名古屋の本社と、豊田・岡崎などの事業所の社員が集まる。全員で同じ方針を聞き、食事をしながら交流する。社内イベントとしては分かりやすい計画ですが、実際に準備を始めると、出発時刻や勤務時間、帰りの交通手段まで考える必要が出てきます。
GROWSの島田です。複数拠点のイベントで気をつけたいのは、本社にいる人の感覚だけで予定を組まないことです。同じ午後三時の開会でも、近くのオフィスから来る人と、仕事を交代して遠方の事業所から来る人では、参加するための負担が違います。
この記事では、愛知県内の複数拠点が集まる社内イベントを想定して、参加条件の整理から会場選び、送迎、交流企画まで解説します。全員を一か所に集めることを前提にせず、何を共有したいのかに合わせて開催方法を考えていきましょう。
まず決めるのは、集まった後に残したいもの
「拠点間の一体感を高めたい」という目的はよく分かります。ただ、その言葉だけでは、何を企画すればよいか判断しにくいですよね。僕なら、イベントが終わった翌日の仕事を想像します。別拠点の担当者へ連絡しやすくなるのか。経営方針を自分の部署の仕事に置き換えられるのか。そこまで具体的に考えたいところです。
顔と名前を知ることが目的なら、長い講演より、少人数で話す時間を確保する方が合う場合があります。方針を共有したいなら、説明を聞いた後に各拠点で話し合う時間が必要です。目的が違えば、会場の席配置も、必要な部屋も、司会の問いかけも変わります。
一度の開催に、総会、表彰、研修、懇親会を全部詰め込まなくても構いません。優先する目的を一つ決め、ほかの内容はその目的を支える位置づけにします。何を減らせるかが分かると、遠方の社員にも無理のない時間割をつくりやすくなります。
拠点別の参加条件を集める
次に、本社、工場、営業所などから窓口となる人を決め、参加予定人数と勤務の条件を確認します。必要なのは住所だけではありません。何時に仕事を終えられるか、出発前に引き継ぎがあるか、全員が同じ時刻に移動できるかまで聞きます。
例えば、豊田の事業所からまとまって出発する予定でも、参加者ごとに勤務終了時刻が違えば、一台のバスに全員を乗せる計画は組めません。先発と後発に分ける、開会時刻を調整する、同じ内容を別の時間にも届けるなど、条件に合わせた選択肢が必要です。
勤務として扱う時間や交通費のルールは、主催部門だけで決めず、人事・総務など社内の担当部署へ確認してください。イベント側で判断すべき進行の話と、会社として決める参加条件を分けると、各拠点への案内が食い違いにくくなります。
名古屋に集まる案と、拠点側で開く案を比較する
名古屋にはホテルや会議施設があり、県外から来る人との集合も検討しやすい一方、愛知県内のすべての社員にとって最短の移動先になるとは限りません。豊田・岡崎をはじめ、どの地域から何人来るかを見たうえで比較します。
比較したいのは、地図上の真ん中ではなく、参加者全体の移動負担です。名古屋へ鉄道で集まる案と、事業所に近い会場へ貸切バスなどで集まる案では、出発準備、乗り換え、待ち時間が異なります。人数の多い拠点だけでなく、少人数で遠くから来る人の帰り方も確認しましょう。
名古屋で探す場合は、名古屋マリオットアソシアホテルのような宴会・会議を案内するホテルや、名古屋コンベンションホールのような会議施設が候補になります。ただし、施設名を先に決めるより、食事の有無、討議の形式、必要な設備をそろえて問い合わせる方が比較しやすくなります。
候補日も一日だけで進めず、各拠点の繁忙期や社内行事と重ならないかを照らし合わせます。会場の空きがある日と、社員が参加しやすい日は別です。会場への打診と拠点への確認を並行すると、予約後の変更を避けやすくなります。
貸切バスは「運べる人数」だけで決めない
バスを使う場合、乗車人数が合えば手配完了というわけではありません。事業所のどこで乗るのか、誰が人数を確認するのか、会場側に停車できる場所があるかを確認します。荷物を持った人が安全に乗り降りできる経路も含めて考えてください。
出発時刻は、本番の開始から逆算します。ただし、移動時間を引くだけでは足りません。到着後の受付、荷物の整理、トイレ、客席への移動にも時間がかかります。道路状況による変動を見込み、具体的な運行計画はバス会社と相談しましょう。記事に書かれた目安時間だけで決めないことが大切です。
帰りはさらに丁寧に確認したいところです。懇親会に参加しない人、途中で帰る人、往路と違う拠点へ戻る人がいるかもしれません。往復の名簿を同じものとして扱わず、それぞれの乗車予定を確認します。欠席連絡を誰が受け、バス側へどう伝えるかまで決めておくと、出発前の混乱を減らせます。
全員集合が難しいときは、参加の意味をそろえる
勤務や移動の都合で、一部の社員がオンライン参加になる場合もあります。そのときは、会場の映像を流せば同じ体験になるとは考えない方がよいと思います。会場では自然に聞こえる発言や拍手が、配信側では伝わらないことがあるからです。
