社内懇親会を開いても、気が付けば同じ営業所の社員だけで話している。料理やゲームは好評だったのに、他の拠点とのつながりが増えたかは分からない。一宮で複数の営業所が集まる行事を考える際も、そんな悩みがあるのではないでしょうか。
GROWSの島田です。普段会わない人と話せることは、懇親会の大きな価値です。ただ、同じ部屋に集まっただけで会話が始まるとは限りません。初対面の相手に何を話せばよいか分からないのは、自然なことです。主催者が会話の入口を少し用意すると、参加しやすさが変わります。
この記事では、営業所を越えた交流を目的に、席の決め方、話題、企画、司会の進め方を説明します。大きな声で盛り上げることより、終わった後に「次に会ったら話しかけられる人」が増える懇親会を考えていきましょう。
「交流を深める」を、具体的な場面に置き換える
企画書に「交流を深める」と書くだけでは、どんなプログラムが必要か判断しにくくなります。営業所の仕事を知ってほしいのか、若手が先輩へ相談しやすくなってほしいのか、普段の連携相手と顔を合わせてほしいのか。目的を少し具体的にします。
例えば、電話やメールで連絡している相手と初めて会うなら、互いの担当業務が分かる名札や紹介が役立ちます。一方、接点のない部署同士をつなぐなら、仕事以外も含めて共通点を探せる話題が必要です。参加者の関係によって、会話の助け方は変わります。
今回の目的を一つ決めたら、終了後に確かめることも決めておきます。「他の営業所でどんな仕事をしているか、一つ知ることができたか」などです。参加人数や料理の評価だけでは、交流の目的に近づいたかを見落としてしまいます。
参加案内にも、今回の交流の目的を簡潔に書いておきます。「営業所を越えて仕事を知る時間を設けます」と伝わっていれば、知らない人との同席にも納得しやすくなります。事前準備が必要な企画は、内容と負担の程度を知らせてください。
参加者の構成を見て、混ぜ方を考える
席を作る前に、営業所ごとの人数、入社年次、普段の接点を把握します。人数が多い拠点の社員が一つの卓に偏ると、自然に内輪の話になりやすくなります。各卓へ分ける場合も、一人だけ別拠点から入るような配置になっていないかを確認します。
若手と管理職を混ぜれば、必ず話しやすくなるわけでもありません。上司の前で話すことに緊張する人もいます。上下関係がある卓には、全員が順番に答えられる短い話題を用意するなど、話す力の差だけで会話が決まらない工夫をします。
僕は、全員を完全な初対面同士にする必要はないと思っています。一人でも知っている相手がいると、別の人へ話しかけやすくなる場合もあります。混ぜること自体を目標にせず、無理なく輪へ入れる配置を考えてください。
着席と立食は、話してほしい相手から選ぶ
着席形式は、話す相手が決まっているため、最初の会話を始めやすい方法です。一方、一度座ると他の卓へ動きにくくなります。前半を着席で過ごし、後半に自由に話せる時間を入れるなど、交流の広がりを補う方法があります。
立食形式は移動しやすい反面、知っている人の近くに集まることもあります。自由に動けることと、初対面の人に声をかけられることは別です。最初に少人数のグループを作り、簡単な自己紹介をしてから自由時間へ移ると、話しかける相手が見つかりやすくなります。
会場を選ぶときは、料理の台、通路、荷物を置く場所を含めて配置を確認します。会話をしている人の間を、料理を取りに行く人が何度も通ると落ち着きません。座って休める場所も含め、参加者がどのように動くかを図面で考えます。
遅れて来る社員の席も、空いている場所へ入れるだけでなく、卓の人に紹介できるようにします。受付と司会で到着情報を共有し、自然に会話へ入れるきっかけを用意しましょう。
名札は、自己紹介のきっかけになる情報を載せる
名前と所属だけでも相手は分かりますが、担当業務が一言あると話を始めやすくなります。「法人のお客様を担当」「見積りの相談窓口」など、社内で役割が分かる表現を使います。部署の正式名称が長い場合は、読みやすさとのバランスを考えてください。
好きなことや最近うれしかったことを書く欄を設ける方法もあります。ただし、個人的な話題を必須にする必要はありません。仕事の話でも、日常の話でも選べるようにすると、自分が話してよい範囲で参加できます。
名札の文字は、手元で読むだけでなく、向かいの人から見えるかを確認します。所属ごとに色を変えるなら、色だけで判断させず文字も併記します。企画のために名札を複雑にするより、一目で名前を呼べることを優先しましょう。
最初の話題は、詳しい業務説明にしすぎない
乾杯の後にいきなり「営業所の課題を話してください」と言われると、食事の場でも会議のように感じるかもしれません。最初は短く答えられる問いから始めます。「最近、他の人に助けてもらったこと」「担当する仕事でよく聞かれること」などが考えられます。
