周年イベントで会社の歴史を展示したいと考え、昔の写真や製品を集め始めたものの、何をどの順に並べればよいか分からない。そんな担当者もいると思います。資料が多いほど充実した展示になるとは限りません。見る人が、会社の歩みと今の仕事のつながりを理解できる構成が必要です。
GROWSの島田です。僕は周年展示を、昔を知る社員だけが懐かしむ場所にしたくありません。入社したばかりの社員が質問し、先輩が背景を話し、違う部署の仕事を知る。そうした会話が生まれる展示には、写真や製品の横にある説明の言葉が大きく関わります。
岐阜で周年式典や社内イベントに展示を設ける担当者へ、資料の集め方から構成、会場配置、説明文、当日の運営までを解説します。大掛かりな装飾を考える前に、誰に何を見つけてほしいかを整理していきましょう。
展示の目的を、集める物より先に決める
最初に、展示を見た社員に何を知ってほしいかを決めます。会社が成長した順序なのか、技術が変わってきた過程なのか、目立たない仕事を支えた人の工夫なのか。目的によって必要な資料と見せ方が変わります。
例えば製品の変化を紹介するなら、年代順に実物や写真を並べ、その違いが生まれた理由を添える方法があります。拠点同士の理解を深めたいなら、各事業所の仕事を同じ項目で紹介する方が分かりやすいかもしれません。年表を置くこと自体を目的にしないようにします。
見る時間も想定します。開会前の十分間に見る展示と、懇親会中に自由に立ち寄る展示では、読める情報量が違います。時間が短いなら、一目で分かる見出しと写真を中心にし、詳しい説明は別に読める方法を考えましょう。
資料募集には、必要な情報を添えて依頼する
社内へ写真や資料を募るときは、どんな時代や出来事を探しているかを伝えます。「昔の物を送ってください」だけでは、何を出せばよいか分からない人もいます。創業期、拠点開設、製品開発、社員の行事など、募集する範囲を具体的にします。
提出してもらう物には、年代、場所、写っている人、出来事の説明、確認できる人を添えてもらいます。原本か複製かも区別します。画像ファイルだけが集まり、何の写真か分からない状態を避けるためです。未確認の情報は、推測で展示文へ入れないようにします。
岐阜県内に複数の拠点がある会社なら、本社へ届きやすい資料だけに偏らないよう、各拠点に窓口を置く方法もあります。古い社内報や現場の記録など、保管場所が違う資料を探せる人に協力してもらうと、会社の歩みを広く拾いやすくなります。
年表は、すべての出来事を同じ大きさで並べない
年表を作る際は、会社の転機と日常の変化を分けて考えます。大きな出来事を見出しにし、その時代を表す写真や社員の言葉を添えると、年代の羅列より理解しやすくなります。見る人が立ち止まる場所を意識して情報を整理しましょう。
売上や拠点数などの数字を載せる場合は、何を示す数字かを説明します。増えたという結果だけでなく、その変化によって仕事や顧客との関係がどう変わったかを添えると、社員の経験へつながります。社内で確認済みの数値を使い、表記の基準をそろえます。
会社の沿革と社員の入社年を重ねて見られる工夫も考えられます。ただし、長く勤めている人ほど価値があるという見せ方にはしないようにします。どの時代にも仕事を支える人がいて、今入社した社員も次の歴史をつくる一人だと伝わる構成にします。
製品展示には、何が変わったのかを添える
古い製品と現在の製品を並べても、専門外の社員には違いが分からない場合があります。大きさ、使いやすさ、製造方法など、どこが変わり、何のために変えたかを短く説明します。社内の技術用語を使うなら、初めて読む人にも意味が分かる言葉を添えます。
実物を置く場合は、大きさ、重さ、設置方法、触れてよいかを確認します。見せたいからと会場の机へそのまま置くのではなく、施設と制作担当へ条件を伝えます。運搬、設置、撤去を誰が行うかまで決めておきましょう。
実物を用意できなくても、写真、図、社員の説明で伝えられることがあります。大きな製品なら、一部の部品や製作過程の写真を見せる方法も考えられます。展示物の迫力だけに頼らず、仕事の工夫が分かる方法を選ぶことが大切です。
社員写真は、写っている人だけに分かる展示にしない
社員旅行や行事の写真は、思い出を話すきっかけになります。一方、写真を知らない社員には、その場面の意味が伝わりません。いつ、どんな目的で集まったか、その頃の会社はどんな状況だったかを添えると、会話に加わりやすくなります。
写真の選び方にも偏りがないかを確認します。同じ部署や同じ人ばかりが登場していないか、現場の仕事や新しい拠点の姿も含まれているかを見ます。全員を同じ枚数載せる必要はありませんが、会社全体の展示として納得できる範囲を考えましょう。
写真や資料を公開する際は、使ってよい範囲を社内で確認します。社員向けの会場だけで見せるのか、後日ウェブにも載せるのかでは共有の範囲が違います。展示を作る段階で用途を整理し、確認が済んだ素材と未確認の素材を分けて管理します。
