三重で社内イベントの会場を探すとき、駐車場があるという理由で候補を絞ることがあります。ただ、駐車できる台数が分かっても、当日の移動が整ったとは限りません。満車になったらどうするか、バスはどこへ停まるか、閉会後に全員が同時に出られるかまで考える必要があります。
GROWSの島田です。僕は会場選びの段階から、社員がどう来て、どう帰るかを一緒に確認したいと思っています。イベントの中身が良くても、到着までに迷ったり、帰りの案内が分からなかったりすれば、参加者には負担が残ってしまうからです。
四日市、津、鈴鹿、松阪、伊勢など、出発地が違えば集まり方も変わります。この記事では、車と鉄道、送迎を組み合わせる社内イベントを想定し、会場へ聞くことと社内で決めることを整理します。三重だから全員が車で来る、と決めつけずに準備を始めましょう。
参加者数より先に、来場方法の内訳を集める
参加予定が百人でも、必要な駐車台数が百台とは限りません。自家用車、相乗り、鉄道、送迎バスなどの予定を確認します。まだ未定の社員には、どの情報があれば決められるかを聞き、会場候補の比較に必要な範囲で内訳を集めます。
車で来る人には、同乗者の有無も確認します。一台で複数人が来る場合、運転する人の予定が変わると、同乗者全員の移動にも影響します。最終の出欠確認だけでなく、交通手段を更新する窓口を用意しておくと、直前の変更を把握しやすくなります。
社員だけでなく、来賓や運営スタッフ、搬入業者の車両も分けて考えます。参加者用の台数へすべてを混ぜると、機材を運ぶ車両の作業場所が足りなくなるかもしれません。誰が何時に到着し、どのくらい停めるのかを用途ごとに整理します。
駐車場は、台数と利用条件をセットで確認する
施設の駐車場が、イベント専用なのか他の利用者と共用なのかを聞きます。公表されている台数を、そのまま自社で使える台数として数えないことが大切です。開催日の状況や確保できる範囲について、施設から回答をもらいましょう。
料金、利用できる時間、車両の高さなどの条件も確認します。料金の扱いが会場利用と関係する場合には、手続きの方法を聞き、参加者へ必要な案内を出します。駐車券を持参する必要があるなら、当日に入口で初めて伝えるより事前に知らせた方が混乱を減らせます。
近隣の駐車場を案内する場合も、空いている前提にしないようにします。施設の案内を確認した上で、満車だった場合の連絡先や代替の来場方法を考えます。社員が到着してから各自で探す計画では、受付や開会にも影響が出やすくなります。
駐車してから受付までを、実際に歩いてみる
会場の入口が見えていても、駐車区画からの経路が分かりにくい場合があります。車を降りてからどちらへ進むか、道路を渡るか、建物のどの入口を使うかを下見で確認します。会場側が示す正式な来場経路に沿って案内を作りましょう。
雨の日に傘を差して歩く区間、段差、エレベーターまでの距離も見ます。移動に配慮が必要な参加者には、利用できる経路や乗降場所について本人の希望を聞き、施設と相談します。主催者だけで便利だろうと決めず、実際の使い方を確認することが大切です。
案内図には、駐車場の名称と入口、受付へ向かう方向を示します。施設全体の地図だけでは、どこへ停めればよいか判断できないことがあります。初めて来る社員に案内を見せ、到着後の動きを説明できるかを試すと、分かりにくい箇所を見つけられます。
送迎バスは、人数をまとめるだけで決めない
送迎を検討する場合は、どこから何人が乗るかを確認します。各拠点を巡回する案と、駅に集合してもらう案では、社員の移動負担も乗車時間も変わります。バスの台数を減らすために経由地を増やすと、最初に乗る人の時間が長くなる点にも目を向けます。
運行する会社には、候補の乗降場所と必要な到着時刻を伝え、実施できる行程を相談します。地図上の移動時間だけで出発時刻を決めず、乗車確認や休憩などを含む計画を立てます。主催者が先に細かな時刻を確定してから、運行側へ合わせてもらう順序は避けたいところです。
乗る社員には、集合時刻と出発時刻を区別して伝えます。出発時刻に到着すればよいと受け取られると、人数確認が間に合いません。乗り遅れた場合の連絡方法も決め、バスを待たせる判断を誰が行うかを運行側と共有しておきます。
バスが着く場所と、人が待つ場所を確認する
施設へは、車両の大きさや台数を伝え、どこで乗降できるかを確認します。停車できることと、イベント中ずっと待機できることは別なので、待機場所や回送の必要も運行側と相談します。施設と運行会社が同じ場所を理解しているか、図面や写真でそろえましょう。
複数台が同時に到着するなら、降りた社員がその場で固まらないように案内します。入口までの経路、荷物を降ろす場所、受付へ向かう順番を決めます。バスのすぐ横で長い説明をするより、安全に移動できる場所で案内を受けてもらう構成を考えます。
