現場と管理部門の間で、依頼の意図が伝わらない。相手が忙しいことは分かっていても、どんな仕事をしているかは詳しく知らない。美濃加茂で社内交流イベントを企画するなら、こうした普段の距離を少し縮める機会にできるかもしれません。
GROWSの島田です。部門間の連携を良くしたいとき、すぐに課題を話し合おうとすると、互いの不満を伝える時間になる場合があります。その前に、相手がどんな条件で仕事をしているかを知ることが、対話の入口になると思っています。
この記事では、現場と管理部門が一緒に参加する交流イベントを想定し、仕事紹介、協力型の企画、会話の進め方、終了後のつなげ方を説明します。難しい組織課題を一日で解決すると考えず、次に相談しやすくなる関係を目指しましょう。
「仲良くなる」の先に、変えたい場面を置く
企画の目的が「仲良くなる」だけでは、どんな内容が適しているか判断しにくくなります。急な依頼をするときに相談できる、問い合わせ先を知る、相手の作業に必要な情報が分かるなど、日常の場面へ置き換えます。
例えば、現場から管理部門へ書類を送る際に確認が何度も発生しているなら、まず双方が何を確かめているかを知る企画が考えられます。ただし、交流イベントの中で制度の変更まで決める必要はありません。理解する時間と、業務改善の判断を分けます。
今回のイベントで何を目指し、何は別の場で扱うかを主催者が共有しておくと、参加者も安心して話せます。楽しそうな企画を先に選ぶより、終わった後の会話を具体的に想像することから始めます。
片方の部門だけが準備する形にしない
管理部門だけで内容を決めると、現場の参加条件や仕事の説明が実態とずれる場合があります。反対に、現場の仕事だけを紹介すると、管理部門は裏方のままになります。企画の初期段階で、両方の部門から話を聞きます。
聞きたいのは、相手への要望だけではありません。「普段、何を優先しているか」「急な変更が入ると、どの作業が増えるか」「他部署に助けてもらっていること」などを尋ねます。互いの仕事の条件が見える材料を集めます。
参加できる時間も確認します。現場の勤務に合わせる必要がある場合、準備会議を何度も開くと協力が難しくなるかもしれません。短い取材や資料確認で関われる方法を用意し、企画への参加そのものが負担にならないようにします。
仕事紹介は、一日のすべてではなく一つの依頼を追う
部署の業務を網羅的に説明すると、専門用語や手順が多くなります。交流の入口としては、一つの依頼や情報が、どの人を通って完了するかを追う方法が分かりやすいと思います。自分の仕事の前後に誰がいるかを見せます。
例えば、ある申請が届いてから処理されるまでを紹介するなら、受け取った人が何を確認し、足りない場合に何を聞くかを示します。現場側は、申請する前にどんな確認が必要かを紹介します。双方の見えない作業を並べることが大切です。
実際の資料を使う場合は、公開してよい情報だけに整理します。個人や顧客の情報を使わず、説明用の例へ置き換える方法もあります。仕事を理解するために、細かな実データまで見せる必要があるかを考えてください。
混合チームには、全員が関われる役割を用意する
現場と管理部門を混ぜただけでは、必ず協力が生まれるとは限りません。課題を解く人、記録する人、説明する人など、複数の役割がある企画にすると、それぞれが関わりやすくなります。
ただし、「現場の人は作業、管理部門は記録」と固定する必要はありません。普段と同じ分担にすると、互いの別の面を知る機会が少なくなります。参加者が役割を選ぶ、途中で交替するなど、無理のない範囲で違う関わり方を試せるようにします。
人数の多い部門だけで話が進まないよう、チームの構成も見ます。一人だけ別部門から入る場合は、進行役が全員の意見を聞く順番を示すなど、参加のきっかけを補います。発言の勢いだけでチームの判断が決まらない設計にします。
情報を持ち寄るゲームで、確認する意味を体験する
協力型の企画として、メンバーごとに違う情報を持ち、相談しながら一つの答えを作る方法があります。一人では完成できず、相手が知っていることを聞く必要があるため、情報を渡すことと確認することを体験できます。
例えば、形や順番の条件を分けて渡し、チームで完成形を考える企画です。内容は説明用の単純なものにし、業務の知識がなくても参加できるようにします。難しい問題を解くことより、どう伝え、どう確かめたかへ目を向けます。
終了後には、「相手へ伝わったと思ったのに違っていたこと」「確認して助かったこと」を短く振り返ります。ゲームの成績だけを発表して終わるより、普段のやり取りとの接点が生まれます。仕事への教訓を押し付けず、参加者自身の気付きを聞いてください。
本番前には、企画に関わっていない社員にも試してもらいます。説明を読んで何をすればよいか分かるか、特定の経験がある人だけ有利にならないかを確かめます。試した後に感想を聞くだけでなく、途中でどこに迷ったかを見ると、ルールの直し方が分かります。難しさを上げるより、全員が最初の一歩を踏み出せる説明を目指してください。