話す順番と目安の時間を伝えると、一人だけが長く話す状態を減らせます。例えば、各自が一分ほど話し、その後は気になったことを質問する形です。数字は参加人数に合わせた目安ですが、終わりが分かると、話し慣れていない人も取り組みやすくなります。
司会者は、上手な回答や面白い話を求めすぎないことが大切です。「短い一言でも大丈夫」と伝え、答えにくい場合は別の話題を選べるようにします。懇親会の会話は発表会ではありません。相手を知るきっかけが生まれれば十分です。
営業所紹介は、数字より仕事の場面を伝える
各営業所を紹介する時間を設けるなら、売上や人数の一覧だけで終わらせないようにします。どんな相談が多いか、どのような工夫をしているかを、一つの場面に絞って紹介すると、他の拠点の社員にも想像しやすくなります。
例えば、「問い合わせが重なる時間に、担当者同士でどう情報を渡しているか」という話なら、職種が違っても質問が生まれます。公開できる範囲を確認した上で、写真一枚と短い説明にまとめる方法もあります。顧客の情報をそのまま使う必要はありません。
紹介する長さと項目は、全拠点でそろえます。資料作りが得意な営業所だけが目立つ構成より、仕事の中身に注目できる形がよいと思います。「詳しく聞きたいこと」を卓で一つ選び、自由時間に質問できるようにすると、その後の会話へつながります。
ゲームを入れるなら、会話が必要な仕組みにする
交流を目的にゲームをするなら、正解を知っている人だけが活躍するものより、互いの話を聞く必要があるものが向いています。例えば、卓のメンバーに共通することを探す企画なら、順番に質問し合う時間が自然に生まれます。
仕事に関するクイズを行う場合も、一人が答えを書いて終わる形にせず、相談する時間を取ります。営業所ごとに持っている情報が違う問題なら、それぞれが説明する役割を持てます。ただし、特定の部署の知識がないと参加できない問題ばかりにはしないでください。
景品を豪華にすれば交流が増えるとは限りません。競争が強すぎると、勝つために得意な人だけが進めることもあります。勝敗より、相手の話を聞けたか、初めて名前を覚えた人がいたかを大切にした企画にします。
席替えは、食事と会話が途切れにくい時刻に行う
より多くの人と話せるよう席替えをする場合、料理が運ばれた直後や、食事の途中に一斉移動させないようにします。会場側と提供の流れを確認し、移動しやすい区切りを選びます。飲み物や荷物をどう扱うかも案内が必要です。
席替えの方法は、参加者がその場で考えなくても動ける形にします。次の卓の番号を名札へ記載する、卓ごとに順番に案内するなどです。全員が同時に入口へ集まり、席表を探す状態になると、交流より移動に時間を使ってしまいます。
回数を増やせば多くの人と深く話せるわけではありません。自己紹介を繰り返すだけで終わるなら、一回の席替えにとどめ、会話が続く時間を長く取る方がよい場合もあります。人数と目的に合わせて、広さと深さのどちらを優先するかを考えます。
司会者は、盛り上げ役と観察役を両立する
懇親会では、マイクで全員へ話しかける時間を増やしすぎると、せっかく始まった会話を止めてしまいます。案内が必要な場面を決め、それ以外は卓の会話を続けられるようにします。音楽の音量も、話す声が届くかを基準に調整します。
運営スタッフには、会話に入れずにいる人や、困っている卓がないかを見てもらいます。無理に発言を促すのではなく、問いを補足したり、話題を一つ届けたりする役割です。社員の表情や会話の様子を見て、必要な支え方を変えます。
予定した企画が少し早く終わっても、すぐ別のゲームで埋める必要はありません。会話が続いているなら、その時間を生かす選択もあります。進行表を守ることと、交流の目的を守ることの両方を、主催者と司会者で共有しておきます。
翌日も話しかけられる関係へつなげる
終了後は、「他の営業所で話した人がいたか」「次に相談してみたい相手ができたか」を聞いてみます。楽しかったかという感想と別に、交流が残ったかを確かめるためです。話しにくかった理由も聞けると、次回の席配置や話題を見直せます。
当日の紹介資料を社内で共有するなら、担当業務や相談先が分かる情報を残します。写真だけを掲載するより、懇親会で知った仕事を後から確認できる方が役立ちます。個人の連絡先などを共有する場合は、社内の扱いに合わせてください。
一宮での社内懇親会を、いつもの顔ぶれだけで終わらない時間にしたい。そんな相談では、ゲームの候補を探す前に、誰と誰をつなげたいかを一緒に考えます。GROWSは、席配置から司会の進め方まで、会話が生まれる流れを組み立てます。
この記事を書いた人
島田 忍
株式会社GROWS代表取締役。周年イベント、社内表彰式、キックオフ、内定式など、インナーブランディングを軸に企業イベントをプロデュース。企画から現場の運営まで携わり、組織の想いを伝え、人と人をつなぐイベントづくりに取り組んでいます。
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