社内イベントの後にアンケートを取ったけれど、「楽しかった」「また参加したい」という回答を報告書へ載せて終わっている。次回は何を変えるべきか分からない。そんな場合は、集計の方法より先に、何を知るための質問だったかを見直してみてください。
GROWSの島田です。アンケートは、開催したことを高く評価してもらうためのものではないと思います。社員がどう過ごし、何を受け取り、どこで困ったかを知るための道具です。結果を見た後に何を判断するかを考えると、質問を絞りやすくなります。
岐阜で社員総会、周年イベント、懇親会などを準備する担当者へ、質問の選び方、回答方法、読み取り方、次回への反映を解説します。質問数を増やすより、一つの回答をどう使うかを明確にすることが大切です。
質問は、イベントで実現したかったことから作る
交流が目的なのに、料理と会場の感想だけを聞いても、目的を達成できたかは分かりません。まず、今回のイベントで社員にどんな変化を期待したかを確認します。新しい相手と話せた、方針を理解した、会社の歴史を知ったなど、参加者が答えられる内容へ置き換えます。
例えば、拠点を越えた交流が目的なら、普段話さない相手と会話したか、今後仕事で連絡できそうな相手ができたかを聞きます。全社会議なら、方針の意味と自分の仕事との関係が分かったかを確認します。行事の種類によって、中心に置く問いは変わります。
すべての目的を一度に測ろうとせず、今回特に知りたいことを選びます。結果がよくても悪くても何も変えない質問は、本当に必要か考えてください。回答を集める前に、誰が結果を使うかまで決めておくと、質問の意味がはっきりします。
目的に関する質問と、運営の質問を分ける
内容への理解と、受付や食事への感想は、分けて聞きます。会場が快適でも方針が分からなかった場合もあれば、移動は大変でも交流に意味を感じた場合もあります。一つの満足度へまとめると、どこを改善するか見えにくくなります。
運営については、次回に変更できる項目を選びます。案内の分かりやすさ、受付、音声、休憩、移動など、今回気になっていた点を中心にします。すべての設備や対応を細かく評価してもらう必要はありません。
岐阜県内の複数拠点から集まる場合は、移動に関する問いも検討します。ただし、地域名だけで事情を判断せず、参加者が何に困ったかを答えられる形にします。集合時刻、案内、帰りの予定など、改善する対象を具体的に分けましょう。
一つの質問では、一つのことを聞く
「会場と料理に満足しましたか」と聞くと、会場はよかったけれど料理には不満がある人が答えにくくなります。二つを分けて聞くか、今回知りたい方へ絞ります。質問文を読んで、違う答えが同時にあり得るなら、分ける必要がないかを考えます。
抽象的な言葉も見直します。「一体感を感じましたか」だけでは、人によって思い浮かべる場面が違うかもしれません。イベントの目的に応じて、ほかの部署の仕事を知れたか、共通の方針を理解できたかなど、具体的な経験を尋ねる方法があります。
質問は短く、何を答えるかが分かる文章にします。担当者にとっては当然の企画名でも、社員がその名前を覚えているとは限りません。必要なら「テーブルで仕事を紹介した時間」のように、当日の場面を添えて説明します。
選択肢には、答えられない場合も考える
段階で評価してもらう質問では、選択肢の意味をそろえます。よい評価だけ細かく分け、悪い評価を一つにまとめると、回答を読み取りにくくなります。前回と比較するなら、質問文と選択肢をむやみに変えないことも大切です。
参加していないプログラムや、利用していない設備の質問には、該当しないと答えられる選択肢を設けます。無理に評価を選ばせると、その内容を体験していない人の回答が混ざります。途中参加やオンライン参加がある場合も、同じ質問に答えられるかを確認します。
回答を必須にする項目は、必要なものへ絞ります。自由記述をすべて必須にすると、答える負担が大きくなります。分からないときに無理な回答を作らなくて済む形にすると、結果も読み取りやすくなります。
自由記述は、何を書いてほしいかを示す
最後に「ご意見をどうぞ」とだけ書くと、強い感想がある人以外は答えにくいことがあります。「次回も残してほしい内容」「参加しづらかった場面」「まだ確かめたいこと」など、使いたい目的に合わせて問いを選びます。
改善点だけでなく、続けたい内容も聞くと役立ちます。担当者が大変だった企画でも、社員には意味があったかもしれません。負担が大きいからなくす前に、何がよかったのかを知れば、実施方法を変えて残す案も考えられます。
自由記述を多く設ける場合は、似た問いが重なっていないかを確認します。一つの経験を何度も書かせないようにします。文章で答えるのが難しい人もいるため、選択式の質問と組み合わせ、回答方法を一つに偏らせないことも考えます。
回答するタイミングは、知りたいことに合わせる