全社員に届けたい経営方針や表彰の紹介は、オンラインでも聞き取れ、見られる形にします。質疑を行うなら、質問の送信方法と、それを司会へ渡す担当を決めます。会場からの質問だけで時間を使い切らないよう、オンライン側からも意見を扱う流れを台本に入れてください。
交流の時間は、会場とオンラインで同じ企画にこだわらなくてもよいでしょう。会場では拠点を混ぜた対話、オンラインでは少人数の部屋で話すなど、同じ目的に別の方法で近づくこともできます。欠席者への共有も含めて、「参加できなかった人には何が届くか」を決めておきます。
席を混ぜるだけでは、拠点間の交流は生まれにくい
懇親会で席をばらばらにすれば、自然に交流が生まれる。そう期待したくなりますが、初対面の人同士には話し始めるきっかけが必要です。部署名や仕事の説明だけで自己紹介が終わり、その後は沈黙してしまうことも考えられます。
例えば、「ほかの拠点の人に知ってほしい仕事を一つ教えてください」と問いを用意すると、話す内容を探しやすくなります。「連携するときに、これを先に教えてもらえると助かる」という話題なら、翌日の仕事にもつながります。誰かの失敗を笑う話題や、答えにくい私生活の質問は避けましょう。
進め方は簡単で構いません。一人ずつ話す時間を決め、テーブルごとに印象に残った話を一つ共有する。それだけでも、一部の人だけが話し続ける状態を避けやすくなります。盛り上げ役の社員に全部任せるより、全員が話しやすい枠組みを用意する方が安定します。
本社の発表だけで一日を終わらせない
複数拠点が集まる価値は、普段見えない仕事を知れることにもあります。本社から方針を伝える時間に加え、事業所から仕事や工夫を紹介する時間を設けてみてください。成果の大きさを競う場にせず、日々の仕事がどうつながっているかを伝える場として考えます。
発表を依頼するときは、資料の枚数だけでなく、伝えてほしいことをそろえます。どんな仕事をしているか、何に困っていたか、どんな工夫をしたか、ほかの部署に知ってほしいことは何か。共通の問いがあれば、発表の上手さより内容に注目しやすくなります。
専門用語は、ほかの拠点の社員にも分かる説明へ置き換えます。詳しい仕組みをすべて話すより、仕事の前後関係が分かる写真や図を使う方が伝わる場合があります。発表前に別部署の人に見てもらい、どこで分からなくなるかを聞くと、修正する場所が見つかります。
拠点の窓口と当日の運営担当をつなぐ
各拠点に案内を送った後も、出欠の変更や交通に関する質問は出てきます。本社の担当者が社員全員と個別にやり取りすると、集計するだけで時間がかかります。拠点の窓口で情報をまとめ、主催者へ渡す時刻と方法を決めておくと、変更を追いやすくなります。
名簿には、氏名と所属に加え、現地・オンラインの別、往復の移動方法を必要な範囲で整理します。氏名表記が部署ごとに違うと、席札や受付の一覧で同じ人を見つけにくくなるため、表記もそろえます。共有する相手を決め、運営に不要な個人情報まで広く配らないようにしてください。
当日は、各拠点の窓口が受付まで同行できるとは限りません。遅刻の連絡を受けたとき、誰が受付へ伝え、誰が席まで案内するかを決めます。登壇する予定の社員が遅れる場合には、進行を判断する責任者にも連絡が必要です。連絡先の一覧だけでなく、どんな情報を誰へ渡すかを共有しましょう。
拠点の窓口にもイベントを楽しんでほしいと思います。受付が済んだ後まで全員の世話を任せるのではなく、会場内の案内は運営側へ引き継ぐなど、担当を終えるタイミングをつくります。準備に協力した人だけがずっと働いている、という状態を避けるための役割分担です。
開催後は、次の連絡が取りやすくなったかを見る
終了後の確認を「楽しかったですか」だけにすると、目的に近づいたかが分かりません。拠点間の交流を目指したなら、初めて話した相手がいたか、ほかの拠点の仕事を理解できたか、今後相談したい相手が見つかったかを聞きます。
同時に、移動と時間の負担も確認しましょう。本編の満足度が高くても、帰りの待ち時間が長ければ、次回の参加にはためらいが生まれるかもしれません。拠点ごとの回答を見て、集合場所や閉会時刻に改善できる点がないかを確かめます。
GROWSへご相談いただく際は、参加予定人数だけでなく、各拠点の場所と勤務の条件をお聞かせください。集まること自体をゴールにせず、その後の仕事に何を残したいかを一緒に考えます。社員が無理なく参加できて、会ってよかったと思える時間をつくっていきましょう。
この記事を書いた人
島田 忍
株式会社GROWS代表取締役。周年イベント、社内表彰式、キックオフ、内定式など、インナーブランディングを軸に企業イベントをプロデュース。企画から現場の運営まで携わり、組織の想いを伝え、人と人をつなぐイベントづくりに取り組んでいます。
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