懇親会を企画する側になると、「社員同士で交流してほしい」という願いと、「本当に楽しんでもらえるだろうか」という心配が同時に出てきます。料理と会場を手配しても、普段話さない人同士の会話が始まるとは限りません。毎回同じ顔ぶれで固まってしまうなら、企画の組み立て方を変える余地があります。
GROWSの島田です。懇親会の成功を歓声の大きさだけで判断しないようにしたいと思っています。隣の部署の人に初めて話しかけられた。仕事で連絡する相手の顔が分かった。そんな小さな変化も、会社にとって意味のある成果です。
この記事では、三重県の四日市・津で社内懇親会を考える方へ、ホテル二施設の検討方法と、参加者が交流しやすい場のつくり方を解説します。会場探しに取りかかる前に、準備する順番を整理してみてください。
企画より先に、誰と誰が話せるとよいかを考える
「交流を深める」という目的を、もう少し具体的にします。新しく入社した社員と先輩なのか、四日市と津に分かれて働く社員なのか、普段接点の少ない管理部門と現場なのか。話してほしい相手が見えると、席の組み合わせや会話のきっかけを考えやすくなります。
例えば、新入社員が先輩の仕事を知る場なら、自己紹介に「仕事で困ったとき、相談してほしいこと」を加える方法があります。拠点を越えた交流なら、それぞれの一日の仕事を紹介してもよいでしょう。盛り上がりそうなゲームを探す前に、何を知り合う時間なのかを決めます。
ここで目的を増やしすぎないことも大切です。懇親会に業績発表や長い研修まで入れると、肝心の会話の時間がなくなります。全体へ伝える話が必要なら短く区切り、食事や交流に使える時間を先に確保してから、残りの構成を考えましょう。
都ホテル 四日市は、食事と進行を一緒に相談する
都ホテル 四日市は、公式サイトで宴会・会議の利用を案内しているホテルです。四日市で、社員が集まって食事をする会場を探す際の候補になります。問い合わせでは、予定人数と候補日だけでなく、挨拶や映像上映、ゲームなどの有無も伝えてください。
ホテルで懇親会を開く利点を検討するときは、料理の印象だけでなく、提供のタイミングを進行と合わせられるかも見ます。乾杯後すぐに全員参加の企画を始めると、食事を取りに行く人と司会を見る人に分かれてしまうかもしれません。食べる時間と注目してほしい時間を分けて相談します。
会場の使い方としては、着席と立食のどちらが目的に合うかを比較します。着席は落ち着いて話しやすい反面、席を離れるきっかけが必要です。立食は移動しやすくても、ずっと立っていることが負担になる人もいます。人数が入るかに加えて、参加者の過ごしやすさを確かめましょう。
ホテルグリーンパーク津は、受付から帰りまでを確認する
ホテルグリーンパーク津も、公式サイトで宴会を案内しています。津での開催を検討する際は、参加者がどこから来るかを整理し、会場への到着方法と合わせて候補に入れます。四日市の会場と比較するなら、同じ人数、時間、食事の条件を伝えることが前提です。
下見では、受付をどこに設け、来場した人がどこで待つかを確認してください。参加者が一度に到着する場合、客席に余裕があっても受付に列ができることがあります。名簿で一人ずつ確認するのか、部署の窓口でまとめるのかによって、必要な机やスタッフの数も変わります。
帰りの案内も、閉会後に考えるのでは遅くなります。バスや鉄道で帰る人、車で来る人がそれぞれどこへ向かうかを確かめます。途中で帰る人も参加しやすいよう、出口をふさいで集合写真を撮る、といった計画になっていないかも見ておきたいところです。
四日市と津、開催地は参加者の移動条件で選ぶ
開催場所は幹事の職場に近い方、と決めたくなるかもしれません。ただ、社員が複数の事業所から集まるなら、出発地と勤務終了時刻を並べて比較してください。会場への移動のためにどのくらい早く仕事を切り上げる必要があるかは、拠点によって違います。
開始時刻から移動時間を引くだけでは、計画に余裕がなくなります。着替え、引き継ぎ、乗り場への集合、到着後の受付まで含めて考えます。送迎を手配する場合は、停車場所や乗降の方法を会場と運行会社へ確認し、道路状況の変化も見込んだ計画を相談しましょう。
懇親会でお酒を提供するなら、運転して帰る人が飲酒しないよう、案内と当日の対応をそろえます。飲める人だけを中心に企画を組まず、飲まない人も選びやすい飲み物を会場へ相談してください。参加のしやすさは、会場まで来られるかだけでなく、その場で無理をしなくてよいかにも関わります。
料理は「豪華さ」と「話しやすさ」の両方で選ぶ
食事は懇親会の楽しみですが、交流が目的なら、料理を受け取るための待ち時間も確認したいところです。ビュッフェの場合、一か所に人が集まりすぎないか。着席で料理を提供する場合、サービスの動きと企画が重ならないか。施設側に当日の流れを説明して相談します。