会場の案内や音声については、当日の記憶が残っているうちに聞くと、具体的な回答を得やすくなります。一方、仕事で役立ったかは、職場へ戻って少し時間がたたないと分からない場合があります。同じアンケートで無理にすべてを聞かないようにします。
閉会前に回答の時間を取るなら、帰りの予定を圧迫しない長さにします。後日送る場合は、回答期限と、どの程度の時間で答えられるかを案内します。担当者自身が試しに回答して、想定以上に時間がかからないかを確かめてください。
勤務中に端末を使いにくい社員がいる場合は、回答できる方法を社内で相談します。一つの方法を配っただけで、全員に同じ回答機会があったとは考えないことが大切です。拠点の担当者と案内の届き方を確認します。
匿名性と結果の使い方を、先に説明する
氏名や部署を集める場合は、何のために必要かを考えます。部署別に傾向を知りたいからといって、小さな部署まで細かく公開すると、個人の回答が推測される場合があります。集計する単位と共有する範囲を事前に決めます。
匿名と案内するなら、実際に何が記録される設定かを確認します。回答者がどう扱われるか分からない状態では、率直に書きにくくなります。誰が原文を読み、結果をどのように共有するかを、短く説明してください。
個人への対応が必要な相談は、アンケートとは別の窓口を案内する方法もあります。匿名回答の中に連絡を求める内容があっても、相手が分からなければ対応できません。目的に合う連絡方法を分けて用意します。
平均点だけで、イベント全体を決めつけない
回答の平均が高くても、一部の参加者が大きな不便を感じている場合があります。各項目の分布や自由記述を見て、どの場面に問題が集中していたかを確かめます。反対に、一つの厳しい意見だけで全体を失敗と判断しないようにします。
回答した人数と、参加した人数も併せて確認します。回答者の割合や参加方法に偏りがある場合、結果が全員の意見をそのまま表しているとは限りません。人数の少ない区分を比べるときは、数字の差を大きな傾向として断定しないことが大切です。
当日の記録と照らし合わせると、解釈しやすくなることがあります。音が聞こえにくかったという声がどの席に多いか、受付の待ち時間がいつ長かったかなど、スタッフの観察も合わせて確認します。
自由記述は、内容ごとに整理して読む
自由記述をそのまま一覧にするだけでは、量が多いと判断しにくくなります。案内、進行、交流、食事などの内容に分け、似た意見をまとめます。ただし、表現を短くする際に、回答者が何に困ったかを消さないようにします。
少数でも個別に確認した方がよい意見と、複数の回答に共通する改善点を分けます。すぐに対応できること、費用や会場の条件を確認すること、次回の目的から判断することへ整理すると、行動へ移しやすくなります。
肯定的な回答も、単なる称賛としてまとめず、何が役立ったかを読み取ります。会話しやすい席だったのか、説明が具体的だったのかが分かると、次回にも生かせる要素を残せます。
交流イベントなら、結果をこの順番で読む
仮に、全体の満足度は高いのに、「他部署の人と話せた」という回答が少なかったとします。この場合、楽しく過ごせたことは認めつつ、交流の目的は十分に実現していない可能性があります。次に、席の組み方や自由交流の時間、声をかける企画についての回答を確認します。
自由記述に「同じ部署で座っていたので安心だった」という声があれば、その安心感を残しながら別の相手と話す方法を考えます。最初から全員をばらばらにするのではなく、途中に短い交流を入れる案もあります。評価の高い点を壊さず、目的へ近づける変更を探すことが大切です。
このように、全体の感想、目的に関する回答、具体的な体験を順に見ると、改善案の理由を説明できます。アンケートの数字だけから原因を断定せず、必要に応じて当日の運営担当へ状況を聞き、次回に試す仮説としてまとめます。次回も同じ目的で開くなら、質問の一部を残して変化を見ます。条件が変わった場合は、その違いも添えて結果を説明するようにします。
改善する項目は、担当と時期を決める
結果を共有して終わらせず、次に何を変えるかを決めます。すべての意見へ対応すると約束する必要はありません。目的への影響と実施できる範囲を考え、優先する項目を選びます。誰が検討し、いつまでに決めるかも記録します。
社員へは、主な意見と、それを受けてどうするかを短く返します。採用できない意見も、理由を説明できると、回答が読まれたことが伝わります。岐阜の社内イベントを振り返る際、GROWSでは、企画の目的に沿って結果を読み、次回の改善へつなぐ整理もご一緒します。
この記事を書いた人
島田 忍
株式会社GROWS代表取締役。周年イベント、社内表彰式、キックオフ、内定式など、インナーブランディングを軸に企業イベントをプロデュース。企画から現場の運営まで携わり、組織の想いを伝え、人と人をつなぐイベントづくりに取り組んでいます。
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