という依頼だけでは負担が大きくなります。最初に何を説明し、誰から話し、いつ意見をまとめるかまで手順を渡します。話す内容を決める人ではなく、全員が参加できるよう助ける人と考えます。
発言の多い人がいる班では、最初に各自が考えを書き、それから順に話す方法もあります。すぐに発言できない社員にも、考えを整理する時間が生まれます。役職の高い人の意見に全員が合わせる流れを避けるためにも、話し始める順番には意味があります。
まとめ方も最初に伝えます。「意見を出してください」だけで終えるのではなく、班として共有する課題を一つ選ぶ、次に試したいことを一つ書くなど、最後に残すものを決めます。ただし、時間内に合意できなかった点まで、無理に全員一致に見せる必要はありません。
部屋の移動時間を、会議の時間として確保する
全体会が終わった瞬間に分科会が始まる進行表では、移動する時間がありません。退出、行き先の確認、移動、着席、準備まで含めて考えます。トイレへ寄る人や、荷物を持って移る人もいるため、主催者が早足で歩いた時間だけを使わないようにします。
案内には、班の番号と部屋の名前をセットで記載します。受付では番号だけ、投影画面では部屋名だけという表記になると、社員がその場で照合しなければなりません。名札、案内表示、司会の呼び方をそろえることで、スタッフへ尋ねなくても移動しやすくなります。
案内表示を置ける場所は施設へ確認します。曲がった先で初めて部屋名が分かるより、分岐の手前に行き先が分かる情報がある方が親切です。下見の際には、初めて訪れる人がどこで迷うかを意識して歩いてみてください。
受付で、出欠確認と班の案内を一度に行う
受付は名前を確認するだけの場所ではありません。その後に使う名札や資料を渡し、最初に向かう場所を知らせる場でもあります。配る物が多いと一人あたりの時間が延びるため、事前にまとめられる物は用意し、当日の作業を減らします。
同じ時刻に多くの社員が到着するなら、部署や氏名など、参加者に分かる区分で窓口を分ける方法があります。どの窓口へ並ぶかが列の先頭まで行かないと分からない配置では、かえって混雑します。入口から窓口を見渡せるかも確認しましょう。
名札を忘れた人や、名簿に載っていない人への対応を通常の受付と分けると、確認のために列全体が止まりにくくなります。受付で判断できない問い合わせを誰に渡すかも決めます。判断する人が登壇中にならないよう、役割の重なりを見ておきます。
配信を入れるなら、分科会への参加方法まで設計する
全体会の映像を配信していても、会場だけで討議を始めると、オンライン参加者には空白の時間ができます。オンライン側も拠点ごとに話すのか、別のオンライン会議室へ分かれるのか、それとも全体会だけ参加するのかを先に決めて案内します。
会場の班とオンラインの社員を一緒に話させる方法もありますが、机に端末を一台置くだけで会話が成立するとは限りません。誰の声が拾われ、相手の声がどこから聞こえるかを確かめます。同じ部屋で複数の班が話すなら、周囲の声の影響も考える必要があります。
難しい場合は、会場とオンラインで討議の方法を分け、最後に同じ形式で結果を共有してもよいでしょう。全員を同じ画面に映すことより、同じ問いについて考え、自分の意見を届けられることを大切にしたいと思います。
発表を聞く時間と、次に動くための時間を分ける
各班の報告を順に聞くだけでは、後半の班ほど集中して聞いてもらいにくくなることがあります。報告する項目をそろえ、詳しい経緯は資料に残すなど、全体へ共有する内容を絞ります。すべての発言を再現する時間にしないことがポイントです。
例えば、「見つかった課題」「まず試したいこと」「ほかの部署に相談したいこと」の三点でまとめます。聞く側も、何に注目すればよいか分かります。似た課題が出ていれば、司会が関係を整理し、どの部署同士で話すとよさそうかを示してもよいでしょう。
会議の最後には、出た意見を誰が持ち帰るかを決めます。会社として回答する課題、部署で試すこと、さらに確認が必要なことを分けます。次回までの宿題を増やすためではなく、社員が話した内容を行き先のある情報にするためです。
部屋を増やす前に、手配するものを数える
分科会の部屋を追加すると、会場費だけでなく、資料を映す機材、記録用の備品、各部屋を開閉する担当などが必要になることがあります。全体会の設備をそのまま移せるのか、別々に用意するのかを確認し、同時に必要なものを数えます。
大きな一室で班ごとに話す案も比較できます。ただし、隣の班の声が聞こえて集中しにくくならないか、全体へ連絡する際に司会の声が届くかは確認が必要です。部屋を減らせば運営が簡単になると決めつけず、討議の内容と音の環境を合わせて考えます。
施設と制作側への依頼内容を一枚にまとめれば重ねて手配している物や、誰も用意していない物が見つかります。役割があいまいな項目から確認し、人数や班の数が変わった際に見直す箇所も記録してください。
名古屋駅からの案内と、本番前の確認をそろえる
ささしまライブの会場へ来る社員には、名古屋駅に到着した後の経路も案内します。施設の公式アクセス情報を確認し、乗り換えや入口までの移動を含めて到着時刻を考えます。名古屋に慣れている担当者の感覚だけで、集合時間を決めないようにしてください。
リハーサルでは、資料の投影だけでなく、全体会から分科会へ移る案内、各班からの報告、オンラインの質問を扱う流れまで確認します。司会、受付、各部屋の担当が同じ進行表を持ち、変更があれば同じ版へ更新します。
GROWSへご相談いただく際は、発表する内容だけでなく、社員に何を考えてほしいかをお聞かせください。名古屋コンベンションホールを使う案も含め、人数と参加方法に合う会議を検討します。聞いて終わる時間から、次の仕事を考える時間へ。一日の構成と運営をつなげて準備していきましょう。
この記事を書いた人
島田 忍
株式会社GROWS代表取締役。周年イベント、社内表彰式、キックオフ、内定式など、インナーブランディングを軸に企業イベントをプロデュース。企画から現場の運営まで携わり、組織の想いを伝え、人と人をつなぐイベントづくりに取り組んでいます。
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