食物アレルギーなど食事に関する要望は、事前に受け付ける方法を決め、対応できる範囲を会場へ確認します。幹事だけの判断で「大丈夫です」と伝えず、本人に必要な条件を確かめてください。申告の締め切りと、当日どこへ申し出るかも案内しておくと、情報が行き違いにくくなります。
料理を減らして景品を増やすべきか、と迷うこともあるでしょう。僕なら、まず参加者が落ち着いて食べ、話せる条件を整えます。景品が豪華でも、食べる時間がなく、話もできなければ懇親会の目的に届きません。何にお金を使うと今回の目的に近づくか、という順に考えたいですね。
会話の始まりを、司会と席札で手伝う
「自由に交流してください」と言われても、初対面の人へ話しかけるのは簡単ではありません。席札に部署名と一言紹介を入れたり、司会がテーブルごとの短い自己紹介を促したりすると、話の入口をつくれます。参加者の社交性に全部任せない工夫です。
例えば、一人ずつ名前と担当業務を伝えた後、「最近、仕事で助けてもらったこと」を話す時間を設けます。長い発表にせず、相手へ質問できる余地を残します。答えたくない内容を無理に話させないよう、仕事の紹介だけでも構わないと伝えておくと安心です。
席替えを入れるなら、全員が一斉に動く方法だけではなく、各テーブルの数人が移動する方法もあります。飲み物や荷物を持って狭い通路を行き交うと、それだけで時間を使います。会場の広さと参加人数に合わせ、司会の案内だけで動き方が分かるルールにします。
ゲームは、知らない人と相談できる仕掛けにする
ビンゴやクイズを入れる場合も、ただ正解や当選を待つ時間にするか、会話が生まれる時間にするかで内容は変わります。チームで答えを相談するクイズなら、詳しい人だけが答え続けないよう、複数の分野から問題を選び、相談の時間を取ります。
会社に関する問題を出すときは、在籍年数が長い人しか分からない内容に偏らないようにします。正解の後に短い説明を加えれば、入社したばかりの人が会社を知る機会にもなります。誰かの失敗や私生活を題材にして笑いを取る企画は、交流を深めたいという目的から離れてしまいます。
景品を渡す時間まで見込むことも忘れずに。ゲームそのものが終わっても、当選者の確認や写真撮影で進行が延びることがあります。景品を並べる人、名前を確認する人、司会へ合図する人を決め、参加者が待つ時間を短くする準備をしておきます。
次回のために、会話と運営を分けて振り返る
アンケートを取るなら、「満足しましたか」という問いに加えて、今回の目的を確かめる質問を入れます。普段話さない人と話せたか、ほかの部署の仕事を知れたか、次に声をかけてみたい人がいたか。料理や会場の評価と分けると、交流企画を続けるかどうかを考えやすくなります。
自由記述には、良かった点だけでなく、参加しにくかった場面も書けるようにします。声が聞こえなかった、移動に時間がかかった、ゲームの説明が分からなかった、といった意見は、次回の準備で改善できる情報です。厳しい感想があっても、幹事個人への評価と受け止めず、どの場面の問題なのかを整理しましょう。
幹事側でも、受付に並んだ時間や、予定より延びた企画を記録します。社員の感想と照らすと、「ゲームが長い」のは問題数が多かったのか、景品を渡す段取りに時間がかかったのかを分けて考えられます。次回に引き継ぐときは、進行表だけでなく、その変更理由も残してください。
集めた意見のうち、次に変えることを社員へ伝えるのもよいと思います。意見を書いて終わりではなく、準備に生かされたと分かれば、次回も声を届けやすくなります。懇親会を毎年同じ内容で繰り返すより、社員の反応に合わせて少しずつ育てていきましょう。
幹事も参加できるよう、当日の仕事を分ける
受付、司会、会場との連絡、写真撮影を一人が兼ねると、困りごとが重なったときに対応できません。特に司会者は進行中に会場の外へ出にくいため、遅刻者への案内や食事の確認を引き受ける人を別に置きます。担当者の人数だけでなく、同時に起きる仕事を見て分けましょう。
外部へ依頼する場合は、料理や会場の予約だけなのか、企画、進行台本、当日の運営まで必要なのかを伝えます。社内に残す仕事も明確にします。社員の出欠を確認する人、会社として内容を決める人が分かっていれば、打ち合わせで確認を進めやすくなります。
GROWSでは、懇親会を含む社内イベントの企画・制作・運営をご相談いただけます。三重で開催するなら、参加する拠点と人数、社員同士にどんな接点をつくりたいかをお聞かせください。派手な企画が決まっていなくても大丈夫です。話せてよかった、また声をかけてみようと思える時間から、一緒に考えていきましょう。
この記事を書いた人
島田 忍
株式会社GROWS代表取締役。周年イベント、社内表彰式、キックオフ、内定式など、インナーブランディングを軸に企業イベントをプロデュース。企画から現場の運営まで携わり、組織の想いを伝え、人と人をつなぐイベントづくりに取り組んでいます。
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