帰りは、社員がバスを待つ場所も必要です。雨天時や寒暖の厳しい時期には、屋外で長く待ってもらう計画にならないかを確認します。バスが到着してから呼び出す方法など、施設で可能な案内と組み合わせて検討しましょう。
開会の時刻と、到着のまとまり方を合わせる
バスでまとまって到着する社員が多い場合、受付には短時間に人が集中します。名札を事前に分ける、乗車グループごとに案内するなど、到着の形に合う方法を考えます。バスが着いてすぐ開会できるという前提にせず、受付、荷物、トイレの時間を見込みます。
個人で来る社員も同じ入口を使うなら、バスの一団と交差する場所を確認します。受付の列が混ざっても、それぞれがどこへ進むか分かる表示を用意します。所属別に受付を分ける場合は、バス単位の案内と食い違わないようにしてください。
到着が遅れた場合に、開会を待つのか、予定通り始めるのかも事前に話し合います。進行内容と帰りの予定を踏まえ、主催者の判断役を決めておきます。運行の状況を会場の進行担当へ伝える連絡経路があれば、受付だけが事情を知っている状態を防げます。
飲食のあるイベントは、帰り方を先に案内する
懇親会でアルコールを提供する場合は、車で来る社員がいることを前提に、飲み物と帰路の案内を整えます。飲酒を促すような進行にせず、飲まない人も同じように乾杯や会話へ加われるようにします。何を飲むかを周囲へ説明し続ける場にはしたくありません。
送迎を利用する人、自分で帰る人、宿泊する人を出欠の段階で分けて確認します。帰りだけバスに乗る希望がある場合も、座席を用意できるか事前に調整します。当日の雰囲気で帰り方を変える前提では、運営側も参加者本人も判断しにくくなります。
閉会後の移動情報は、司会が一度読み上げるだけでなく、案内メールや会場の表示でも確認できるようにします。バスの行き先、集合場所、出発時刻を一組で示します。複数の方面があるなら、色や番号などで区別する方法も検討しましょう。
閉会から出発まで、余白を取って進行を組む
閉会後には、挨拶、荷物の受け取り、トイレ、乗車確認があります。司会の挨拶が終わった時刻をバスの出発時刻にすることはできません。会場から乗り場まで歩く時間も含め、運行側と相談した上で集合時刻を決めます。
記念品を出口で渡す場合は、退出の列が長くならないかを確認します。先に席へ置く、受け取る場所を分けるなど、イベントの内容に合う方法を選びます。駐車場へ向かう人とバスへ乗る人が別方向なら、分岐する手前で案内を出します。
予定より進行が押したときの短縮箇所も決めておきます。帰路の都合がある社員だけが途中で気まずく退席しなくて済むよう、主催者が終了時刻を管理します。遠い拠点の社員が参加しやすいことも、会場やプログラムの評価に含めて考えましょう。
交通の担当と会場の担当を、一人の幹事に集中させない
当日は、会場内で開会の準備をしている人が、外へ出て車両の到着を確かめ続けることはできません。到着情報を受ける担当と、進行を判断する担当を分け、どんな変化を連絡するかを決めます。予定通りなら報告不要なのか、到着ごとに人数を知らせるのかまでそろえておくと、必要な情報が埋もれにくくなります。
連絡先一覧には、主催者、施設、運行側それぞれの窓口を載せます。ただし、全員が別々に運行会社へ問い合わせる状態は避けます。確認する窓口をまとめ、受け取った回答を関係者へ渡す役割を決めます。変更があるときほど、異なる説明が参加者へ届かないようにすることが大切です。
来場方法の名簿は、受付名簿とは用途が違います。乗車する予定の人が会場には来ていても、帰りのバスに乗るとは限りません。往路と復路を分けて確認し、変更を受け付けたら両方の担当へ反映します。名簿の情報は必要な担当者が扱い、参加者全員へ配る案内とは分けて管理します。
終了後には、迷いやすかった入口や、待ち時間が長かった場所を振り返ります。次回へ残す際は、会場が使いやすかったという感想だけでなく、何台が何時に到着したか、どこで案内が必要だったかを記録します。経路を図にも残せば、次の担当者が場所をたどりやすくなります。
会場選びは、往復の条件で比べる
駐車場の台数だけでなく、駅からの経路、送迎のしやすさ、会場内の移動、帰りの時間を同じ表にまとめます。四日市や津などの候補を比べる場合も、地域の印象ではなく、参加する社員の出発地に当てはめて検討します。
三重の社内イベントをGROWSへご相談いただく際は、人数と開催内容に加え、来場方法の見込みもお聞かせください。まだ内訳が決まっていなくても構いません。会場に入ってからの演出と、安心して来て帰れる準備をつなげ、一日全体を組み立てていきましょう。
この記事を書いた人
島田 忍
株式会社GROWS代表取締役。周年イベント、社内表彰式、キックオフ、内定式など、インナーブランディングを軸に企業イベントをプロデュース。企画から現場の運営まで携わり、組織の想いを伝え、人と人をつなぐイベントづくりに取り組んでいます。
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