社員の家族を招くファミリーデイで、屋外の企画を考えている。でも、雨が降ったらどこへ移すのか決まっていない。春日井で開催する場合も、天気を気にしながら直前まで準備を続けるのは、担当者にとって負担だと思います。
GROWSの島田です。雨の日の案は、晴れた日の企画を小さくして室内へ詰め込むだけでは、うまくいかないことがあります。使える広さ、音の響き、待つ場所が違うからです。最初から屋内でも楽しめる体験を考えると、天候に左右されにくい計画をつくれます。
この記事では、屋内を中心にしたファミリーデイについて、会場の確認、企画の組み合わせ、混雑を避ける進行、家族への案内を説明します。雨天時だけの代替案を探す方も、家族が会場へ着いてから帰るまでを思い浮かべて読んでみてください。
屋内開催で、家族にどんな時間を届けたいか
屋外で予定していた遊びを全て残そうとすると、会場の広さが足りなくなりがちです。まず、今回のファミリーデイで大切にしたいことを整理します。職場を知ってもらう、親子で協力する、社員同士の家族が顔を合わせるなど、目的によって選ぶ企画は変わります。
例えば、親子で仕事への理解を深めることが中心なら、会社に関するクイズと簡単な制作体験をつなげる方法があります。広い場所を走り回らなくても、相談して作り、完成したものを見せ合う時間をつくれます。
屋内だから控えめな内容にする必要はありません。ただし、動きの大きい企画と静かに集中する企画を同じ場所へ置くと、互いの良さを生かせない場合があります。何を一緒に行い、何を場所や時間で分けるかを、目的から考えます。
会場資料では、定員より実際に使える面積を見る
会場に百人入ると書かれていても、机や体験コーナーを置いた状態で百人が過ごせるとは限りません。家族が作業する席、待機する場所、通路、荷物やベビーカーを置く場所を図面へ入れてみます。その状態で何人が参加できるかを施設へ相談します。
体験の机には、材料を広げる場所やスタッフが説明する場所も必要です。客席だけを並べた配置と同じ感覚で人数を決めないでください。小さな子どもに付き添う大人が一緒に座るなら、その分の席も含めます。
同じ建物に複数の部屋を借りられる場合も、部屋の間を自由に行き来できるか確認します。途中に一般の利用者が通る場所があれば、家族だけの行事として扱えない部分もあります。使う部屋の中だけでなく、入口からの経路も下見します。
濡れたまま入場する場面を想定して受付を組む
雨の日は、傘を閉じ、荷物を持ち直し、子どもの身支度を整えてから受付へ来ます。晴れた日のように、到着した人がすぐ手続きを始められるとは限りません。入口のすぐ前に受付を置く場合は、立ち止まる人が重ならないかを確かめます。
傘や濡れたものの扱い、上着を整えられる場所について、施設の運用を確認します。主催者が使える備品と、用意する必要があるものを分けてください。入口に物を置く場合も、施設側が認める配置かを確認します。
駐車場や送迎の降車場所から、どの入口へ進むかを案内に書きます。春日井市内の社員でも、家族が会場を知っているとは限りません。「いつもの正面入口」など社内でしか通じない表現を避け、建物を初めて見る人にも分かる説明にします。
工作は、完成までの時間と持ち帰り方で選ぶ
屋内企画として工作を考えるなら、面白そうな完成品だけで選ばないことが大切です。説明、制作、片付けまでにどれくらいかかるか、途中で参加した家族にも対応できるかを確認します。乾かす時間が必要なものは、完成後に置く場所も考えます。
親子で相談しながら作れる内容なら、同じ見本を再現するだけでなく、色や形を選ぶ場面を入れる方法があります。家族の会話が目的なら、作業の難しさより、どこを一緒に決めるかが重要です。小さい子どもができる部分も用意します。
完成品は、雨の日でも持ち帰れる大きさかを見ます。片手が傘でふさがることや、他の荷物があることも考慮します。袋などを用意する場合は、完成品を入れて運べるかを実物で確認すると、当日の困りごとを減らせます。
謎解きやクイズは、会社を知る入口にする
館内を回るクイズや謎解きは、会場の中で動くきっかけになります。ただし、答えを探す場所が一か所へ集中すると、列ができて楽しみにくくなります。複数の場所から始められるか、座って考える問題と組み合わせられるかを検討します。
会社の仕事を題材にするなら、社員だけが知っている知識で競わせないようにします。展示を読んだり、スタッフの説明を聞いたりすれば、家族も答えを見つけられる構成にします。知っている人を試す企画ではなく、初めて知る楽しさをつくる企画です。
難しい問題には、ヒントを受け取れる仕組みを用意します。親が考えている間、子どもが何もできない状態にならないよう、見つける、選ぶ、描くなど参加の方法を分けます。全問正解だけをゴールにせず、家族で相談した時間にも意味を持たせます。
体を動かす企画は、使える範囲を施設と確認する