仕事のクイズは、知らないことを責めない内容にする
互いの仕事を知るクイズを作るなら、答えを知らなくても考えられる問題にします。部署内でしか通じない略称や細かな数字を当てるだけでは、詳しい人が有利になり、他の人が見ているだけになりかねません。
「この確認は、何のためにしているでしょう」といった問いなら、選択肢をもとに相談できます。答えを示した後は、その仕事をしている社員が理由を説明します。正解の発表より、背景を聞く時間に価値があります。
間違えた人をからかったり、知識不足として扱ったりしないことを司会と共有します。「知らなかった仕事を一つ知れた」という着地にします。互いの仕事への敬意を持てる内容か、実施前に両部門で確認してください。
感謝を伝える時間は、具体的な行動を言葉にする
日常の連携をテーマにするなら、助けてもらった場面を共有する時間も考えられます。「いつもありがとう」だけでなく、どんな対応が助かったかを話すと、相手の仕事の価値が見えます。
例えば、急いで必要な情報を確認してくれた、分からない点を整理して聞いてくれたなど、行動を具体的にします。本人を褒める言葉を競わせるのではなく、普段は伝えていないことを届ける時間として位置付けます。
話したい内容がすぐに浮かばない人もいるでしょう。全員にその場で感動的な話を求める必要はありません。聞いているだけの参加も認め、後からメッセージを送れる方法を用意するなど、参加の仕方を広げます。
自由な会話の時間にも、入口となる問いを置く
企画の後に自由時間を取るとき、何を話せばよいか迷う人向けに、話題を用意します。「今日初めて知った仕事」「次に相談するときに伝えたいこと」など、体験から続けて話せる問いが向いています。
食事を組み合わせる場合は、全体への説明を長く続けず、卓で話せる時間を確保します。料理の提供と司会の案内が重なりすぎると、会話も説明も聞きにくくなります。会場側と進行を共有してください。
部門ごとに固まっている人がいても、すぐに無理な移動を求める必要はありません。紹介できる相手がいればスタッフがつなぐ、次の企画で組み合わせを変えるなど、自然に関われるきっかけを作ります。
不満が出たときは、交流と改善の話を区別する
相手の仕事を知るうちに、普段の困りごとが話題になることもあります。意見を出すこと自体を止める必要はありませんが、その場で解決を約束したり、特定の人を責めたりする形にはしないようにします。
進行役は、どの場面で何が困ったかを確認し、後で担当者へ渡す課題として整理します。交流の場で話せる範囲と、業務の検討会で扱う範囲を分けると、話が一つの問題に集中し続けるのを防げます。
課題を預かる場合は、誰が確認するかを決めます。「後で考えます」とだけ伝えて放置すると、かえって相談しにくくなるかもしれません。検討の窓口と、参加者へ状況を知らせる方法を主催者側で用意しておきます。
会場は、説明と相談の声が届く配置にする
美濃加茂で会場を検討する際は、参加人数だけでなく、チームが相談するための広さを確認します。机に資料を広げる場所、スタッフが近づく通路、全体説明を見る方向を含めて配置します。
ゲームの材料を配る場合は、各卓へ同じ条件で届くよう準備します。配布物が足りずに始められない卓が出ると、企画より運営の不公平さが気になってしまいます。予備と確認の手順を用意し、始める合図をそろえます。
音楽を使うなら、相談する声を妨げない音量にします。大きな音で場を盛り上げることより、相手の言葉を聞けることを優先したい場面です。企画ごとに音の使い方を変えると、説明と交流の区切りも伝わります。
終了後は、次に声をかける方法を残す
イベントで顔を知っても、問い合わせ先が分からなければ、業務で連絡しにくいままです。紹介した部署の役割や相談窓口を、社内で確認できる形にまとめます。個人に全ての問い合わせが集中しないよう、部署としての窓口も示します。
アンケートでは、楽しかったかに加え、相手の仕事について分かったこと、次に相談しやすくなったことを聞きます。時間を置いて、実際にやり取りが増えたかを確認する方法もあります。一度のイベントで関係が完成すると考えず、次の接点につなげます。
美濃加茂で現場と管理部門をつなぐ社内交流イベントを開くなら、ゲームの面白さと、相手を知る時間を一緒に設計しましょう。GROWSは、双方の仕事を聞く段階から、参加しやすい企画と進行を考えます。日常の相談が始まるきっかけをつくります。
この記事を書いた人
島田 忍
株式会社GROWS代表取締役。周年イベント、社内表彰式、キックオフ、内定式など、インナーブランディングを軸に企業イベントをプロデュース。企画から現場の運営まで携わり、組織の想いを伝え、人と人をつなぐイベントづくりに取り組んでいます。
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