岐阜グランドホテルで社内懇親会を開くとしたら、どの宴会場がよいだろう。料理はどう選び、社員にはどう集まってもらおう。会場候補が具体的になってから、考えることの多さに気づく担当者もいると思います。
GROWSの島田です。懇親会でつくりたいのは、ただ同じ場所で食事をする時間ではありません。普段は話す機会のない社員が、仕事や人柄を少し知り、次に声をかけやすくなる時間です。そのためには、料理や余興に加え、座る場所、話し始めるきっかけ、帰り方まで考えたいところです。
この記事では、岐阜グランドホテルを社内懇親会の候補にする際の確認点を解説します。施設の公式情報と、主催者として判断したいことを分けながら、参加者が過ごしやすい会を組み立てていきましょう。
宴会場の種類を知り、使い方から候補を絞る
岐阜グランドホテルは長良川沿いにあり、公式サイトで会議・宴会の会場を紹介しています。大型のロイヤルホール、本舞台付きのロイヤルシアターのほか、孔雀の間や鳳凰の間などが案内されています。人数と企画の両方を伝え、利用する会場を相談します。
舞台を使う余興や表彰を考えているなら、客席からの見え方と登壇する人の動きを確認します。一方、食事と会話を中心にする場合は、参加者同士の距離や移動のしやすさも大切です。舞台が立派だからという理由だけで、会話の目的に合うとは判断できません。
収容人数の表は、席の並べ方によって数字が異なります。料理を置く台、景品、撮影場所などを加えると、客席として使える広さも変わります。人数が入る配置を確認したうえで、社員が立ち上がり、すれ違い、別の席へ話しかけに行ける余地を見てください。
窓の外の景色と、会の中で過ごす時間を分けて考える
長良川エリアでの開催には、日常の職場から離れて集まる楽しさがあります。ただし、景色が見えるかどうかや、その見え方は利用する部屋によって違います。ホテル全体の紹介写真を、予約する宴会場からの景観と同じだと思わず、実際の部屋で確認しましょう。
眺めを楽しむ時間を設けたいなら、映像上映や進行との関係も考えます。画面を見るために室内を暗くする時間と、明るい中で会話をする時間は分けられます。景色を楽しみに来たのに、終始前のスクリーンを見ていた、という構成にならないようにしたいですね。
会場の良さを生かすことは、企画をたくさん追加することとは限りません。乾杯後に食事と会話へ集中できる時間を取るだけでも、社員は落ち着いて過ごせます。何も予定を入れない時間にも、交流のための役割があります。
席は「誰と話してほしいか」から組み合わせる
席順を決める前に、今回は誰と誰の接点をつくりたいかを考えます。新入社員と先輩、工場と管理部門、本社と営業所など、会社によって課題は違います。全員を無作為に混ぜるより、知ってほしい仕事や話してほしい相手が分かる方が、配置を考えやすくなります。
ただし、知らない人だけの席が落ち着かない社員もいます。同じ部署の人を少し残しながら別部署と組み合わせる、最初の自己紹介を司会から促すなど、話し始める負担を小さくする方法があります。交流のために、参加者が我慢する状態をつくらないことも大切です。
役職による緊張も考えておきます。上司ばかりが話す席になりそうなら、最初に一人ずつ短く話す時間を設けます。「最近知った、ほかの部署の仕事」など、経験年数に関わらず話せる問いを用意すると、自己紹介の後の会話にもつなげやすくなります。
席替えをする場合は、荷物や飲み物を持って動く必要があるかを確認してください。全員が同時に移動しなくても、各席の数人が別のテーブルへ訪れる方法もあります。通路の広さと、料理のサービスの動きに合う方法をホテルと相談します。
料理を選ぶときは、提供方法と時間も相談する
料理の相談では、予算とメニューのほか、着席での提供か、取りに行く形式かを確認します。食べる時間をしっかり取りたいのか、立って移動しながら交流したいのかによって、向く方法は変わります。写真の華やかさだけで決めないようにします。
取りに行く形式では、料理台に人が集中する時間が生まれます。全員へ一斉にゲームの説明を始めると、料理を取りに行っている社員には届きません。食事の流れが落ち着くまで待つ、企画の前に案内を入れるなど、進行の側でも調整できます。
食事に関する配慮が必要な人からは、事前に要望を受け付け、ホテルへ確認します。本人の情報を広く配布するのではなく、対応に必要な担当へ伝える方法を決めます。当日どの料理を受け取るか、誰に尋ねるかまで案内がつながっていることが重要です。
お酒を飲まない人の飲み物も、同じように選びやすくしておきたいと思います。飲酒の有無で参加しやすさが変わる企画や、飲むことを促す進行は避けます。社員が自分のペースで過ごせることが、会話を楽しむ土台になります。
余興は、会話を止める価値があるかで選ぶ
懇親会には何かゲームを入れなければ、と考える幹事の方もいるかもしれません。僕は、ゲームが目的を助けるかどうかを先に考えたいです。会話が始まるきっかけになるのか、会社の仕事を知る機会になるのか。役割が分かれば、長さや内容も決めやすくなります。