説明文は、見出しから先に読めるようにする
展示の前に立つ社員が、すべての文章を最初から読むとは限りません。まず見出しで何の話かを示し、短い説明で意味を伝え、詳しい内容をその下へ置きます。読む時間が短い人にも、中心となる情報が届く順序にしましょう。
文章は、資料を書いた部署以外の社員に読んでもらいます。何をした話なのか、なぜ大切なのかを説明できるか聞いてみます。専門用語を減らすだけでなく、前提を知らない人が理解できるように背景を補うことが重要です。
文字の大きさと情報量は、実際に立って読む距離で確認します。パソコンの画面では読みやすくても、会場では小さく感じることがあります。試しに出力し、写真とのバランスや見出しの見つけやすさを確かめてから制作を進めます。
展示の構成案は、制作に入る前に紙の上で並べてみます。各面の見出しと写真、説明文を置き、初めて見る人がどの順に読むかを確認します。似た内容が続くなら一つへまとめ、説明が足りない箇所には背景を補います。印刷した後に直すより、早い段階で流れを見直す方が負担を抑えられます。
確認する人には、誤字だけでなく「この展示で何が分かったか」を聞きます。作り手が伝えたいことと、見る人が受け取ったことがずれていれば、見出しや順序を調整します。資料をよく知る人には簡単な話でも、別部署の社員には説明が必要な場合があります。最後は、知識のない人にも入口がある展示になっているかを確かめましょう。見終えた後に人へ話したくなる内容が一つ残るかも、構成を見直す手掛かりです。
会場では、見る人と通る人の場所を分ける
展示を受付の近くへ置くと目に入りやすくなりますが、立ち止まる人で受付への経路が狭くならないかを確認します。壁際に置けるからという理由だけで決めず、何人かが並んで見たときの広がりを図面に描きます。
順番に見てほしい展示なら、入口と出口が分かる並び方を考えます。自由に見ても意味が分かる展示なら、各面が独立して読める構成にします。会場を一周しないと理解できない展示にする場合は、参加者にその時間があるかも確かめます。
展示台の高さや照明も確認します。立った人だけでなく、座った位置から見た場合にどのように見えるかを考えます。光が写真へ反射して読みにくくなることもあるため、設営後に実際の明るさで確認することが大切です。
展示を、式典や懇親会の会話へつなげる
展示を置くだけで見てもらえるとは限りません。開会前の案内や司会の紹介で、何を見られる場所かを短く伝えます。展示に関係する社員が話す場面があるなら、どの資料に登場しているかを紹介すると、後から立ち寄るきっかけになります。
懇親会では、展示を見て気付いたことを話題にできます。昔を知る社員へ説明役を頼む場合も、一方的な長話にならないよう、質問を受ける形にすると会話が生まれやすくなります。説明する人に負担が集中しないよう、時間や役割を決めておきます。
社員の言葉を書いてもらう参加型の展示を行うなら、何を聞きたいかを絞ります。「未来への思い」だけでは大きすぎる場合、これから同僚へ渡したい工夫など、日常から答えられる問いにします。集めた言葉をどのように残すかも先に決めましょう。
原本の管理と撤去まで、担当を決める
借りた写真や資料、製品には、持ち主と返却先を記録します。準備中、搬入時、会場内、撤去後で誰が管理するかを決めます。貴重な原本を使う必要があるかも考え、複製で目的を果たせるなら、その方法を検討します。
撤去の際は、廃棄する物と保管する物を分けます。展示パネルを残すなら、どこへ置くか、社内で再利用するかを決めておきます。終了後に置き場所がないと分かることを防ぐため、制作の時点でその後の扱いも考えます。
写真や説明文のデータも、確認済みの版を整理して保存します。次の周年のためだけでなく、新入社員への紹介や社内広報へ使える場合があります。誰が見ても年代や出典、確認状況が分かるように残すことが、資料の価値を保ちます。
会社の歴史を、社員が話せる展示にする
岐阜で周年展示をつくる際は、物の量より、見る人がどんな話を持ち帰れるかを考えます。年表、製品、写真のそれぞれに役割を持たせ、会社の歩みと今の仕事をつなげます。資料を集めることと、伝わる展示へ編集することを分けて進めましょう。
GROWSには、何を展示するかが決まる前からご相談いただけます。残っている資料と、社員へ伝えたいことをお聞かせください。思い出を並べるだけでなく、世代や部署を越えて仕事を知るきっかけになる周年展示を一緒に考えていきましょう。
この記事を書いた人
島田 忍
株式会社GROWS代表取締役。周年イベント、社内表彰式、キックオフ、内定式など、インナーブランディングを軸に企業イベントをプロデュース。企画から現場の運営まで携わり、組織の想いを伝え、人と人をつなぐイベントづくりに取り組んでいます。
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