屋内で体を動かすゲームを行う場合、床や壁の使い方、音、道具の条件を施設へ確認します。広そうに見えるホールでも、スポーツやボールの使用が認められているとは限りません。企画を決めてから許可を取るのではなく、条件を聞いて候補を絞ります。
走る速さを競う以外にも、家族で形をそろえる、順番を考えて物を運ぶなど、協力する企画は考えられます。参加者の年齢や身体条件に合わせて、座って関われる役割を設ける方法もあります。全員へ同じ動きを求めないことが、参加のしやすさにつながります。
動く企画の周囲には、見ている家族が集まります。実施する範囲だけでなく、観覧する場所と移動する通路まで含めて配置します。運営スタッフがどこから様子を見るかも決め、施設側と共有してください。
音の出る場所と、静かに過ごせる場所を分ける
一つの大きな部屋に全企画を入れると、司会の声、音楽、ゲームの歓声が重なります。工作の説明が聞こえない、休んでいても落ち着かないという状況にならないよう、音の出方を想像して配置します。壁や間仕切りの条件も施設へ相談します。
別室が使えない場合は、音を使う企画の時刻をまとめる方法もあります。その時間は全体で参加し、その後は各コーナーで自由に過ごす形です。常にどこかで大きな音が出る状態を避けると、案内も届きやすくなります。
静かに休める場所には、次の企画へ参加しない家族もいられるようにします。休んでいる人へ何度も参加を促す必要はありません。自分たちのペースで過ごせることが、長い滞在を楽しむための条件になります。
人気のコーナーに人が偏る前提で運営する
自由参加にすると、すべてのコーナーへ均等に人が来るとは限りません。材料に限りがある体験や、一度に参加できる人数が少ない企画は、時間枠や整理券の利用を検討します。待ち時間が見えない列をつくらないことを意識してください。
事前予約を使う場合は、予約していない家族が何を楽しめるかも用意します。人気企画だけが埋まり、それ以外には参加できない印象になると、行事全体の満足につながりにくくなります。自由に立ち寄れる展示や短い体験を組み合わせます。
受付で一日の回り方を説明しすぎると、家族は覚えきれません。会場図に、予約が必要な企画、自由参加の企画、休憩場所を分かるように載せます。スタッフも同じ案内を持ち、どこで聞いても同じ答えが返る状態にします。
飲食の時間は、制作体験の机と分けて考える
工作の材料を広げた机で、そのまま食事もしてもらう計画は、片付けと準備が慌ただしくなります。飲食できる場所を施設に確認し、制作の場所とは分けられるかを検討します。同じ机を使う場合は、切り替えに必要な作業と時間を進行へ入れます。
食事を一斉に取るのか、家族ごとに時間を選べるのかでも、必要な席数が変わります。持ち込みの可否や提供方法は施設と事業者へ相談し、参加者には事前に案内してください。小さな子どもがいる家庭では、食事の予定が分かるだけでも、当日の準備をしやすくなります。食後のごみの回収場所も、分かるように表示します。
晴天案と雨天案を切り替えるなら、判断時刻を決める
屋外も使う計画では、いつ誰が切り替えを決めるかを先に決めます。施設、運営会社、飲食事業者など、変更に関わる相手と相談し、準備に必要な時間から判断の締め切りを考えます。単に当日の朝の天気だけで決められるとは限りません。
参加者への連絡方法も、申し込みの時点で伝えておきます。開催場所や集合時刻が変わる場合、どの連絡を見れば確定情報が分かるかを明確にします。古い案内が残ることも考え、変更箇所が一目で分かる形で知らせます。
切り替えによって中止する企画があるなら、家族に何を楽しんでもらうかを改めて説明します。「雨なので縮小します」だけでなく、屋内で用意している体験が伝わると、参加への気持ちも保ちやすくなります。
小さく試してから、当日の配置を仕上げる
本番前には、机を一台使って体験を試すだけでも、必要な広さや説明の長さが分かります。運営する人が一度参加者役になり、材料を受け取り、作り、片付けるところまで行います。机上の計画では見えない待ち時間を確かめられます。
試した結果は、必要なスタッフの人数や備品へ反映します。説明する人と材料を補充する人を分ける必要があるか、家族が途中で困ったときに誰が対応するかも整理します。企画の数を増やすより、一つずつ落ち着いて参加できる状態を目指します。
春日井で、雨の日も家族が楽しめるファミリーデイを開きたい。GROWSでは、屋内で何ができるかを、目的と会場の条件から考えます。天候への備えを含めて準備し、社員と家族が会話を持ち帰れる一日を一緒につくりましょう。
この記事を書いた人
島田 忍
株式会社GROWS代表取締役。周年イベント、社内表彰式、キックオフ、内定式など、インナーブランディングを軸に企業イベントをプロデュース。企画から現場の運営まで携わり、組織の想いを伝え、人と人をつなぐイベントづくりに取り組んでいます。
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