例えば、部署の仕事を題材にしたチームクイズなら、正解を当てた後に、その仕事をする社員から一言説明してもらう方法があります。問題を解いて終わるより、知らなかった仕事への関心が生まれます。ただし、専門知識がある人だけで答えが決まらないように内容を調整します。
全員を舞台へ呼ぶ企画は、移動に時間がかかります。席で相談して代表者だけが答える、答えを札で示すなど、会場内で動く人数を減らす方法もあります。ルールを説明してから実施し、結果を伝え、席へ戻るまでを一つの企画として見積もりましょう。
音量とマイクの使い方は、会話の邪魔にならない範囲にする
音楽が流れると、会場の雰囲気は変わります。一方で、隣の人の話が聞き取れないほど大きな音では、交流しにくくなります。会話の時間と、全員に注目してほしい時間で、音量や流す内容を変えることを音響担当へ相談します。
司会の位置からは聞こえていても、客席の端では言葉が分かりにくい場合があります。下見やリハーサルでは、複数の位置で声を聞いてみてください。音を大きくすれば解決するとは限らないため、機材の配置や話し方も含めて担当者と確認します。
参加者へマイクを渡す場面では、誰が運ぶか、話し終えたら誰が受け取るかを決めます。料理を持った人の間を急いで移動する計画になっていないかも確かめます。短いコメントでも、受け渡しの動きが決まっていると、落ち着いて聞ける時間になります。
送迎は、行きの人数と帰りの人数を別々に確認する
岐阜駅などからの移動をまとめる場合、集合する場所、出発時刻、乗車確認の担当を決めます。送迎の手配はホテルや運行会社へ条件を確認してください。会場へ向かう交通手段を用意したら、社員には乗り遅れた場合の連絡先も案内しておきます。
帰りは往路と同じ顔ぶれとは限りません。途中で退席する人、家族の迎えがある人、宿泊する人がいるかもしれません。往復の予定を別々に集め、変更を誰が受け付けるかを明確にします。出発直前に、乗るはずのない人を探してしまうことを防ぐためです。
自家用車で来る社員には、駐車場の利用条件をホテルへ確認して伝えます。アルコールを提供する会では、運転する人が飲酒しないための案内と対応をそろえます。幹事の一声だけに頼らず、受付や飲み物の提供を含めて関係者と共有しましょう。
見積りには、当日までに必要な手配をまとめる
料理と会場の費用だけで予算を使い切らず、音響、映像、送迎、景品、名札など、実際に行う企画に必要な項目を並べます。ホテルへ依頼する物と社内で用意する物を分け、どちらの見積りにも入っていない物がないか確認してください。
人数の変更がありそうなら、料理を確定する期限と、変更時の扱いをホテルへ尋ねます。景品は人数に関わらず必要なのか、参加者が減ると数も変えるのかを企画に合わせて決めます。総額の増減を説明できる状態にしておくと、出欠が固まるまでの社内調整も進めやすくなります。
条件を変更したら、以前の見積書との違いも残しておきましょう。
幹事が席を離れ続けなくてよい役割分担をつくる
幹事が司会、撮影、ホテルとの連絡をすべて抱えると、自分は誰とも話せないまま終わることがあります。仕事を人へ割り振る際は、同時に発生する作業を見ます。司会が進行している間に、遅れて到着した社員の案内をできる人が必要です。
ホテル側への連絡窓口は一本にしつつ、現場で気づいたことを集める方法を決めます。料理の追加相談、音声の確認、人数変更の連絡が別々に入ると、判断が食い違いやすくなります。変更を決める人と、伝える人を整理しておきましょう。
外部へ運営を依頼する場合、何を社内で担当し、何を任せたいかを先に伝えます。社員の出欠や会社としての判断は主催者が持ち、進行や会場内の案内は運営側が支えるなど、境目が分かると準備が進みます。担当者にも参加者として過ごせる時間を残したいですね。
懇親会の後に、どんな接点が残ったかを振り返る
終了後は、食事の感想に加え、初めて話した相手がいたか、別部署の仕事を知れたかを聞いてみます。楽しかったという評価の中身が分かれば、席配置や企画のどこを次回へ残すか考えられます。移動や帰りの待ち時間についても、別に確認しておきます。
岐阜グランドホテルを候補に社内懇親会を考えている方は、参加する社員の顔ぶれと、どんな交流をつくりたいかをGROWSへお聞かせください。会場の使い方から進行、当日の運営まで、社員が話せてよかったと思える時間を一緒に準備していきましょう。
この記事を書いた人
島田 忍
株式会社GROWS代表取締役。周年イベント、社内表彰式、キックオフ、内定式など、インナーブランディングを軸に企業イベントをプロデュース。企画から現場の運営まで携わり、組織の想いを伝え、人と人をつなぐイベントづくりに取り組んでいます。
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